博罗县市容环境卫生管理局广东博罗516100
摘要：新时期环境卫生档案在城市建设中的作用愈加凸显，加强环境卫生档案规范管理不仅可以提升环境卫生工作的规范性，也是诚信环境卫生建设的重要体现，因此本文对环境卫生档案规范管理进行了分析。
关键词：环境卫生档案；规范管理
环境卫生档案（简称环卫档案）是城市环境卫生部门在开展环境卫生工作中形成的有保存价值的文字、表格、图片、音像等真实历史记录。环卫档案的重要价值在于，它是环卫事业发展过程中进行科学决策的重要依据，因为档案中的各项数据可以为城市建设、垃圾投放点的优化设置提供科学依据；同时它还能为环卫事业发展创造效益，因为档案形成过程中凝聚着环卫人员辛勤工作成果，对指导城市环卫工作开展具有重要的价值，例如垃圾无害化处理工艺的研究成果在保证排放达标的情况下能减少工程运行费用[1]。然而环卫档案管理工作中也存在档案管理意识不强、档案管理方式及管理水平与城市环卫事业发展需求不相适应、档案利用率不高等问题[2]，因此本文对新时期环卫档案规范管理进行了梳理。
一、环卫档案规范管理的涵义、要求与特征
（一）环卫档案规范管理的涵义
所谓环卫档案规范管理，是指遵循严格的制度并运用科学的方法，及时有效地将记录环卫工作的文字、表格、图片、音像等资料，进行归档、立卷、存档和利用。
（二）环卫档案规范管理的要求
首先，环卫档案规范管理必须做到真实，即档案资料必须是环卫工作中形成的原始资料，不能“添油加醋”和改变原始状态，一定要保持“原汁原味”。其次，环卫档案规范管理必须保证档案资料的完整性，不能“缺胳膊少腿”，因为档案资料残缺不全会影响档案的有效利用，我们知道断章取义不能得出正确的结论，档案资料不完整也同理。第三，环卫档案规范管理必须保证规范性，即按照档案归档、立卷的要求，以时间为序，以内容为编目依据，进行归档和立卷，再纳入卷宗和立卷处理。
（三）环卫档案规范管理的特征
环卫档案规范管理有两个基本特征，一为管理，二为服务。管理特征体现在必须通过科学的管理方法使环卫档案规范化和有序化，以方便环卫人员有效利用档案，提升环卫工作的科学性和有效性。服务特征体现在环卫档案管理能为环卫工作提供高效服务，使环卫工作人员通过查阅档案及时了解情况，发现问题，总结经验；把握规律，推进环卫事业发展。
二、新时期环卫档案规范管理的对策
（一）提高档案管理意识
在环卫档案管理工作中，存在档案意识薄弱问题，例如有人认为档案工作不是环卫部门的中心工作，所以无需花大力气，只要找到地方存放档案就可以了；还有人认为档案工作就是办公室工作的一部分，或者是档案员的工作[3]。如果不改变这些认识，必然会影响环卫档案工作的推进。其实，环卫档案工作之所以重要就是因为环卫工作的开展离不开环卫档案，强调这一点的理由是环卫工作经验总结要以环卫档案为依据，环卫工作中的规律把握也需要环卫档案，环卫事业的延续也离不开环卫档案，因此，环卫部门各级领导都应充分认识环卫档案工作的重要性，并把环卫档案工作纳入议事日程中，加大经费投入，改善档案管理条件，例如配置调温调湿设备、档案密集柜；还要加强档案工作人员的培训力度和扩大宣传，使所有环卫部门工作人员都能认识到档案工作的重要性，为环卫档案工作的有效开展打下坚实基础。
（二）优化档案工作流程
