天津市永定河管理处（天津市水务局物资处）天津300000
摘要：为了提高档案的工作管理质量，需要提高档案意识，提高记录管理的质量，并要求我们不能仅仅停留在口头还要落实在工作上，从而才能改进档案的管理工作。本文针对提高档案的管理质量、以及改善档案的管理质量进行了一些分析，强调提高档案意识的重要性，以提高档案管理的效率。
关键词：档案意识；档案管理；提升质量
一、档案的定义
《中华人民共和国档案法》第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”《档案法》对于单位来讲，凡是各部门和临时机构形成的具有保存和利用价值的文件、会议记录、纪要、各类统计报表、出版物原稿等文件材料，以及反映照片、视频等声像材料，以及在工作过程中形成的具有保存、查阅、利用价值的文件材料等均属档案。
二、档案意识的提升是关键
1、这是公众对档案部门的需求。档案本身作为历史数据的来源，在社会发展和经济快速发展的背景下越来越重要，对档案的要求也越来越多。在这方面，档案部门应积极应对传统管理档案的方式探索新途径的档案管理方式来服务单位与社会，并最充分地利用其潜力，以找到最佳管理模式的结合点来提升档案管理和社会发展需求。
2、档案本身也需要发展。档案的工作本身就是社会的储存和服务，档案的性质是社会和国家服务的性质，档案服务本身就是档案的生存和发展的基本原则。为了体现档案的价值观，档案服务必须提高服务水平。档案工作主要侧重于服务，所有档案工作的程序要不断进行创新，只有对档案的作用得到充分发挥，才能体现档案的真正意义。
三、档案意识淡薄的原因
1、思想认识有待提升。单位干部职工没有充分认识到档案的重要价值，忽略了档案等历史资料对单位发展的重要性，每天忙于应付事务性工作，根本无暇顾及档案工作。
2、宣传教育有待加强。宣传教育是提高职工档案意识的有效措施。而单位职工对档案的认识依然停留在20世纪八九十年代的传统认识中，这主要是档案宣传教育不够。相关报纸、网站、微信等很少见到有关档案工作的宣传。档案管理人员受传统观念影响，因循守旧、固步自封，工作没有创新。即便单位对档案工作进行宣传，也是内容单一、方式陈旧，根本引不起干部职工的注意，难以形成良好氛围。
3、归档意识差。单位档案管理人员的档案意识比较薄弱，没有认识到档案工作对单位的重要性。单位缺乏相应的管理制度与实施细则，或者有制度也根本不去执行，因此造成档案管理工作的混乱，缺乏系统管理。例如：文件收文登记不全，不定期移交给档案室，而是随手一扔或者丢弃，忽视档案收集、归档以及保管等工作。
四、增强档案意识的具体措施
1、要提升档案管理人员的思想认识。选用高素质的档案管理人员是增强档案意识的前提，而提高素质的唯一手段只能是加强学习。新时期的档案事业对档案工作人员提出了更高、更新的要求，不仅要政治上可靠忠诚，具有高度的敬业精神、良好的职业道德，还需要熟练掌握档案专业技能，以及信息、管理、计算机等学科知识，成为跨学科的复合性人才。只有通过学习，才能在思想上提高对档案和档案工作的认识，自觉依法存档、护档、用档，使档案在单位发展中发挥应有的作用。
2、增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。通过举办各种档案法规讲座、组织人员参加档案培训来提高干部职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各业务部门重视档案的收集、整理、归档。第三，健全档案管理制度，严格按照制度进行筛选归类立卷，各类档案、资料按类别存放在不同档案柜，按要求建立健全宗卷和各类台账。增强与各部门档案负责人员联系，促进档案的收集、保管、立卷归档和借阅工作，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。对查阅、借阅档案资料严格按照制度和手续办理。第四，要求各部门积极参与、配合，及时收集有关资料。
3、深度开发，全面展现档案价值提升档案的社会效益
（1）要树立“以人为本”的服务理念。开发利用档案资源，提升档案公共服务能力，必须坚持“以人为本”的服务理念。档案部门应通过各种方式充分了解用户多层次、多样化的档案需求，以形式多样的服务方式应对单位工作的各种需求，切实做好档案的编研工作，变“文件库”为“信息库”，变“死档案”为“活信息”。
（2）要加快档案的“上网工程”。利用以网络为基础的信息技术，实施档案的“上网工程”，使档案的信息传输不再受时空的限制，让档案的利用方式由“封闭”转为“开放”，变“单向”为“互动”，实现档案的资源共享。
4、合理运用现代化科学技术，促进档案信息化管理。档案信息化建设是单位档案工作的发展方向。随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，通过不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的扫描技术、现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进档案信息化的管理，通过计算机软件对文件、档案的全部信息进行统一管理，对档案及文件信息的生成、转化、提供及利用实行计算机一体化管理，提升经办人员档案管理水平档案管理模式从以档案实体保管为主转变以数字化信息提供利用服务为重心，职工都可以通过局域网随机查阅、检索档案信息，大大提高了工作效率。
结语：提升档案意识决不是一蹴而就的事情。事实证明：干部职工重视档案工作的单位，档案管理就做得好；相反，档案工作就落后。单位应将档案工作纳入整体工作计划，有计划、有秩序地开展工作，同时要形成发展的良性循环，才能促进整体档案意识的提高，使档案工作朝着正确的道路向前迈进。
参考文献：
[1]张瑞香.论档案管理工作的重要性[J].兰台世界，2016（S1）
[2]梁静娴.档案管理工作创新之我见[J].兰台世界，2016（S1）
[3]王玉洁.重视档案工作提高档案意识[J].兰台世界，2014，（4）