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摘要：随着信息时代的到来，我国国有企业在本单位建立了一种新的人事档案管理模式，即电子人事档案管理模式。然而，现有的研究还没有系统地探讨国有企业人事档案电子化管理模式的优势、风险及防范措施，因此，我们应加大对人事档案电子化管理模式的研究分析，不仅有助于我国国有企业推进单位人事档案的电子化管理。而且也为国有企业人事档案管理部门防范和控制电子人事档案管理风险提供了一定的参考。
关键词：人事档案；电子化管理；优势
引言
目前，我国国有企业开始实行人事档案电子化管理，这不仅符合当前社会的发展趋势，而且也为人事信息管理提供便捷。但众所周知，电子信息是一把双刃剑，有利有弊，需要我们合理应用，并将风险问题及时防控起来，本文主要针对电子化管理的优势、风险以及风险防范提供有效策略，希望对今后人事电子化档案管理有所帮助。
1国企人事档案电子化管理优势
作为国有企业，其企业员工数量较多，传统的人事管理模式较为困难，因此，我们需要改变传统的管理模式，引进现代化网络管理技术，与传统的纸质手工管理模式相比，数据计算、存储和信息管理采用现代电子管理模式。信息查询和阅读、工作效率和质量有很多优点[1]。
1.1易于分类和保存
与传统的纸质手工采集、分类、存储不同，采用现代电子管理可以将信息自动化，采集、分类数据更快速。专业的网路程序员根据人事档案管理部门的需求设计出档案管理平台，以供管理人员操作，后期维护工作也由程序员来负责，以确保人事档案管理工作有序进行[2]。通过人事档案管理平台来管理企业工作人员可以便捷的对相关信息进行采集、存储等。此外，由于电子数据比人脑或纸质文档占据更多的记忆，只要它们采用"一键保管"的方法，就可以做到随时保存的功能。不仅如此，程序员还可以预先设计一个具有自动数据保存功能的系统，从而避免人事档案管理人员忘记保存的问题出现。
1.2快速直观的查询和阅读信息
传统的人事档案管理过程中，主要以纸质的形式，将员工信息记录在册，这种管理模式很难快速查询员工的基本信息，当企业员工过多的情况下，查询某一员工的档案会造成时间成本的浪费[3]。而电子化的人事档案管理模式可以通过搜索框快速查询，并且可以多个窗口展示员工的信息，从而直观的比较员工之间的不同技能。此外，还可以通过图表等方式直观地将查询到的信息显示在查询者面前。
1.3在降低成本的同时，提高工作效率和质量
与传统的人事档案管理模式相比，在输入、整理、分类、存取、计算、存储等方面，电子化人事档案管理具有相对明显优势，他不仅可以减少人工成本的浪费，为档案管理人员节省时间和精力，而且对工作效率提高有很大的帮助。不仅如此，只要建立人事档案电子管理系统，可以对信息反复应用。此外，与人与人之间的信息传输方式不同，电子人事档案管理方式还可以借助U盘、云空间等外部媒体，同时实现一对多的数据平台。近年来，不同类型的国有企业都在大力投资建设局域网和人事档案外联网。
2国企人事档案电子化管理风险
一般来说，人事档案所涉及的信息不仅与员工的个人隐私有关（包括姓名、出身、国籍、学历、出生日期、家庭状况、政治表现、社会关系、爱好甚至更详细的个人档案），而且国有企业的核心竞争力（即人力资源结构）[4]。正是因为人事档案的重要性，他们的管理才是重要的，需要防范各种网络。然而，在我国国有企业实行人事档案电子化管理模式时，物理网络、外网两个层次仍然存在着许多潜在的安全风险。
2.1物理网络安全风险
物理网络安全风险主要是存在于网络硬件设备中，比如在网络设备安全运行中受到自然因素、人为因素等不可抗力的危害，地震或泥石流等自然灾害使得人事档案管理的网络硬件设施损毁，而突然停电等人为因素的危害会对电力系统造成损害或数据丢失。存储人员档案的电子管理设施和设备；以及其他因素影响网络安全。除上述两个或其他因素外，如网络硬件设施损坏、网络软件系统崩溃、案例文件数据丢失和泄漏风险。
