广州市城市规划勘测设计研究院510060
摘要：由于社会的不断进步，人们的日常生活质量的越来越高，网络开始普及到大家的生活中，信息技术同样逐渐得到推广，社会的各种领域得到极大发展并慢慢走向信息化。信息化建设的工作已经成为各种企业单位一项不可或缺的重要领域。档案资料的信息化将促进我国企业部门合理建设利用档案信息，本文将以讨论档案信息化的建设和管理为中心展开论述。
关键词：档案的信息化；技术管理；建设和发展
在科技的的蓬勃发展下，信息技术已广泛投入应用并为大家所认可。在我国信息技术普及的过程中，档案管理已全面开始应用信息化技术并加强相关建设工作，已取得良好的效果。所以档案馆信息化的建设势在必行。现如今，档案的管理建设模式开始由传统向现代化改变，并逐渐成为我们书面记录的信息数量记录。当有关单位需要管理档案时，信息化技术的应用更大大降低我们的工作难度和工作量，比传统的管理更加出色，它可以进一步完善统计的档案数据，并合理利用信息。档案管理信息化的变革虽然无法阻挡，但是在这个过程中，还存在着某些问题，但只有当我们要正视和解决这些问题时，档案信息化的建设才会有更高的水平，才能实现质的变化。
1建设信息化档案管理重要意义
档案信息管理由国家档案管理部门根据档案自身的具体情况设置，这是未来档案管理成长的主要路线。案例信息管理和信息技术不断发展，应用信息技术进行文件管理是非常重要的，因为这样可以提高文件管理的效率，从而文件可以存储比纸质记录更多的信息。利用信息技术创新，提高档案管理的效率，利用内部的资源可以集中档案，进一步合理分配，可以合理使用人员，并能建立不同的指标实施标准规范的档案资料。主要分为四个部分：档案管理规范化、档案资源信息化、管理手段现代化、档案保护现代化。
档案管理工作中的一部分信息资源可以经过发达的的信息技术和科学技术组织起来，实现信息的接受和传递，资源的共享已经变成现实。在科技发展日益壮大的今天，我国现代档案管理模式与传统的档案管理方式有很大的差异。我国传统的档案管理利用纸质档案来记录档案信息，该方法不易保存，工作量大，后期的工作也不便进行查询。在工作中的实际效果没有达到预期。相比之下我们的现代档案信息管理的手段几乎都通过使用电子信息来记录我们需要的档案信息。这样，我们的档案信息不仅可以得到完全保存，而且可以再利用已有信息进行再加工，提取有利于生产工作的信息，进一步将企业的工作效率提高，有利于未来工作中的信息交流，让我们的信息传输速度和信息的安全得到了保障。
2档案信息化建设及档案管理工作中出现的问题
2.1低水平的档案管理标准化
在我国，档案管理工作仍存在诸多不足，使得我国部分工作部门在档案管理规范化、准确性等方面工作还需进一步完善。除此此外，档案管理工作在企业中经常被视为生产环节的末端而不被重视，缺乏控制管理手段，这给档案管理和档案信息建设带来了一定的阻力，在一些特别落后的地区更是缺乏应有的关注。这几项原因严重地阻碍了我们统一建设信息资源，同时也阻挡了我国的管理工作达到更高的水平。
2.2研究资金不够
在档案信息管理工作中，没有足够的资金支持，工作无法进行。专业素质的提高已经无法满足发展需求，我们还要加强硬件设备，给档案信息的建设创造出较好的工作氛围，大幅提高该方面工作建设。但目前，在信息化的发展和建设中，相关单位的档案信息管理经费严重不足，大部分都是硬件设备出现的问题，没有足够先进的设备，即使有很强的专业素养，也还是会给档案的管理工作带来一些影响。
2.3档案管理的信息化未引起足够的关注
