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摘要：科技在飞速发展,计算机信息处理技术已被应用在众多领域中,在档案信息化进程中应用计算机信息处理技术,不仅能够提升档案管理的工作效率,缩短了整体的工作时间,让档案管理工作能够迅速、有效进行,还提高了档案的利用率。基于此,文章对计算机信息处理技术在档案信息化进程中的应用展开分析和探讨。
关键词：档案信息化；计算机信息处理技术；技术应用
引言
随着我国科学技术的迅速发展,计算机信息技术在各个行业和领域中都有广泛应用,人们对信息化技术的依赖程度也越来越高。档案事业是我国经济社会发展过程中的重要内容之一,无论是企业还是事业单位,档案管理都至关重要,信息化建设是信息化技术与档案事业相互融合发展得到的结果,以计算机信息处理技术为基础,以档案资源数字化管理为方向,对档案信息资源进行科学化管理,促进档案共享,提高档案管理水平。
1档案信息化建设中计算机信息处理技术的重要性
档案信息化建设必须依靠现有的科技发展水平为基础,将档案信息化建设等资源和信息与科技水平、信息化结合起来。要想提高我们对于信息资源的充分利用的程度,我们必须实现档案信息化建设信息管理的一体化发展,加强对于信息资源的整合和利用,集中我们的科技水平,将科技水平与管理水平结合起来,提高我们对于信息资源的利用。
档案等作为我们生活中重要的信息来源,对于我们日常生活具有十分重大的影响,这些信息资源可以调剂我们的生活,让我们的生活变得更加多姿多彩,有利于加强我们社会的稳定和和谐。档案等信息资源需要我们进行收集归纳和整理,提高我们对于档案管理的工作效率和管理水平,加强我们对于档案等电子技术的管理。
国家方面对于加强档案资源的一体化管理也是十分重视的,立足于档案情报等信息资源的发展角度,大力支持档案信息资源的一体化管理,实现资源的合理配置,优化管理组织结构,大力发展信息资源的共享情况,实现信息资源的有效利用和发展。
档案情报等信息化资源对于我们的国民生活有着巨大的影响,在我们日常生活中,这些信息资源可以给我们的生活带来很多有用的、可利用的信息,我们可以利用这些资源和信息来做我们的工作或者一些事情,可以给我们的生活带来很大的惊喜。
2档案信息化建设现状
2.1档案信息化建设逐渐普及
在信息时代背景下,我国各个地区对档案信息化建设的重视程度也不断提高,而且相关部门加强了对档案信息化建设的规划,档案信息化建设质量不断提升,当前各个企事业单位都加强了对档案信息化建设的认知,档案信息化建设不断普及化,有效提高了档案信息化建设的整体水平,而且这些档案信息的共享程度也越来越高,在相关部门的档案信息网站中可以搜索到完整的档案信息。
2.2档案信息化环境逐渐完善
档案信息化的环境包括很多方面,比如硬件环境、软件环境、人力资源等方面,每一个部分都直接影响档案信息化建设工作的顺利开展。从硬件角度来讲,越来越多单位完善了档案信息化建设的硬件设施,比如计算机设备、互联网设备、通信设备等,构成了一套比较完整的档案信息网站和局域网络,从软件角度来讲,政府加强档案信息化管理政策和方法的改进,各个部门的档案信息化意识也得到强化,为我国档案信息化建设提供了有利支持。与此同时,在档案信息化建设过程中,档案信息资源结构也逐渐改善,而且在人才培养方面取得一定成绩,为档案信息化建设提供了更多支持。
3计算机信息处理技术在档案信息化进程中的应用
3.1档案信息化系统的运用
在信息化时代中,每天都会产生大量数据,随着数据量的逐日增加,档案管理工作变得特别繁重,除了必要的档案信息外,还需要对一些文本、图像、音频及视频等相关文件进行整理归档,致使档案信息的收录范围不断发生变化,长此以往,通过人工的方式来进行档案管理是无法满足当下发展需要的。使用档案信息化系统能够从根本上帮助档案管理工作人员提升管理工作效率,降低工作时间,减轻档案管理人员工作压力的同时,也能够将更多的信息资源充分地利用起来,实现信息资源的共享,从而提高了信息资源的利用率。
3.2专网专用,专人管理
档案管理部门进行日常管理工作中,同一单位所使用的管理软件必须一致,统一档案的录入、查询以及数据的录入格式,便于与其他部门进行交流与共享。也要尽量减少数据不能正确读取、修改以及查询检索等问题的出现。
对档案管理部门的员工进行不定期的培训,使他们各司其职、尽其所能。针对于不同的档案类别采取建立不同管理系统的方式,例如对党政机关、媒体影响、会计等不同类别,建立不同类别的管理与归档制度,并由专门的人员负责管理,对于不同系统中的访问权限、操作口令、数据备份等方面的内容要进行统一化管理,保证在审阅资料库时能够畅通,不同类别的档案系统之间可以有效的相互调用。
3.3为档案信息化系统提供数据完整性保护
在档案信息化工作中,信息之间并非独立,而是存在相应的逻辑关系,当数据录入到计算机后,就会进入数据库中,形成数据库与数据库、数据表、数据字段之间的管理,通过利用档案信息化系统程序能够将这些逻辑关系迅速调动起来,因此,档案管理人员要了解数据的不同逻辑关系,以便于在软件出现问题时,及时检查并处理问题。由于计算机软件也存在漏洞,因此,当计算机病毒、木马等破坏性程序攻击软件时,往往会导致档案信息化系统的处理过程发生中断,出现数据不完整或偏移的情况,如果档案管理人员不了解软件设计结构与数据库间的关系,无法对软件进行有效的维护并及时处理故障。
3.4对数据进行定期防护与监控,避免重大事故产生
由于网络具有开放性,因此,面对纷繁复杂的网络环境,信息数据非常脆弱,在众多外界不法分子的攻击和破坏之下,要定期对当前数据采取保护措施,并对档案信息化系统进行实时的监控。
定期的数据保护可以通过对档案信息化系统的数据进行及时的复制、备份等操作,并且通过档案信息化系统来定时备份,保证档案信息化系统的数据能够及时得到保存,或通过磁盘、U盘或者是云盘等方式将备份好的数据上传以备不时之需。另外,也可以在日常的档案信息管理工作过程当中,利用计算机信息处理技术监控档案信息化系统的运行状态,保证档案信息化系统正常运行,例如定期修改加密密码、设置杀毒软件、防火墙等方式。
结语
综上所述，计算机技术对档案信息化管理具有重要意义，不仅能够提高企业档案信息管理的水平，还能为企业创造更多的经济效益，促进企业的持续发展。在实际的工作过程中，相关工作人员应该从实际出发，将企业档案信息管理工作和计算机技术进行融合，不断对传统的档案信息管理方式进行创新，才能达到良好的效果。
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