山东省单县卫健局
摘要：随着电子信息化的快速发展，每个单位的档案管理工作也有了更高的要求。单位档案记载着过往的信息和资料，为单位的发展提供必要的历史信息，反映了已经发生的历史事件，发挥着重要的借鉴和指导作用。所以，我们必须要做好档案管理工作，为单位的发展提供长期有效的、有价值的信息资料。下面本文结合实际工作情况，就如何做好新形势下的档案管理工作进行分析，并提出行之有效的改进对策，以期进一步加强和改进基础档案管理工作。
关键词：新形势下；人事档案管理；重要性；措施
一、人事档案管理工作的重要性
人事档案工作是一项同时关系到个人与单位的重要任务，单位内的各部门应该充分认识到人事档案管理工作的重要性，定期举行对人事档案管理的研究会议，对管理工作中出现的问题及时进行讨论分析并解决。同时，需要对人事部的相关员工开展定期的培训活动，以期提高其工作水平，更好为个人与单位服务。
在目前国家单位用工管理中，人事档案的职能主要包含以下几个具体用途，首先在职工个人层面上，人事档案能给予个人身份证明并办理相关保险；为个人代办职称；准确推算员工退休年龄；计算从事重大危险项目工作提前退休年龄；及时缴纳养老基金保险、失业险与医疗保险；为有关单位提供必要的人事证明等功能。因此，妥善处理人事档案是一个单位必需的工作。
二、新形势下做好档案管理工作的措施
1.加快档案现代化建设。随着社会的不断进步，很多现代化技术已经在档案管理工作中得到运用，但是由于各种因素的影响，不管是在档案管理的基础工作上，还是现代化建设上，都还存在一些问题。加强档案现代化建设，其实不止是管理设备上的现代化，科技的进步生产出了很多高科技的管理设备，但是，除了设备的现代化外，管理技术与思想的现代化也是非常重要的，在档案管理工作中，需要始终贯彻标准化、信息化的管理理念，才能促进新形势下档案管理工作质量的提升。在执行档案管理工作中，不断强化自身的管理意识，做好档案的信息化管理，可以熟练地运用信息化技术进行档案管理，实现档案的开发与利用，让档案更好地实现其应有的价值。另外，要及时发现档案管理中存在的问题，才能更好地完成档案管理工作。
2.提升档案管理人员的综合素质。在档案管理工作中，档案管理人员的综合素质是非常重要的。首先，随着科技的进步，新形势下的档案管理工作已经逐渐往自动化的趋势发展，所以要求工作人员可以熟练地掌握档案管理工作的专业技能。档案管理工作并不简单，因此在招聘工作人员的时候，应选择档案专业毕业的高校学生，另外，在其正式上岗前，还可以对其进行培训，加强其对于档案管理工作知识的熟悉与理解，促使他们上岗后可以更好地完成档案管理工作。其次，要求档案管理工作人员有着较高的职业素质，对于企业和事业单位来说，档案记录着其发展过程中非常重要的事项，所以必须要保证档案管理工作的保密性，所以，如果工作人员的道德素养不高，很容易出现档案泄露的现象，不利于档案管理的发展。因此，要求企业将提高档案管理工作人员的综合素质作为管理的重点，加强工作人员责任感的培养，进而提高档案管理的质量。
3.创新档案管理思路。新形势下的档案管理，需要有新的管理思路，因此，在档案管理工作中，要不断创新档案管理思路。在某种程度上来讲，档案管理工作其实是比较枯燥的，档案的分类、整理等一成不变的工作程序，使得工作人员缺乏对档案管理工作的激情。所以，在档案管理工作中，需要有创新行为的出现，科技的发展，为档案管理工作的创新带来了可能，由于传统档案管理模式的影响，很多档案管理工作人员在工作中也只是墨守成规地办事，并没有关注当前对档案管理的需求，很多工作人员仅仅只是做好档案的归档、建档等，就觉得自己已经完成好了档案管理工作。这种档案管理方法已经不能满足当前的需求，档案管理是为企业与社会服务的，在工作中，不管是领导者还是管理人员，都应该要创新管理思路，改变旧有的管理想法，认真认识档案存在的价值，重视档案管理工作，将超前的意识、节奏与服务应用到档案管理工作中去，才能让档案管理实现其真正的价值。
4.创新档案管理模式。虽然一些传统的管理模式对档案管理工作确实起到了积极的促进作用，但是随着市场的不断发展，传统的档案管理模式已经在新形势下的档案管理工作中不适用了，因此，在档案管理模式上，必须要创新。传统的档案管理程序是非常繁杂的，针对这个现象，在工作程序上，可以有效地进行一定的简化，目前，我国很多档案处于电子档案与纸质档案共存的状态，纸质档案的管理比电子档案的程序要复杂得多，所以面对这种现象，可以将纸质档案与电子档案的管理融合起来，相互取长补短，而且，现在的档案形式已经逐渐往电子档案发展，在档案的组卷与归档中，工作人员可以采取一些有效的方法，在不影响档案管理质量的前提下，取消其中一些比较复杂的程序。另外，在工作中，档案管理者要善于思考，结合档案管理工作的需要，将自身所学运用到其中，发现存在的问题，适当地搞一些小发明、小创造等，以提高档案管理工作的效果。
5.实现档案信息资源共享。随着科技的进步，如今已经进入到一个信息化的时代，在档案管理中，信息化管理可以促进档案管理质量的提升，当然，实现档案信息资源共享也是档案管理中非常重要的步骤。对于企业和事业单位的发展中，做好资源共享可以促进其发展，但是如何建立档案信息资源共享系统，则需要根据企业与单位自身发展的实际情况而定。首先，要建立规范标准的信息系统，对于需要共享的资源，要给工作人员提供可检索的基础数据，让其可以及时查询到工作中需要的资源。其次，要加强网络信息技术的构建，网络是实现信息技术的基础，所以要保证有畅通的网络环境，这样才能更好地实现档案信息资源共享。此外，还要加强档案信息资源共享的管理，要严格设置安全系统，防止企业档案信息外泄。
6.加强档案硬件设备建设。档案管理工作并不是人工就能完成的，特别是当前新形势下的档案管理工作，必须要有先进设备的支持，所以，需要加强档案硬件设备建设。硬件就是办公设施与办公设备，档案管理工作中，需要计算机网络的支持，如今，纸质档案已经逐渐被淘汰，电子档案已经成为档案的主要形式，在计算机网络技术的支持下，电子档案的管理十分便捷，但是还是存在一些漏洞。例如：档案管理的安全性。因此，做好新形势下的档案管理工作，要重视档案硬件设备建设，加大资金投入，确保档案管理工作的正常进行，此外，还应该设置档案安全管理系统，对于现有的纸质档案，也要采取相关措施对其进行保护，只有加强了档案管理硬件设备的建设，档案管理工作才能更上一层楼。
三、结语：新形势下档案管理工作面临着改进和优化。只有不断优化档案管理工作，才能管理好各项档案信息，最终为人们提供真正可靠的档案资料。所以，我们需要增强档案管理人员的管理意识，优化现有的管理硬件设施，并重视培养工作人员的职业素质，这样才能进一步提高档案管理工作水平。
参考文献：
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