张华（白山市宾馆吉林白山134300）
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：41-1413（2011）10-0000-01
摘要：随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，档案工作的特点也有了新的变化，因此提高档案干部队伍的综合素质水平做好保密，操作规范化等也更加重要。
关键词：档案管理；素质；保密；规范化
档案工作必须在党的领导下遵循“为人民服务、为社会服务”的宗旨，坚持以马列主义、毛泽东思想和邓小平理论以及“三个代表”重要思想为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观，坚持正确的政治方向，执行党关于档案开放、开发、公布与利用的方针、政策、法规，坚持以社会利益为最高利益的原则实现档案工作社会效益和经济效益的最大统一，确保党和国家秘密的安全，维护安定团结，政治上同党中央保持高度一致，使档案工作的服务职能有一个正确的政治定位。我们在工作中如何做好此项工作，我认为应该注意以下几个问题。
一、提高档案管理服务人员的综合素质
随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，档案工作的特点也有了新的变化，因此提高档案干部队伍的综合素质水平也更加重要。首先是提高档案人员的政治理论水平政治态度及职业道德。其次是提高档案人员的业务素质。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作酌理论与实践。
另外随着社会的发展，科学技术的进步，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各级领导要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，发挥他们的聪明才智，大胆启用。
二、做好档案保管过程中的保密工作
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
要贯彻落实《保密法》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。第一做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。第二做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。第三做好档案开放前的基础工作。提高开放档案案卷的内在质量，建立健全档号，编制检索工具，准备好副本。
三、档案管理操作流程要严格规范化
档案管理中，档案的归档和借阅都有严格的规范要求。档案管理通常包括档案的收集、整理、排架、保管、统计、提供利用和鉴定销毁。
(1)文件的收集工作。现代企业的档案管理人员已经不同于传统企业档案员，他们已经不再是“看堆守摊”的库房管理工。他们要有责任心和使命感，关注本企业有归档责任的部门在工作中对有价值的文件材料的收集和积累情况，定期指导其按规定对有价值的文件材料进行收集、积累、整理和归档，避免重要资料在归档前就丢失和损毁。同时要时刻关注社会的进步、企业的发展、企业内部部门职能的拓展、先进的技术和先进的管理方式方法在本企业的应用等客观情况，档案管理人员要有较强的职业敏感度，及时掌握信息并适时调整归档范围，尤其是计算机技术的广泛应用，许多企业使用或准备使用ERP管理模式(ERP---EnterpriseResourcePlanning，企业资源计划系统，是指建立在信息技术基础上，对企业的所有资源包括物流、资金流、信息流、人力资源等进行整合集成管理，采用信息化手段实现企业供销链管理，从而达到对供应链上的每一环节实现科学管理。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）；三大系统集成一体，加之现代对人力资源的重视，就构成了ERP系统的基本模块。商通ERP系统将各个模块细化，拆分，形成相对独立又可无缝衔接的软件系统，使得不同规模的企业可根据需要自由组合，让企业的资源得到最优化配置），系统形成的一些数据一旦丢失就不再生，档案管理人员要加强对归档责任部门的档案资源形成过程的控制和保护指导，避免因重要资料、资源的遗失给企业造成不可挽回的损失。
(2)文件整理。档案移交到档案部门后，档案工作者要按照行业或专业标准对归档文件进行整编，编目、装订、著录、排架，完成从文件到档案“身份”的转换，并使其具备借阅条件。
档案整理工作包括分类、整编、编目等。文件材料、数据归档后就进入档案管理工作范围内。档案整理的好与坏，完全依赖档案人员的责任心和业务能力。其中档案分类工作很重要。档案分类应根据行业或专业的规定进行。不同行业有不同的分类标准。分类正确会为今后提供利用档案时检索该档案提供可靠地保证，是有效防止漏检的基础。
(3)档案保管期限的确认。不同行业的档案保管期限的划分也很不一致。国家行政管理部门和企业都有相应的管理规范。档案管理部门要按照专业或行业规范严格管理。
(4)档案保护。档案应保持清洁，依规定定期进行档案翻扫。有效防止灰尘、霉虫对档案的损毁，确保档案安全保管。档案库房要做好温湿度控制，确保档案寿命。同时要注意纸质载体档案与其他载体档案保管条件的差异，分库保管为好。
(5)企业档案统计工作。企业档案管理规定要求国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。所以档案统计工作不是可有可无的。
(6)档案的借阅管理。一般档案借阅时间最好以一周为限，特殊情况可予以延长，调卷人员对借阅审批单要严格审查，按照审批单相关内容履行借阅职能。对在借阅工过程中损毁的档案要及时通知有关人员修复并按照工作程序进行处理。
(7)鉴定销毁工作。保存期满时，应履行相应的鉴定程序，对确实不具有保存价值的档案予以销毁。销毁前要编制销毁清册并履行相应的审批手续方可销毁，销毁清册标注销毁日期并永久保管。档案资源是不再生资源，所以档案鉴定销毁工作一定要严密组织慎重执行。