陈林南开大学天津300071
摘要：我国政府行政档案管理的方式多种多样，现阶段“局馆合一”模式已经成为我国档案管理的主流方式，并取得了较为理想的成果。虽然模式的转变取得了良好的效应，但一些问题仍然没有得到有效地解决，极大地影响着档案管理的效率，如：责任分配不明确，运行方式的设置不合理等等。基于此，本文主要针对这些问题进行阐述，了解并分析它们，进而提出相应地解决策略。
关键词：行政管理档案解决对策
伴随着时代的进步，信息成为这个时代的重要元素。信息的接受、传递与存储的重要性跃然纸上。尤其是对于行政单位来说，档案信息的管理工作是大多数工作人员的主要工作内容。同时档案信息对于每一个人都具有重大的意义，它能够记载每个人的政治立场、能力水平、不同的经历等内容。近年来，由于计算机技术的广泛应用，很大程度上推动我国档案管理工作的发展，减少行政人员的工作量。为了可以提高档案工作管理的效率，要加强对当前行政管理问题的重视，找寻问题的根源，进一步解决它。
一、影响档案管理工作发展的因素
1.1基本国情
改革开放促使我国行政管理工作走向另外一种局面。在此之前，我国的领导体制是由政党直接加以管理，权利高度集中，几乎所有行政工作都需要经过党组织的批准。由于我国党组织人数较少，导致行政工作的效率不高。除此之外，由于政党机关职能范围的重复性，造成不知该按照体制办事还是党机构的命令来办事。同时，我国进行多次档案管理体制的改革，但其中领导关系的复杂性一直是缠绕工作展开的主要因素。它也是党政职能没有明确规定的一种表现。
1.2机构改革
我国档案管理机制经过多次的变革，在30年之内进行4次重大改革，经过不断地调整，才形成如今的管理模式。这次改革对多个方面进行很大地调整，无论是局馆的分设工作、管理模式的转变，还是撤局留馆的改变方式，都对档案工作的转变产生重大的意义。它促使许多档案机构对自身的工作性质、职能转变以及运行模式进行或大或小地调整，但机构的功能和组织的职能之间的界限变得没有从前清晰。
1.3历史传统
高度集中的档案管理模式具有很漫长的发展历史。早在清朝时期，档案管理成为重要的工作岗位。为了强化档案之间的联系，统一管理原则便逐步形成。这个原则的出现虽然能够满足档案信息的完整性以及不同卷宗之间的连接性，但由于管理机制过于严苛，导致档案不能完成良好地流通，极大地降低行政档案的价值。完全失去因地制宜的灵活性，增加档案信息的获取的难度。正因为漫长的历史传统的影响，集中管理的思想在人们脑海中根深蒂固，加大了转变档案管理体制的难度。
二、现阶段我国行政档案管理工作出现的主要问题
传统档案管理方式逐渐与时代的发展脱轨，目前加快档案管理模式的转型也成为工作的重点内容。在管理模式的转变过程中，新问题的出现层出不穷，阻碍管理工作的展开。面对实际需求，工作人员经常显得力不从心，不能在较短的时间内解决问题，进而使问题产生的负作用不断恶化。影响档案管理工作的问题十分多样化，现今存在的主要问题有以下几种类型构成。
2.1档案交接工作不严谨
我国经济环境经常发生重大的改变，人事调动发生的频率逐年上升。尽管档案管理工作岗位不是十分抢手，但是也避免不了频繁的人事调动。另外，人员的退休也需要完成交接工作。档案管理工作具有一定的特殊性，它涉及的工作范围广。要想胜任这个岗位，需要对工作内容、工作范围有全面地了解。由此可见，档案管理交接工作的质量对整个管理过程会产生很大的影响。但经常会出现如此现象，许多离职人员着急投入新岗位，工作的交接并没有全面地展开，一些待处理事项也没有交代清楚，所以时常造成弃档、死档的情况。档案信息的丢失、损害不仅会对个人产生影响，甚至会对国家政府产生一定影响。
2.2档案收集环节工作水平低
收集、审核资料也是档案管理工作的一部分内容。为了保障档案信息的准确性，加强对这环节工作的审查是必然的。往往基层人员的档案成为遗漏的对象，忽视他们档案的重要性。在大多数单位中，都能够发现这种现象：单位领导干部的档案信息十分全面，而基层人员的资料却很匮乏，难以根据他们的资料作为考核的依据，甚至资料的真实性都有待怀疑。单位忽视档案管理工作的重要性，认为这份工作的实质仅仅是对信息数据的填写和存储，经济价值较低，未了解到档案信息的深层价值。
