朱书娟
天津市津能工程管理有限公司天津300384
摘要：档案管理工作过程中，档案的保存管理相对较为容易，但是在档案管理利用中则存在一定难度，因此在企业档案管理中，除了要实现档案的信息化管理外，企业还应当重视培养专业的档案信息管理人才，以及加强档案管理工作中的细节管理。本文基于信息化社会的发展背景，首先分析企业档案管理中存在的问题，进而提出了针对性的应对策略。
关键词：企业；档案管理；档案信息
引言
档案是伴随我们一生的东西。其为人类的发展做了真实的历史记录。更重要的是档案还为公民保存了更有价值的信息资料，例如政府、社会上的组织、企业及公民在社会活动中所产生的劳动价值，这些都被档案所记录。随着新时代的知识经济发展，档案工作者必须清楚地认识现在的社会发展形势，结合实践，勇于创新，将档案管理通过互联网等信息技术相结合，这样不仅能提高企业档案管理工作的质量，还能提高其认可度及满意度。
1做好企业档案管理工作对企业的影响
档案管理工作是能够推动企业向前发展的重要资源，也是提高企业管理质量的先决条件。档案管理对于企业的健康和安全发展也是一个基础上的管理，企业档案主要是记录企业的发展历程。例如企业的管理与经营、技术的开发以及产品的开发凭证等，这些都离不开企业原始和现有的供销、人物等基础性条件的确凿数据。就个人而言，档案的意义是每个人在学习和工作中的重要依据，而作为档案的管理人员要正确认识其重要性，并进一步加强档案的监管力度，科学并且规范地整理档案，才能促使档案发挥其有效作用。因为档案的准确与否，关乎所有人员的发展，因此所有人员都应该重视起来。
做好企业档案管理工作还能提高企业信誉额度，信誉对企业来说是一种无形的资产。现如今社会讲究的是诚信，人们也越来越重视，特别是在各个企业及经济市场，企业信誉关系着企业的成败。在这个充满竞争的社会中，不管是正在工作还是在找工作的人，首先考虑的就是企业的信誉度，其原因是关乎着市场及人员的发展前景，如果信誉额度上去了，那么工作人员的积极性也就调动起来了，在无形之中就提高了对工作的信心。因此，做好企业档案管理工作已经成为企业发展的核心力量，在提高企业信誉度的同时帮助企业、员工走向成功。
2企业档案管理存在的问题
2.1创新意识缺失
目前阶段，仍存在诸多企业未正确认知企业发展和档案管理工作间存在的紧密联系，致使档案管理资源配置严重不足，一味强调经济效益的提升，而忽视了为档案管理工作提供必要的设备支持，致使管理工作的条件不理想且环境质量不高。长此以往，企业档案管理与其发展的不协调问题也逐渐突显出来。这样一来，档案管理就无法在这一环境当中实现全面创新，严重制约了信息化管理的发展。
2.2企业档案信息化管理基础建设问题
企业档案信息化管理基础建设问题主要表现在以下几个方面。第一，在企业开展档案信息化管理的过程中，对于基础性档案信息的管理方面，数字化管理水平亟待加强，且在信息系统中存在大量的存量类数据，并没有实施统一化信息管理。第二，在档案管理工作的开展中，管理层对于企业档案管理标准也存在诸多的不统一，经常出现朝令夕改的情况，最终导致信息化管理工作的重复性建设，在管理过程中也没有制定统一的标准，导致无法有效利用相关信息，从而会影响档案信息管理质量。第三，档案信息管理系统存在重复性建设问题，在管理工作开展中经常更换，在管理工作人员还没有适应一个数字化管理系统时，又采用了另一个信息化管理系统，导致基础管理资源的严重浪费。
2.3档案管理方式落后
档案管理的方式跟不上现在的社会发展，比较落后。由于受旧思想的约束，有些档案在收集、整理、归纳等方面的规章制度没有健全，文件整理、归档、统计等相关环节，还在采用手工操作方式，这样都是比较落后的。
3解决企业档案管理问题的策略
3.1加强对档案管理工作的领导能力，提高认识
企业档案的发展不能光看眼前的实施方案，一定要做出长远的规划方案和近期实施方案，建立各项规则制度，改善企业档案管理条件，要将档案室、查阅室及办公室三者清楚分明。现在的档案管理工作做得还是有点欠缺，不能完成企业的全面发展，对企业的发展前景造成了堵塞。在此，要想企业整体得到提升，就必须找到关键点。例如，加大企业的硬件设施，提高档案管理质量，制定明确的档案管理要求，如对分类号进行统一，保证正确检索；用关键词标明，对查找条件进行简化，使其更加方便。同时还要加强领导并提高认知能力，这就需要档案管理人员提高运用信息技术的水平，总结各级档案人员的知识框架体系，提高工作效率和工作能力，以便更好地为他人服务。
3.2工作人员素养的有效提高
对工作人员选择的过程中，不应只将经济成本作为衡量的标准，而是要注重对其能力以及素养的考核。在现代社会中，教育系统明显升级，并且逐渐形成和工作相对应的专业学科，为这一岗位提供了大量的优秀工作人员。在这种情况下，对工作人员选择方面，一定要保证其具有较强的专业能力，为团队能力的不断增强提供保障。而日常工作开展过程中，应定期开展培训活动，为工作人员整体素养的提升奠定坚实的基础。社会始终处于变化与发展的状态，所以管理工作也需要与时俱进地创新发展。传统的管理思想与措施已经难以与时代发展趋势相适应，因而要想实现全面发展，就必须贯彻落实档案工作，实现创新性发展。
3.3统一档案管理工作标准
创建档案管理系统，将传统的纸质管理变为网络管理，使档案管理变为一个信息传输中心，对每一份档案的管理不再是传统的以案卷为单位进行管理，而是以每份为单位进行管理。所以企业有必要利用信息技术创建科学、合理的电子档案管理制度，并且统一档案管理工作标准，使档案保管的价值最大化，使查找档案及阅读档案更加方便、快捷、完整。第一，统一档案管理系统、数据格式结构、档案著录格式。创建档案管理信息系统，使所有档案的运作都根据此系统进行运作，每一份档案都要经过档案管理信息系统进行控制、查阅、传递和归档，对档案进行全程跟踪。第二，运用信息技术创建统一的计算机管理系统。档案管理工作人员可以利用信息技术将档案信息输入系统中，每产生一份文件，都要经过一系列的过程对其进行著录，使每个环节都可以根据流程正常开展，从而创建一个统一的计算机管理系统。
3.4建设数字档案管理平台
为适应大量电子文件的归档要求，应建立一个具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能的数字档案管理平台。运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。在信息化大发展的趋势下建设以电子档案管理和利用为重心的数字化档案管理系统，提升档案管理水平和档案利用效率，切实发挥档案资源的价值。不仅通过专题库形式整合档案信息，而且从利用需求出发，深入挖掘档案资源的价值，为科研生产提供借鉴参考。通过档案整编功能加强档案的编研工作，进一步提高档案开发利用价值。
结语
随着市场竞争的日益激烈，越来越多的企业开始认识到档案管理工作的重要性，在发展中开始重视档案管理工作，并将档案管理信息化提上日程。由此本文针对企业档案管理工作中存在的问题展开分析，并提出了针对性的应对策略，希望能够为企业开展档案管理工作提供借鉴。
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[2]周亚宁.论有效提高企业档案管理工作［J］.科技与企业，2013（7）：36.
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