阎慧芝孙淑芳青岛市中心血站山东青岛266071
【摘要】无偿献血登记表是血站业务档案的重要组成部分之一。它在政府无偿献血表彰、血液报销返还、法律举证倒置、献血者招募、电话呼叫中心、新市民落户青岛献血次数积分政策等方面的开发、利用越来越频繁，因此原始纸质档案无偿献血登记表科学化、规范化归档管理显得格外重要。
【关键词】无偿献血；登记表；规范化；归档
【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】2096-0867（2016）-03-263-01
血站在依法履行采供血机构职责过程中，产生了大量的业务档案。血站业务档案的特点形成快、种类多、数量大。随着无偿献血事业的深入发展，无偿献血业务档案规范化管理已成为采供血系统的重要工作。但是如何规范化管理无偿献血业务档案目前国家没有统一标准。本文从实际工作出发，阐述了无偿献血登记表从收集、整理、编号、扫描、归档、移交等纸质档案的规范化归档管理报道如下
一、无偿献血登记表的收集
1.1无偿献血登记表的收集来自于分布在青岛市中心血站的采血点包括市区内4个固定采血点，流动献血车、中心血站机采室，辖区内的即墨，莱西，平度，胶州，黄岛，开发区等采血点、流动采血车、爱心献血屋。
1.2存在的问题：无偿献血登记表丢失。无偿献血登记表通常没有包装、没有专人负责、谁方便谁交接，所谓交接就是把无偿献血登记表放入科室内指定地方。团体献血时，人员多且集中，工作人员忙碌中，个别献血者把无偿献血登记表带走了。造成无偿献血登记表丢失。
1.3规范：采血工作结束后现场盘点采集血液、标本、献血登记表数量，应当一一对应，保证准确无误。如有缺失及时找回。正确后将无偿献血登记表装进袋子、封口。袋子封面注明时间、采血地点、数量、工作人员签字。科室制作无偿献血登记表交接单表格。建立无偿献血登记表交接制度。每天各采血点派专人与科室兼职档案管理员当面交接，双方签字。确保无偿献血登记表收集数量正确。
二、无偿献血登记表的整理
2.1科室兼职档案员对收集来的无偿献血登记表内容进行逐份检查。无偿献血登记表内容包括：献血者知情同意书、献血前健康征询表，无偿献血登记表（献血者填写）、无偿献血登记表（工作人员填写）四部分组成。它是一次献血过程中形成的完整的原始记录。
2.2存在的问题：根据血站技术操作规程（2012版）献血有效身份证件包括居民身份证、居民社会保障卡、驾驶证、军（警）官证、士兵证、港澳通行证、和台胞证以及外国公民护照等。献血者初次献血和再次献血使用不同证件，导致个人电子档案分家。电话变更不修改，献血者收不到血液是否合格的短信通知，招募献血者时联系不到人，血站的延伸服务对献血者的回访无法进行等。还有空项、字迹潦草无法辨认、记录不完整等，这些都严重影响了无偿献血登记表的准确性、完整性等。
2.3规范：医护人员加强责任心，核查献血者身份无误后还要核对信息填写和输入的正确性。注意核对再次献血者的身份有效证件与初次献血有效证件是否一致。医护人员指导无偿献血者填写登记表时应该随时提醒献血者字迹工整，信息准确。站内质量考核小组定期抽查无偿献血登记表是否达到质量要求。记录内容需要更改时，应当保持原纪录内容清晰可辨，注明更改内容、原因和日期，并在更改处签名。
三、无偿献血登记表规范化编号、填写备考表、装盒
3.1无偿献血登记表规范化编号：每份无偿献血登记表作为一件。在同一个年度内，用阿拉伯数字，从“1”开始逐渐流水编制。必须做到准确，字迹工整。使用碳素墨水或蓝黑墨水。
3.2备考表规范要求：（1）.盒内文件说明要求：填写盒内归档文件的收集齐全的完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；归档文件的修改、补充移出等情况。（2）.整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任；（3）检查人：填写负责检查归档文件整理人员姓名。此项一般由负责分管业务档案工作的科主任署名。（4）日期：填写归档文件整理完毕的年、月、日。备考表放置在档案盒的最低层。将文件按照编号顺序装入档案盒。
3.3档案盒盒脊背设置全宗号、类目号、年度、保管期限、部门（内容）、文件起止号，档案盒正面上端居中位置盖有“青岛市中心血站”的章。文件装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，装盒时应视文件厚度选择适易的档案盒。
四、文件扫描
文件整理完毕后，进行文件扫描，按照无偿献血登记表编号从“1”开始扫描。扫描无偿献血登记表中的条形码，从业务档案数据库提取数据，转换成电子管理档案。无偿献血登记表的编号与扫描形成的电子档案序号相符一一对应。扫描的过程也是无偿献血登记表纸质档案与电子档案再次核对的过程。扫描后的文件按照之前整理好的文件原样放回档案盒。
五、移交档案室
文件经过整理完毕后，及时移交血站档案室。由科室兼职档案管理员与血站档案室负责人进行交接手续，填写《业务档案交接记录》双方签字以备查证。此时无偿献血登记表并了入血站业务档案管理系统。
无偿献血登记表具有纸质档案内容直观，信息稳定，管理简便，真实可靠的优点[1]。作为事件记录的原始载体，具有唯一性，是不可复制、不可更改的。这些性质是电子档案所不具备的。目前形式下纸质档案不能完全被电子档案取代[2]。无偿献血登记表原始档案根据相关规定保持期限至少十年[3]。青岛市中心血站定为永久保存。因此加强无偿献血登记表规范化归档管理非常必要。对无偿献血登记表规范化归档管理的目的是达到原始档案齐全、真实、可靠、安全的质量要求。同时无偿献血业务档案必须制定严格的管理制度和质量控制点[3]。兼、专职档案人员要加强业务学习，掌握业务档案的收集、整理、编号、归档的具体操作程序和步骤，提高档案人员的业务素质。建立健全献血者原始档案，有针对性地加强献血者档案的管理和利用可以更好地服务于社会。对于深入开展无偿献血活动具有重要的推动作用。
参考文献：
[1]于艳红.浅谈纸质档案保管的方法[J].黑龙江史志，2013，（15）：103-103
[2]侯如芹.纸质档案与电子档案并存机制是现行档案管理的最佳模式《山西档案》2010（S1）：21-22
[3]卫医发（2006）167号《血站质量管理规范》[S]第11.3条
[4]朱证明.无偿献血档案管理规范化探讨[J].中国输血杂志，2012，25（9）：901-903.