四川省煤田地质工程勘察设计研究院四川省成都市610072
摘要：当前社会信息技术得到飞速发展，互联网技术促进了信息的存储与传输方式的变革，技术档案的管理也处于不断变化之中。近年来国内档案管理逐渐趋向于档案信息化，大大降低了档案的管理成本，提升了当前档案管理效率，档案的管理也更加便捷。虽然档案信息化带来诸多便利，但是同样在管理中存在许多管理风险，造成技术档案存在安全危机，比如非法入侵、信息泄漏等给企业造成巨大的经济损失，不利于档案管理工作的正常开展。
关键词：信息安全；技术档案；安全管理；防范
0引言
档案信息化成为当前档案管理的主要发展方向，相对于纸质档案来说，档案的信息化可以实现快速保存、占用体积小与便于查找的优点。电子档案的主要表现形式为电子文件，通常由各种信息转化合成，因此具有保存价值的档案就变为电子文件。电子文件容易受到恶意病毒或黑客的入侵，造成文档数据的泄漏，此外电子档案也容易出现非法篡改的现象，造成各种问题不断出现，影响了电子档案的安全管理，特别是重要程度较高的技术档案，更容易出现类似问题，需要加以防范处理。
1技术电子档案的特点
（1）电子档案便于操作，占用空间小。电子档案可以利用容量大、体积小的硬盘保存，光盘、CD、硬盘、内存条都是容量较大的存储载体，同时便于保存和运输。同时电子档案分类检索较快，基于计算机的强大处理器或目录树进行目标的准确检索，可以大大节约查询时间。
（2）电子档案的内存结构较为复杂。电子档案具有严谨的内存分布标准与逻辑关系要求，因此物理结构和逻辑结构比纸质档案复杂很多，因此电子档案对环境的要求较为特殊，容易受到强磁、强干扰等因素的影响，相对的对温湿度的抗干扰能力高于普通档案。
（3）安全程度要求高。技术档案在重要程度上远远高于常规档案，是企业的重要资产，有的技术档案涉及到国家安全与企业的核心竞争力，安全级别较高，因此面临来自外界的各种威胁。电子技术档案由于受到信息技术的影响，不是单纯的锁闭或看护就能避免的，各种病毒与黑客攻击往往防不胜防，是电子档案安全的主要威胁，也是电子技术档案安全管理的重要内容。
2技术档案的安全管理风险
（1）档案的安全管理意识不足
首先是认识上的欠缺，由于单位没有将技术档案的管理上升到一定的高度，因此在安全级别上认识不足，导致相关人员不知道技术档案安全管理的重要性，相应的放松对档案的管理，造成企业技术的流失和资产受损，有的档案管理人员将档案管理与企业发展隔离开来，没有将档案管理的重要性突出出来。其次与领导层的重视程度息息相关，领导认识不到技术档案的重要，就往往降低了技术档案的实用性，认为档案管理仅仅是对技术资料的整理、归纳与保存，造成档案管理上的松懈，影响到档案的管理成效，甚至造成档案管理工作仅仅停留在表面，不利于技术的应用改进，也不利于保证技术的安全性。最后是管理人员的意识方面，相关人员仅把档案管理工作作为单纯的归档行为，仅仅履行收纳义务，没有及时的整理、检查与监督，造成档案管理的不规范。
(2)档案管理制度不健全
不同单位的档案管理制度存在很大差异，一旦管理制度存在漏洞，就会造成技术档案管理落实水平的下降，影响到技术档案的交接、保密、传阅、保护与保管水平；有的单位虽然设立了严格的管理制度，但是在执行力度上却存在很大问题，仅仅停留在表面上；有的受管理人员责任感的影响，导致技术档案缺乏分类整理，不利于档案的完整性与分类的针对性；有的档案借阅缺乏有效的管理，导致没有对应的监管手段，很容易造成技术档案的丢失与篡改，不利于保证档案的真实性与完整性。
（3）技术档案自身的安全性得不到保证
随着信息技术的不断发展，依托于网络技术的电子档案逐渐取代传统的纸质档案，信息数据的传输、保存等环节都可能受到病毒入侵，造成数据丢失或破坏；电子档案作为一系列代码的组成(所有数据的存储在电脑中都以代码形式存在)，数据的每个保存环节都可能出现改变，特别是磁盘、光盘等媒介对外界要求较高，信息的丢失风险较大，所以需要进行妥善保管；在归档方面，电子档案的保存可能默认在电脑的不同位置，如果不及时整理，很容造成数据的覆盖或丢失。
3信息安全视角下技术档案的安全防范措施
(1)设立完善的规章制度
为避免技术档案在存储或传阅过程中出现安全问题，需要建立对应的规章制度，采用严格的制度进行约束。在制度的设立过程中可以参考《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国计算机系统安全保护条例》，提升制度的规范性与可行性。通过各种制度对档案管理人员的责任进行明确，避免内部数据的泄漏；在电子档案的归档过程同时采用纸质档案进行备份，关键过程进行录音或录像，实时提升对档案的过程管理水平；重要资料的打印、扫描与复制等环节需要得到授权，才能允许操作；档案的硬件设备要采取定期维护制度，委托专业权威机构进行维护，档案的清理过程应做到干净彻底，避免出现被复原或非法利用。
（2）对系统进行定期维护更新
技术档案往往较为重要，一旦存在信息托管行为时，很容易导致档案的泄漏，因此在托管协议阶段，应明确各自的责任。在日常档案管理中及时的更新系统，特别是病毒库与防毒软件的版本，建立齐全的防病毒制度，在电脑病毒流行阶段做好防范措施，升级防护系统，必要时委托专业的机构进行处理。一旦出现病毒入侵事故时，及时的做好记录，切断数据传输并采取报警的方式，避免损失的扩大，同时做好档案泄漏的应急管理，系统故障时借助传统管理手段开展工作，保证档案管理工作的顺利开展。
（3）加强对员工的培训
技术档案管理工作往往离不开管理人员的日常管理与维护，因此需要对管理人员的活动进行规范，通过培训提升员工的责任心。其次还应通过各种活动提升档案管理人员的素质，档案管理人员作为档案与使用者之间的桥梁，直接决定了档案的管理水平，只有这样才能保护单位的利益与资产不受影响。通过部门专业培训与档案管理知识的讲解，可以提升档案管理的科学性，提升管理人员的素质。
(4)对技术档案进行加密处理
当前各种文件加密技术的出现提升了对电子档案的保存效果，在技术档案的传输过程也可以利用双密钥形式进行加密，一个公开的加密密钥配合一个保密的解密密钥，提升传输的安全性，这种方式还可以保证在文件被截取后的安全。
（5）身份识别技术的应用
人脸识别与指纹识别的出现，提升了各行各业的保密水平，通过身份识别技术可以有效的隔离非法入侵，寻常的访问不设限制，核心技术档案设立管理员识别措施。身份识别技术可以是一系列的代码或指纹等形式，用来代表管理员的身份和权限，合法的访问才能进行技术档案的查询，这样可以大大提升档案的安全管理水平。
4结束语
档案信息化作为档案管理的趋势，方便了管理工作的开展，同时也给技术档案管理带来各种不确定因素。通过分析电子档案的特点，对技术档案管理的安全风险进行研究，提出有针对性的防范措施，对提升档案管理水平，保护技术档案的完整性具有明显的现实意义。
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