牛亚杰（国家审计署驻郑州特派办河南郑州450000）
中图分类号：G203文献标识码：A文章编号：41-1413（2012）03-0000-01
在信息化时代网络技术、通讯技术和信息化处理技术日新月异的发展，档案生成方式发生了极大的变化，它的载体由纸质向多样化、多介质发展，归档手段由手工操作向网络技术发展，存储方式由馆室储藏向电子化发展，利用对象由服务某一部门向更宽领域拓展。信息化技术在档案领域经过近十年的应用，已经成为档案部门的一项基础性工作，对档案信息资源的开发利用产生巨大的推动作用，同时也对档案的管理方式和开发利用方式提出了更高的要求，如何利用信息化技术有效的开发档案信息资源，提高档案利用服务的效能，谈谈自己的一些想法。
一、信息化管理提高利用效率几点认识
1.档案信息化为档案的存储提供了无限的空间。在信息化时代，人们的信息需求越来越强烈，然而传统的纸质档案会占用大量的储存空间，既使是本地资源最丰富的档案馆馆藏也是有限的，档案信息化管理充分的利用电子信息技术手段以及现代化的存储介质能够提供无限的信息资源存储空间。
2.档案信息化是档案管理模式从面向档案实体保管为重点转向以档案实体的数字化信息为主要形式向社会提供服务的转变过程。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求，档案自动化检索提高了档案工作的效率；档案数字化、网络化实现了档案异地同时利用，产生的效益大大高于原件利用。同时它也是衡量档案工作的优劣的一个重要标志，信息技术为档案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法，能够最大限度地发挥档案信息资源的效益。
3.档案信息化实现了档案的高度共享。作为“信息之源”的档案信息以它不同的形式、不同的载体而存在，并以它特有的原始记录属性越来越受到重视，其价值在不断地增长。与此同时，人们利用档案信息的过程中，对档案信息的服务质量也在不断提高，人们已经不仅仅要求能够提供档案信息，而且还能够准确、及时的提供信息，不仅要求能够提供单一的档案信息，而且还要求能够提供综合的、系统的档案信息，不仅要求能够在阅览室提供利用而且还要求能够网络查询和全文下载利用。因此，档案信息化建设使馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。
4.档案信息电子化提升了档案资源编研的水平。利用档案信息化以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。同时，档案信息化建设是对档案工作观念和工作方法的改革，它是档案工作现代化的标志，对档案编研开发工作提供了深度和广度发展的机遇。
二、加强信息化建设提高档案利用效率的几点思考
（一）采取切实可行的保护措施加强电子文件管理是做好档案利用的前提
1.电子文件的管理。电子档案的载体对环境的要求较高，电子档案的载体是磁盘和光盘等磁性介质，存储空间相对较小，查阅容易。但磁性介质对环境依赖性较强，由于电子档案存储于磁性介质内，信息高度集中，给一些恶意篡改数据的人员提供了便捷的路径，电子档案容易遭到破坏。因此电子文件的这些特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。根据电子文件的特点和管理要求，建立一套完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存的整个生命周期进行全程管理，必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失，从源头上确保电子文件的完整性，以更好地管理和利用好电子文件。
2.电子档案应用软件管理。要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备计算机扫描设备、刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限，以保证档案应用管理系统受到严密控制。做好全程管理是电子文件管理的基础，因此前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
（二）重视基础工作是做好档案信息资源开发利用工作的首要环节
开展档案信息资源开发利用工作，一定要充分尊重档案管理工作的科学规律，扎实做好基础工作，严格控制进馆档案的质量。做好在投入了大量的物力和人力进行信息化前的基础整理工作，在建立档案目录数据库、档案全文数字化扫描之前，要注意做好档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作。一旦发现接收档案存在的案卷内容残缺不全、排列混乱、分类组卷不合理、保管期限划分不准确等问题要及时向归档单位提出并要求立刻着手整改。同时要注意维护档案原貌，应当对数字化、缩微、仿真复制、鉴定整理等工作进行统筹规划、合理安排。只有全面推动和改善了档案的基础工作，才能为档案信息化创造基本的条件。
（三）明确利用需求是促进信息化工作与档案工作有机结合的重要途径
1.档案是原生性信息资源，它原始性的特殊属性使档案信息资源在经济建设、社会发展、文化传承等方面发挥着不可替代的重要信息支撑作用。方便利用是档案电子化的主要目的。信息资源开发利用工作的一条重要原则就是以需求为导向，针对社会各界的需求，开发出满意的信息产品。电子信息因具有很强的共享性和数据处理高速性，能够实现档案信息系统和其他管理系统的整合。
2.注意提高档案利用的效率的同时，还要确保档案的安全。电子档案在开发利用过程中，要注意划分开范围和控制使用范围，并及时将无限制的数字档案及时向社会开放，确保可以公开的电子档案向社会提供利用。在建立档案信息网络，能够打破档案馆藏的地域性、封闭性。使资源成为一个统一的、开放的信息资源，真正达到档案资源的共享的目的，可以在更大的范围发挥作用、在更广泛的领域取得实效，带动档案资源的开发利用工作，真正使电子档案成为档案信息资源开发利用的有力手段，推动档案工作向更高水平、更高层次发展。
（四）加快人才建设，提高档案人员素质是档案电子化管理的必备条件
首先，领导应该重视档案电子信息化管理，对电子档案有一个正确的认识，优化档案人才的知识结构。使档案人员不仅要掌握档案专业知识而且能熟练运用现代信息技术，同时要注重吸收新的人才，给档案事业增加新鲜血液。其次，档案部门在积极参与电子文件管理的同时，应与计算机技术、文件形成等相关部门密切配合，提高电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，确保档案信息化管理工作顺利开展，实现档案资源的共享进一步增加档案的利用效能。