广州市自来水公司510600
摘要：如今各单位随着社会现代化的发展而大力推进“无纸化”办公，这也让档案的管理方式发生很大变化，越来越多的办公方式选择了电子文件，这种变化也让档案管理工作人员面对更多电子档案。本文根据工程档案管理存在的问题，对当前档案管理面临的一些问题进行探讨。
关键词：工程；档案管理；信息化；
1工程档案管理存在的问题
1.1档案管理信息化的管理体系不完善
自来水公司档案管理信息化的管理体系不完善也是档案管理信息化建设中的重要问题。一方面，档案信息化管理中没有完善的质量控制及标准体系，导致档案信息化管理的效果不能够得到有效的检验，无法实现其应有的效果；另一方面，档案管理信息化建设中缺乏有效的开发利用体系。导致对档案的管理不到位，无法有效的进行信息的检索及信息化管理的发展方向。
1.2档案管理软件不统一
现我公司各部门使用的档案管理软件也存在不统一的情况，缺少一个统一的档案信息管理软件系统，而且各部门各自开发的软件不能很好的兼容和互补，导致大大浪费公司的人力和物力资源，而且因为系统不兼容所以不适用于文件检索也就不能快速查找各种所需的档案资料信息。貌似各部门都有做档案信息保存的工作，但是在外单位或者领导查阅时会出现各系统不能互调和档案信息单一不齐全的情况，这影响了档案管理的信息化建设。
1.3档案资料信息不全面
自来水公司档案资料必须做到严谨、规范和准确，然而许多基层部门并不重视档案资料的搜集和整理，提供的档案资料以图方便为原则，业务记录填写准确度低，原始文书档案的数据有较为缺失，档案资料信息很不全面。特别是管网档案的测量数据档案资料。2007年后公司加强了管线工程测量数据管理，要求组织区所管网档案组对管网工程数据管理采取了分段三步动态录入机制，虽然更新了机制但报建工程仍存在报测不及时和测量不准问题。特别是坐标位置的准确性还取决于工程是否及时报测和城规院测量的准确性。其中，由于对迁改、道扩以及装表等代装工程缺乏有效的措施，该部分工程仍存在验收通水后报测不及时，甚至不报测的情况，导致城规院测量数据不及时和缺失的现象。此外，测量数据也存在不准确的可能。由于工程试压验收后接驳通水前由施工单位向城规院提出测量申请，一般情况下测量大队会在7个工作日后才到场测量，因此基本上无法在工程覆土前测量，而是根据规划批文图纸结合施工单位带测及探管后测量所得。对于验收后报测长时间滞后的工程，就有可能存在测量数据不准确的可能。我们在日常核对测量数据时，也曾发现城规院测量数据存在不准的情况。
1.4档案管理信息化程度不高
自来水总公司业务范围大，完整的档案信息能记录下公司负责的地下管网信息、设备信息、用户信息，为公司业务的顺利展开提供准确的信息参考，所以档案管理必须提高效率和服务水平。然而公司的档案管理信息化水平相对较低，很多档案管理仍然依靠传统的纸质档案和手工管理，档案收集整理、档案保管编研以及档案的统计利用过程出现步骤繁琐、人工失误率高等效率低下等问题，而且许多宝贵的公司工程设计图纸等由于保管条件有限而逐步老化遗失。
2工程档案管理信息化内容分析
2.1建立完善的档案信息化管理体系
建立完善的档案信息化管理体系是开展相关工作的基础。首先，要建立完善的质量标准体系，对档案信息化管理的工作标准及目标要求进行明确的规定，以保障档案信息化管理能够有方向的指导和必要的约束。其次，建立完善的开发利用体系，对档案资料的存储及信息咨询服务等一系列流程进行有效的规范，开发有效的信息技术及检索工具，提高信息化管理的技术水平，从而在有效实现信息化管理的基础上实现档案的科学化管理。
2.2建立稳定可靠的核心数据交换中心
通过对各个业务环节信息数据的实时全面采集和发送，实现企业运营信息的集中存储，形成一个信息共享体，带动整个业务流程运作顺畅，保证决策管理系统对各个业务环节的监控和指挥。
（1）客户服务中心系统。客户服务中心系统是自来水公司工作的枢纽，包括业务咨询、信息查询、业务申报受理、业务投诉受理、用户服务热线等。客户服务中心以用户基本信息数据库为基础对每一个自来水用户建立一组档案，记录着用户开户之日起到目前的所有情况。这个系统包括用户报装管理系统、自来水表管理系统和热线服务管理系统。
（2）营业收费管理系统。
营业收费管理系统是自来水用户基本数据库的主要数据来源。营业收费管理信息系统包括抄表、收费、与银行间代收水费数据处理。这些数据可以为城市自来水规划、城市自来水管网数学模型以及自来水企业各有关管理部门和各有关上级领导决策部门工作提供资料支撑和参考依据，从而更好地为城市居民提供用水资源服务。