首先，加强环卫档案收集工作。在市政道路清扫、公厕清洁、垃圾中转与处理、河道清理等环卫日常工作中，所形成的环卫原始资料都是环卫档案收集的对象。为了保证收集工作的及时、完整、准确，环卫档案工作人员应与环卫各部门相关人员保持沟通，加强协调，以取得这些部门及人员的配合和支持。其次，加强档案资料的整理工作。环卫档案原始资料数量庞大、内容繁杂，收集后需进行筛选、分类、组卷，通常可按开展工作的时间或工作内容进行分类，将不同时间或内容的资料归类到相应的子项上，为建档打下良好基础。第三，做好归档保存工作。整理后的档案资料要进行审核和复查，目的是查看档案资料内容是否完整、时间是否准确、形式是否规范。确认档案资料符合环卫档案规范管理要求后，就要及时建档保存。为了适应信息化时代对档案工作的要求，环卫档案应建立相应的电子档案，以方便查阅和利用。建立电子档案时，应保持文本、表格形式的一致性，保存格式也要统一。建档后，原始资料必须妥善保存，以备日后核对时作为必要的依据。第四，加强档案监督工作。环卫档案是环卫工作的真实写照，准确性和真实性是环卫档案的生命，由于环卫档案资料数量庞大、内容繁杂，在收集、整理和归档过程中很难避免绝对不出现差错，为此应加强档案工作监督与检查，以确保环卫档案的真实性、完整性和准确性，督查方式可以是定期排查与不定期抽查的结合。
（三）加强档案制度建设
制度是环卫档案规范化管理的基础，也是有序开展档案的保障，因此应建立针对性强、可操作性好、约束性优的环卫档案管理制度，将环卫档案中的收集、整理、分类、组卷、鉴定、归档、保管、利用等所有环节皆纳入制度体系中，使得档案工作有章可循，有据可依，有责可负。在环卫档案制度建设方面，目前存在的问题是针对性不强、可操作性差、约束性小，究其根本是因为环卫部门的档案制度大都照搬其他单位的制度，与自身情况不符，制度与工作是“两张皮”，这样的制度显然无法发挥约束、规范的作用，因而环卫部门应当深入调查研究，学习掌握环卫工作及档案管理的相关法律法规、标准，通过认真沟通协商制定适合本部门工作环境与特点的档案管理制度，这样才能形成任务明确、职责清晰、人员到位、分工合理的档案管理机制，并从制度上保障环卫档案工作的规范化、科学化，推动环卫档案事业健康发展。
（四）注重档案队伍建设
环卫档案管理的好坏，终归是由参与档案管理工作的人来完成的。档案管理工作不是一项普通的事务性工作，而是一项需要专业知识与技能的工作，因此环卫部门应加强档案管理队伍建设。一是加强人员培训，提升档案管理人员的专业素质。二是加强职业道德教育，培养档案管理人员良好的职业道德和创新精神。三是注重档案管理人员的自我教育，为此可建立竞争机制，通过竞聘上岗吸引事业心、责任感、业务能力强的优秀人才充实档案管理队伍，同时也激励在岗人员加强学习，不断提升档案管理质量与服务水平。
（五）实现档案便捷利用
档案管理的终极目的是利用，方便快捷的利用才是发挥环卫档案价值的最佳途径，为此可在以下两方面下工夫：一是加快环卫档案信息化建设，实现档案数字化，通过与智能办公系统相连，实现全文检索和便捷利用。二是加强编研开发。对于档案工作人员来说，参与编研开发工作不仅可以提升自己的专业价值，同时也更加方便档案利用。为此，档案室应制定计划，争取资金投入，改善档案管理基础设施和工作条件，以适应档案管理信息化、数字化和高效化的需要。
三、结束语
环卫档案在城市环卫事业发展中正发挥着越来越大的作用，加强环卫档案规范管理是档案管理与环卫工作的最佳结合，具有创新性和创造性价值，因此档案管理者应不断研究新问题、探索新思路、破解新难题，以推动城市环卫事业的发展。
参考文献：
[1]王林.档案在环卫工作发展中的重要作用[J].黑龙江史志，2015（14）：71.
[2]武婷婷.浅析城市环境卫生档案管理及利用[J].丝路视野，2018（35）：165.
[3]郝青.浅议新形势下的城市环境卫生档案管理工作[J].山东档案，2018（2）：50-51.