薛健
中国石油新疆销售公司新疆830011
摘要：我国建筑工程中招标投标活动目前已历了二十多年的应用历程，怎样规范招标投标活动仍然是当今建筑行业努力研究的问题。但是对招标投标文件的规范管理方面问题，仍然没有引起行业的重视。对于招标投标档案的管理目前存在着许多的问题，本文通过对相关的法律与理论分析，来讨论未中标单位的投标文件该如何处理。认为有价值的投标文件处理办法，及需要保证招标人档案完整的处理方式。
关键词：招标投标；未中标文件；处理办法
引言：目前招标投标作为一种重要的竞争性缔约方式被广泛使用。招标人需要经过评议从大于三家的投标人之中选择最具竞争力的中标者，并与之订立合同，而其他的投标人则因竞争失败而丧失合同机会。开标前、评标中、推荐候选中标人至最后确定中标人以前，招标人均可以根据一定的标准宣告某项投标为废标，在一些情况下更可以否决所有投标。招标人的废标权是否被正当的行使，不仅关系招标投标活动能否顺利地进行也关系到投标人权益的保护，因此有必要进行分析。
1.未中标单位的投标文件处理
对于未中标单位的投标文件处理，各地的规定有所不同。不过可供参考的有：
《招标投标法实施条例》：第五十六条【存档及书面报告】招标人或者其委托的招标代理机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年；《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第六十七条招标采购单位应当建立真实完整的招标采购档案，妥善保管每项采购活动的采购文件，并不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
至于招标过程中的文件资料是否包括“未中标单位的投标文件”尚需看各地的规定，我们目前的做法是保留半年。如果保留15年，那将需要一个巨大的仓库，所以与中标单位投标文件的保存期应有所不同。
2.招标方采购代理机构对未中标的投标文件不予退还原因
2.1与法律存在冲突。根据《政府采购法》第四十二条规定：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存……”。“采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年”。可见，供应商的投标文件是采购文件之一，是应当作为档案资料所保存的，而且他的保存期限，也是不能退还的。
2.2与招标文件的要求不一致。一般一般招标人发售的招标文件，都会注明“评标委员会不向落标方解释落标原因，不退还投标文件。”--招标文件要求。若未中标的供应商的投标文件退回，很明显不符合招标文件的要求，还会损害了投标各方的合法权益，特别是对中标人来讲，还会显失公平，有损形象。
2.3保存投标文件的重要意义全然无存。如果退还了投标文件，一来，使政府采购监督管理部门对采购活动的监督检查、答复质疑、处理投诉等失去了必要的真凭实据，缺乏了第一手备查资料。二来，政府采购活动的公开透明度无法体现，对采购当事人的活动监督便会失去法律依据。三来，对采购代理机构的业绩、服务水平的评价就会缺失一个尺度，少一些凭据，不利于更加全面的考核。四来，会使对在招标投标活动中围标、串标、陪标等违规违法行为的查证核实不便考究，从而不利于查处不法行为。
2.4评标结果的产生失去了现实基础。评标结果是由评标委员会根据招标文件规定的评标标准和方法、中标条件等要求，全面审查比较各投标人的投标文件从而综合得出来的。所谓评标，就是在投标人当中选出佼佼者。若缺失了未中标供应商的投标文件，仅仅保存中标人的投标文件就会其失去意义，评标结果的产生出现疑问。所以，把所有投标人的文件全作为档案资料保存起来，能够使评标报告成为有迹可查的，会使评标结果的产生不仅有比较还会有鉴别，变得真正合法有效。
3.供应商要以平常的心态对待投标文件
作为未中标者，以平常的心态对待投标活动，切忌“戴有色眼镜”偏激地猜疑、找茬甚至歪曲程序的公开性、评审的公正性。
（1）要学法懂法守法，对政府采购操作程序要了如指掌，对运作规程要一清二楚，对法律责任要刻骨铭心，从行动上成为合法的投标人。否则，就会在类似投标文件退回问题上发生与法律相冲突的行为，产生不必要的争执与纠纷。
（2）要熟读钻研招标文件。特别对其中的具体要求，要逐项认真钻研、阅读、领会，作出一对一的实质性响应，编制投标文件，信守承诺，诚信投标。同时对投标文件要自行存档，有备无患，有据可查。
（3）对照招标文件，要从采购方案、标书制作、售后服务、报价等方面理性地检查、分析自身投标文件的不足，总结经验，为下次投标作好充分的准备。
4.采购人、采购代理机构要以高度的责任心保存投标文件
采购人、采购代理机构对于招投标中未中标的投标文件不收集，或是收集了却乱堆乱放，保留不齐全。其实未中标单位的投标文件虽然在以后的工程施工中没有用到，但一般情况要予以存放，待中间审计查阅，整个项目验收完后才能销毁。
因此，采购人、采购代理机构在招标采购程序结束后，要依法依规保存好各投标供应商的投标文件。
（1）设立专用档案室，存放招标投标档案。由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。
（2）招标投标档案应统一整理编号、装订入卷，分类存放，并做好防火、防盗、防潮等工作。
（3）做好安全保密工作，未经允许，任何单位或个人不得进入档案室，与招标投标档案资料无关的物品不得存放于档案室。工程项目在开标结束后，经办人按照招投标资料形成的时间顺序整理齐全后，移交给档案管理人员存放于档案室统一保管。对投标文件要及时完整归档，按法定期限和相关要求保存，指定专人负责，加强档案管理。
（4）积极为政府采购监督管理部门对采购活动进行监督检查、答复质疑供应商、处理供应商投诉和纠纷提供客观依据，作好备查工作。
（5）要从未中标的供应商角度考虑，保守供应商的商业机密，维护它们的合法权益。
（6）对未中标供应商所提出的各种疑问做好答复和解释工作，避免激化矛盾或发生纠纷。
（7）将投标文件保存下来并应有关方面要求向其公开，使招标活动置于公开监督之下，促使其严格依法行事，以公平、公正地对待每一个供应商，实现充分有效的竞争，维护好国家利益和社会公众利益。
5.未中标补偿
根据《建筑工程方案设计招标投标管理办法》，该办法专门规定了知识产权保护条款，明确设计投标方案的产权归属。同时，该办法规定，对于达到设计招标文件要求但未中标的设计方案，招标人应给予不同程度的补偿，保障投标人的利益。尤其是未中标单位投标文件中涉及专有技术和设计方案等，可与招标单位协商，由招标单位予以一次性的补偿金额。
6.结语
招标档案是企业招投标的客观记录，每一个招投标项目的法律依据，档案人员不仅仅要精通本专业的知识，工作技能，还应顺应企业知识管理的潮流，与时俱进。不断学习新知识、新理论，了解与企业档案工作有关知识，保证档案的齐全、完整。只有这样，才能使自身的职业生涯以及企业得到更好的发展。
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