2.2外部网络安全风险
一般来说，国有企业内部网络将明确规定公司网络不允许对外连接，避免企业内部人员档案泄露。但是，由于企业内部大多数员工都有独立拨号上网的权利，很难保证企业所有员工严格执行非外部网络的规章制度。内部网操作系统（如Windows系统）可能存在系统漏洞。如果没有安全或安全不足，或遇到计算机专家，黑客等网络高手，国有企业选择的网络操作系统可能会被病毒侵入，导致人员档案信息被盗或丢失。此外，如果国有企业的内部网络允许外部连接，如果没有足够的安全防范措施和安全保障措施，人员档案的安全风险将更大，也就是说，包括电子邮件传输在内的每个环节都可能受到黑客或网络病毒的直接攻击。与此同时，如果本单位员工在任何时候私自访问可能遇到安全风险的外部网络，则可能在任何时候遇到安全风险。值得一提的是，如果被外联网病毒攻击，国有企业很难找出病毒的源头。
3国企人事档案电子化管理风险防范措施
为了防止人员档案的泄露和丢失，针对上述可能存在的安全风险，国有企业人事档案管理人员应重点做好物理网络、外部网络的安全防范和建设工作，并要求所有企业员工加强网络安全防护意识[5]。
3.1加强物理网络设施的保护
人事档案管理电子化过程中，需加强对风险的防范，从而避免人事档案数据丢失或损毁。对于物理网络风险而言，我们可以加强对人事档案管理员的防范措施培训，并针对物理网络风险做出相关防范措施，首先，我们应该及时获取当地的自然灾害情况，比如地震频率或其他自然灾害可能会出现的时段，提前做好准备，将网络硬件和软件设施设置在通风良好、抗震能力强、防护设施齐全的地方，确保网络软硬件设备完好。其次，作为人事档案管理人员，在每次记录或更新数据后，需将数据进行保存，提前预防人为带来的网络安全。并且当管理人员离开电脑前不可随意关闭电源，影响其他工作人员工作。与此同时，可以提前备用电源以做不时之需。最后，企业内部网络可设置专用网络设备，将网络安全风险扼杀在摇篮中，定期总结网络安全运行防范和宣传经验。
3.2加强对外接入网络的安全意识
国有企业人事档案管理部门也可以利用外部网络查找所需信息或与外界进行沟通，这就要求经营者增强网络安全意识。对于外部网络安全防范措施中主要有三点：第一点，制定人事档案管理安全操作规范制度，并要求企业员工按制度接入外网，同时采用定期巡查制度，对员工的安全操作进行监督，提高员工的网络安全操作意识。第二点，提醒需要接入外部网络的员工要警惕黑客和病毒，并在使用个人档案管理网络前，向公司员工宣传网络安全防控隐患知识。第三点，针对网络运行状况制定相应的管理制度，规定人事档案管理人员不得在工作期间访问外部网络，一经发现则有相应的处罚制度，从而确保人事档案管理人员严格的遵守规章制度。企业技术人员可将企业网络使用分为局域网和外网两套工作设备，或限制外网设施的对外连接等。
4结论
总之，顺应社会经济的快速发展，将人事档案电子化管理符合当今社会发展趋势，提高档案管理人员的工作效率。但仍需加强对电子化档案的风险防范，避免信息泄露等事件发生，让人事档案电子化管理更加安全。
参考文献：
[1]张英.国企人事档案电子化管理优势、风险及其防范[J].现代商贸工业，2018（1）：88-89.
[2]赵继梅.浅谈电子文件档案的优势及其风险防控措施[J].科学与财富，2017（23）：13-13.
[3]朱志强.浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施[J].科学技术创新，2016（3）：64-64.
[4]邢艳波.浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施[J].科学与财富，2017（35）：9-9.
[5]赵晓杰.浅析电子信息档案管理风险的有效防控[J].神州，2017（15）.