2.3职责分配不明确
任务与责任的分配应该相互匹配，才能促进工作的有效进行。无论身处于哪个行业，这都是管理工作中不可避免的规则。在对行政档案进行管理时，对每个人进行职责的划分十分重要，它是所有工作环节展开的前提。在“局馆合一”的管理模式下，逐渐地模糊职责分配的概念。在这种体制下，权利将最终汇聚在一个机构中，容易产生身兼数职的情况。同时，行政部门管理工作的内容与范围也往模糊化趋势发展。管理模式没有遵循具体问题具体分析的原则，当事情处理不当时，出现责任推诿、互不承认的情况不足为奇。
三、针对当前问题提出相应地解决措施
3.1完善离职人员的交接工作
为了有效地减少“弃档”、“死档”的情况出现，加强对离职工作人员与继任工作者之间交接工作的完善。首先，交接工作必须要实现规范化。规范化操作是保证工作能够持续正常运作的重要基石。“没有规矩，不成方圆。”这句话无论在哪个行业都受用，每个岗位的工作者都要按照流程完成自己的工作。在档案管理岗位上，将要离职的人员更应该如此。其次，积极采用新的管理方式，寻找提高工作效率的方法，尽量在使用较少资源的基础上，不断提高档案的管理水平，进而推动档案事业的发展。最后，要对离职人员的信息进行一个全面的填写，如：电话号码、家庭住址、邮箱地址等等。并告知他们，一旦曾经的档案管理工作出现问题，他们要负责起相应的责任。另外，交接工作完成的质量水平也是对工作者自身职业操守的考验，可以将它纳入对工作者职业道德的评价标准之一。将交接工作的质量与工作者的切身利益相联系，可以大大提高工作完成的完整度和水平。
3.2重视对档案信息的收集
档案资料的收集经常被单位领导忽视，不在他们的重点管理范围内。但实际上，收集档案信息环节却是后续工作正常进行的基础，属于重要环节之一。我国政治经济体制正在不断完善，许多方面都需要依赖各种档案信息来作为参考依据。档案管理工作人员在对档案进行整理、归档之前，要先完成资料的收集、审核工作，保证材料的真实性和可靠性，做到每一份资料都要以证据为依靠。对于不符合规定的资料不允许入库，一定要按照规定的流程来处理，不能为了方便而省略一部分工作。除此之外，档案的行政化管理趋势要求档案信息要具有合法性，在此基础上再不断完善。
3.3分配责任，加强局部管理
如今，政府机构改革应该将方向放在“政企分开”方面，两者要依据具体的工作内容展开，不可统一而论。行政单位的档案管理与企业的档案工作无论是内容还是性质都有着明显的差异。档案馆工作逐渐向行政化方向发展，企业主体的存在越来越少。面对这种新局势的发展，要加强“政企分开”策略的实施，如：分开设立档案馆和档案局，两者并不是完全对立的，而是要形成对立统一的局面。各司其职是最终形成的理想局面，对于不同的档案管理机构，要明确它们的自身职责，并进行局部的管理，有效地解决问题。另外，每一项工作的展开都要进行记载，内容包括处理人员、工作范围、工作性质等。
四、结束语
综上所述，我国正处于信息化时代，档案信息的管理在时代的发展中具有越来越高的地位。它往往成为企业或行政单位的一项参考依据。在进行人事调动、绩效考评、干部选拔等过程中，一般情况下，领导不仅会对工作者当前的表现予以评定，而且会调出他们的档案，了解工作者的经验以及一些相关信息，对他们有进一步了解，进而做出正确的抉择。因此，要采取一系列措施来改善档案行政管理工作，提高工作效率。随着社会经济的演变，目前的档案管理模式中尚未解决的问题也在不断变化，加大了问题解决的困难。在诸多问题中，收集资料的不完善、责任不明确成为最主要的矛盾。要想彻底地改善局面，要学会从多方面角度思考、解决矛盾，强化工作人员的职业素养，落实工作人员的责任，加快管理模式的成功转变，促进档案管理事业的长远进行。
参考文献：
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