许多企事业单位对建设档案管理信息化的认识不高，他们的认知仅仅是片面的、不完整的。同时，相关的工作建设也没有引起更多的关注。这从侧面反映出我国的企业部门对档案管理的信息化管理缺乏认识，缺乏对企业内部监督的认识，这样导致了档案信息管理相关工作进展乏力，档案管理工作的进程被严重阻滞，给我们信息化管理带来了一个严重的问题。
2.4缺少专业化人才
档案的管理信息化建设需要大量的专业型人才，缺乏的专业人员不仅需要掌握大量的专业方面知识、扎实的技术基础，而且必须有对应的业务素质和工作经验，以便于结合现状更好的开展档案管理相关工作。但我国档案管理专业信息管理人员少，业务素质不高，工作经验不足，所以档案管理工作的质量水平并不乐观，档案信息建设应提上议事日程。
3促进档案管理及档案信息化建设的方案
3.1加强档案管理工作的规范性和标准性
目前在中国，档案管理仍然存在诸多问题，如信息管理系统建设的标准化水平低、建设体系不够完整。统一的工作规范化标准需要建立在信息建设和档案管理的具体工作过程中，不仅可以保证档案管理的质量，而且有助于提高企业资源的利用率。事实上，在将文本翻译成数字信息的过程中，技术人员不仅要做表面上的工作，还要制定有利于生产工作的检索标签信息，与档案一并存档并存储起来。我们应该把工作的每一部分都细化。只有这样，才能防止档案管理和信息化建设的实施在今后的工作中出现一系列问题。
3.2加强档案管理基础设施建设
如前文所述，我们必须首先提高对档案管理信息化的理解和认识，并开始重视这项工作。而且需要提供更多的资金，以确保我们的硬件设施足够的完善，来保证工作以合理有序的方式进行。同时，为了保证软硬件等基础设施能够正常的运行，还应该引进先进的科学技术，加强对计算机网络的建设，由此建立出一个完整的体系，全方位实施资源的共享。
3.3增强档案管理信息化建设的认知
同时，企业要积极开展教育培训和调研，让员工更多的了解这种技术，使员工充分认识到信息管理信息化建设的地位和重要意义，了解信息技术的强大之处以及给我们的社会发展和效率带来的好处，同时汲取一线员工的使用反馈，不断改进和完善技术，真正助力企业的经营发展。除此之外，相关部门和单位的管理层和领导干部要不断提高自己的责任和意识，选择有效方法和措施，将责任制建立完善并融入我们的档案管理，建立高效有序的信息档案馆，加强推广档案信息工作的建设，实现各大企业的档案信息化建设。
4大量培养档案管理信息化建设的专业人才
在建设档案管理信息化的过程中，对专业工作人员的需求是巨大的。开展这项工作时，我们需要他们提供建议，需要他们的专业技术思想和专业素质。但是，就目前的水平而言，高级技术型人员越来越少，可用于从事文件管理的人才不够，所有的技术人员专业素养需要尽快得到提高。因此，引进大量档案管理信息化的建设专业人才是各个企业部门的当务之急。逐步壮大档案管理信息化建设的工作队伍，加强对相关人员的管理，是当前建设档案管理信息化所不可缺少的。
5结束语
随着档案管理信息化日益受到重视，许多地方的档案管理部门也在为信息管理的实现做准备。然而，由于我国档案管理信息技术能力的不够成熟，导致了当前我国档案管理信息化依然有所欠缺，也暴露出我们该方面存在的许多不足之处。我们相信，在信息技术的不断进步发展和政府的倾力支持下，我们将会拥有足够的专业技术性人才，我们也将解决信息技术建设和管理中的各种问题。因此在不久的将来所有问题都将得到解决，档案信息管理系统的建设将引领中国走向全世界。无论在我们面前阻碍信息管理信息的建设多么困难，无论文件建设管理多么艰难，只要跟随党和国家的脚步，我们的面对的诸多问题将得到解决，我们的信息化技术将取得喜人的成果。
参考文献：
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