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摘要：本文阐述了如何强化办公室协调职能及其基本内容，在此基础上对服务意识进行分析，说明了如何正确发挥协调职能做好并提高服务意识及其意义。
关键词：办公室管理；协调职能；服务意识
办公室的协调职能是指分析企业内部因素、协调员工的各项工作，从而达到提高行政管理效率和整体服务质量，在很大程度上促进了企业的发展。其也是各企业各个部门的枢纽，加强部门和领导之间的双向沟通和交流。
1协调工作及职能的基本内容
1.1政策协调
办公室工作人员的主要任务就是辅助领导进行决策。当领导进行决策时，办公室工作人员应该帮助领导收集同行竞争信息，并对信息进行妥善的处理，以便在最大程度上协助领导决策。对相关信息进行处理时，办公室工作人员应以企业的长久利益为基础，根据国家相关法律法规，辅助领导制订规章制度，且要符合企业的实际发展情况，并做好企业政策的协调工作。因此，办公室工作人员应该学会妥善处理突发事件，做好工作上的协调，促进企业的发展。
1.2社会协调
进行社会协调的目的是为了促进本单位同其他单位以及外部人员之间的关系。在网络型社会和市场经济中，所有企业都是其网络上的一个点，其四面八方都分散着其他企业及组织，彼此间相互联系，有着千丝万缕的关系。例如一个企业，它要遵循国家法律法规，与税务局存在税利关系、与原材料供应商及消费者之间存在供求关系以及和同行间的竞争关系等。针对这些情况，办公室工作人员应在最大程度上协助领导，以加强沟通交流和团结协作，并在第一时间将企业短期内的目标和所取得的成绩等相关信息告知公众，提高员工对本单位的重要性的认知和期望，自觉提高工作的积极性。
1.3关系协调
办公室的协调工作可划分为以下几种：员工相互之间关系的协调、领导和上下关系的协调及领导与领导间的协调。在参与领导间协调工作时，工作人员应关注于使企业偏离发展路线的问题，积极寻求解决方案。同时也要加强各个领导间的沟通，因为各个领导所负责的业务范围都不同，只有及时进行沟通和交流才能消除其在工作上同一问题所产生的局限性和差异性。办公室工作人员可以根据自己主观意见进行判断，巧妙利用自己身份的特殊性来协调。在进行相关协调工作时，既要事实求是，又要坚持原则，消除各个领导间的矛盾，设法促进各个领导的关系，尽量使其彼此信任来达到团结统一和促进企业经济发展的目的。
2如何强化企业办公室管理职能协调
2.1加强学习培训
首先，为强化办公室管理职能协调，相关工作人员要具备以下几个职业素质。即掌握各种文件的相关写作格式、清楚了解企业各部门的规章制度及人事制度。由于办公室的不确定外来因素较多（突发状况），因此需要工作人员头脑灵活，以此来提升工作效率。随着社会的不断进步，各种法律法规也在不断完善、更新，因此工作人员需要不断地更新和学习已有知识，只有这样才能更好应对各种情况。另外，工作人员应认真工作，对自己所负责的任务有一个透彻的了解，而且不仅要熟悉自己的业务，也要为公司积极提出建议，多进行沟通，在企业内部形成优良的风气。最后，必要的考核制度也会促进办公室管理的职能协调的发展。
2.2增强服务意识
强化办公室工作人员的责任与义务等意识，提倡乐于助人的态度，赋予办公室工作新的内涵。使工作人员善于接受办公室工作的被动性和突发性，防患于未然。争取从被动办公逐渐向主动服务的方向发展。以高素质为基础，增加办公室工作的超前性，实现办公室工作的真正转变。另外，还要将工作从单一性逐渐向全面性发展。办公室工作大多是多样性的，没有固定的规律，所以工作人员在工作时，不能粗心大意，不能采用单一的解决方法，站在多个角度思考，增加办公室工作的超前性。
2.3注重工作总结
所谓注重工作总结，就是善于分析和思考以往的工作情况，并对其做出相对比较客观的评价。对以往的工作，不足处做出改进，优点继续保持。办公室工作量较大且杂乱无章，只有对各种工作情况进行整理和总结，才可以将其整合成一个系统，增加工作的超前性。而总结可根据实际情况，进行月总结、季总结等。最后将各个阶段的总结相比较，及时发现弊端及优点，取长补短，善于交流，不断提高工作效率。
2.4重视沟通协调的能力
沟通和协调是在以改善办公室员工关系的基础上，对其行为和思想进行统一，从而发挥员工的最大潜能的一种管理方式。办公室的沟通协调工作的最终目标是团结领导班子和企业各部门，使班子决策具有更强的穿透力，部门更具有凝聚力和战斗力，共同推动企业的发展。
3强化办公室职能对于服务的实际意义
3.1疏通关系、缓和矛盾
企业内部间人际关系复杂，无论通过哪种手段调节都带有一定的强制性，职能解决表面问题，不能从源头上解决问题。因此，办公室的协调作用在此时即可发挥出最大作用，通过相互之间的沟通和协商，达到疏通人际关系的目的，从而体现了办公室协调职能的作用。
3.2辅助维持各个领导及部门之间的平衡
如今市场竞争日益激烈，如何构造科学合理的协调机制和有效的市场格局是如今市场经济发展的一大主题。而办公室就是最基本的行政管理部门，更要做好有关的协调工作，协助领导做好沟通交流的工作，充分发挥办公室的作用。除此之外，办公室也能调节各个部门间利益不协调的问题，减免各个部门的利益损失，促进企业内部的团结和统一，让企业的服务和发展具有统一性，促进企业的经济发展。
3.3增强办公室的综合协调能力
办公室作为领导和各个部门间联系的桥梁，既可以帮助落实贯彻领导的战略性决策，也可以帮助各部门进行意见反馈。由于领导的决策大多是宏观性的，而办公室负责协调工作，处于一个系统中的交叉点，所以其承担着双向交流的作用。办公室所处的的特殊位置是其他部门无法替代的，它是领导的管理决策的行为的补充。
4如何正确提高办公管理协调职能的服务意识
4.1协调好办公室的人际关系
办公室的内部人际关系的协调对于办公室的协调其他部门与领导之间起着铺垫性的作用。处理好内部人际关系作为办公室协调工作的基础，不仅对办公室内部部门领导有着严格的要求，而且需要办公室员工可以在短时间内完成协调任务。另外，办公室工作人员必须要关注工作的动态发展情况，随时做好解决突发性矛盾的准备，注意配合中转部门，提高协调性工作的效率。
4.2学习与工作统筹兼顾
对于办公室的工作人员来说，一直处于学习状态是不可或缺的。办公室工作的数量大、并且部门工作敏感和重要，只有一直学习，才能跟上时代的脚步。学习不但是为工作做准备和积累的，而且也是科学解决问题的唯一途径，更是员工认真工作，以身作则的一种责任。所以，办公室在进行协调工作时，只要是能提高工作效率的，都可以去学习。这样才会将理论和实际相结合，充分发挥协调职能的服务意识。
4.3建立考核制度，加强管理
实现对工作监督和考核措施，能在一定程度上提高员工的积极性，进一步提升工作效率。因此，必须要消除员工对考核制度的恐惧和抵触心理。要让员工明白，考核的主要目的是了解每个员工的工作状态，改进工作方式，提高工作效率。另外，要充分利用考核的结果，由管理者找有关员工并进行沟通，分析存在的问题，避免类似问题重复发生，促进企业的发展。
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