（3）GIS系统
GIS系统包括自来水管网运行管理、维护等，注重对户外工作现场的GIS应用支持。基于ESRI的ArcGIS基础上建立M/S体系的GIS应用，可以有效解决在户外现场的工作需求以及现场指挥对GIS的需求，提高自来水公司现场数据采集速度、提高应急反应的处理效率。
2.3加强管网档案资料的收集归档工作完善测量数据归档工作。
（1）加强30米以下、DN50以下工程的验收规范
对于管道长度少于30米的工程，加强验收规范，区所GIS资料人员必须参加现场验收工作，要求施工单位形成完整有效的档案资料，作为管线录入GIS系统的依据。对于DN50以下装表工程，建议公司加强设计规范，完善相关工程施工和验收资料，同时加强验收规范，区所GIS资料人员必须参加现场验收。
（2）继续落实资料分段接收制度
考虑到工程的阶段性，公司应该继续落实资料分段接收制度，保证每一工程在相应的工程节点后能及时收集到相应的档案资料，以防日后施工单位不提交资料，公司也有部分相关档案资料存档。
（3）强化工程管理及时接收测量数据
工程资料质量，很大程度取决于工程管理。因此，建议强化项目负责人责任制，负责协调统筹工程的各个环节，加强内部沟通，重视工程资料管理，建立资料质量与工程质量并重的观念，各个环节把关，才能确保工程建设、验收、资料归档等环节的完成。完成工程后由责任人负责跟进追踪测量数据，及时跟进数据返回到公司并可以准确录入GIS系统。这样数据档案的准确性就可以得到保证。
2.4电子文件的收集和积累工作
电子文件是未来档案最主要的来源。以前，各部门只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求自来水公司各部门实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案信息中心。这样既推进了自来水公司档案室的电子化进程，又节省了建立数据库的工作量。
2.5档案资料的数字化和网络化，
信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。如果有足够的资金购买充足的设备，就能按照自身要求构建网络实体。如公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案，其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对，公司对该设备的运行情况就有全面的了解。
3加强工程档案管理信息化措施
3.1完善档案管理制度
自来水公司的业务复杂，工作零散琐碎，其档案管理是一项长期的、零散的且十分重要的工作。公司档案管理要形成档案管理制度，对归档的内容，时间，相关责任人，档案提交和查阅方式，档案借阅和安全保密制度进行规范管理。各级管理人员要重视档案的管理工作，随着工作的进展同步形成业务档案资料，按照“形成规范、真实齐全、整理及时、分类有序”的原则形成文件、档案资料。
3.2提高档案管理的使用效率
随着城市供水规模的不断扩大，自来水公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考，例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料，这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考，从而节约设计工期，提高工效，从而提高了档案管理的使用效率。
3.3加强档案安全管理
加强自来水公司的档案安全管理，由于公司开始加快了档案管理的信息化建设，在这个过程中需要我们注意提高档案网络管理的安全性。自来水公司的档案中有很多纸质文档，具有重要价值，一般保存时间比较长久，这些档案的现场管理要做好防水、防火、防潮等安全防范工作，要做到事无巨细、百无疏漏。
4.结语
综上所述，工程档案管理是公司管理工作的重要组成部分，因此，自来水公司应重视档案管理工作，采用现代电子信息管理手段，提高档案利用率，增强档案应用价值，集中管理数据，形成档案综合管理信息平台，不断提高服务水平和服务效率。
参考文献：
[l]刘永启，何宗宜.档案数据采集与信息管理系统建设[J].中国给水排水，2015，（12）.25-26
[2]张力佳，档案管理信息系统原理与应用[J].中国给水排水，2016，（05）.221-222