广东省航源实业发展有限公司
摘要：
企业档案是企业管理的重要组成部分。其能为企业运营、发展提供重要的参考依据。文章结合笔者工作实践,对企业档案管理和利用过程中存在的问题进行分析，并提出有效的应对措施,以供借鉴。
关键词：企业档案管理；开发利用;问题;措施
前言
企业档案对企业经营和发展有着重要作用。企业生产经营过程中，均会形成大量的有价值的原始文件和资料，包括文字、图表、声像等，这些具有保存价值的资料，都必须对其进行认真收集和整理，形成企业档案。高质量的企业档案，能为企业生产经营发展过程中的有关事件的查询、责任认定、决策及发展方向等提供重要的数据支持。真实可靠的企业档案，具有很高的经济价值，因此，企业档案人员，应做好企业档案的管理和开发利用工作，充分发挥档案的作用，更好地为企业发展服务。
一、企业档案管理和利用过程中存在的问题分析
企业在生产经营过程中,为更好地经营发展,均需要企业档案提供有关信息及数据上的支持和参考。但目前企业在利用档案过程中，普遍存在以下不足，具体包括：
1、档案编目系统在编排顺序存在问题,科学性不足,如相同问题或类型案卷排序不连贯,查找不容易。
2、案卷和文件进行题名时，没有严格根据有关规范进行，如有的文件，仅是以数字符号如“(一)、(二)”进行命名，并没有根据时间或内容进行命名，要查找这些文件很困难。
3、文件材料准确性不够，存在较多误差。如声像档案中有关文字说明与其所反映的内容不一致，反映相同事物的文件内容存在不同等问题。
4、档案文件得不到妥善保护。
由于管理工作不到位，有部分档案文件，在经过一段时间使用后，出现字迹掉色、纸张破损等问题，如不能及时发现和处理，不利于以后的保管和使用。
5、档案利用率较低。
现阶段，企业档案在收集及管理过程中，已普遍应用互联网和现代信息技术，利用计算机软件，极大提升了企业档案的质量和管理效率，但由于企业的联网查询功能还有待提升，导致企业档案要进行联网查询受到限制，尤其是一些人员，在企业外部查询相关档案文件和资料时，存在困难。这些因素，导致企业档案开发和利用率不高。由于存在上述问题，导致企业管理人员在进行企业经营过程中不能实现快速查询档案，而做出相应的决策或解决方案，不利于企业长远发展。
二、加强对企业档案管理措施研究
企业档案对企业的运行和发展有着重要作用，在进行企业档案管理过程中，要改变“重建轻管”的做法，强化对对档案管理，加快对其进行开发利用工作，提高档案利用价值，更好地为企业发展及社会服务。
1、企业领导要高层重视，并做好组织管理工作。
企业领导应重视档案管理工作，把其列为管理工作内容的一部分，按照“统一领导、分级管理”原则，构建相应的档案管理制度，并把各科室、部门的职责进行细分、落实，制定具体可行的管理措施，使到档案管理制度得到有效执行。同时，还应加大对档案管理的资金人员、设备的投入，确保档案管理工作有序开展。
2．归档文件质量要保证。
要确保档案的完整性和质量，企业应严格按照有关规范和规定，对档案进行规范化、标准化和系统化管理，使到所保存的档案文件和资料，均具有准确、系统和完整性。
（1）设置专职人员及专用办公室，按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则，及时对企业在生产经营活动中所形成的有较大价值的文件资料，进行收集和整理，包括文字、图表、声像等，并确保档案资料完整和准确，图物相符、数据准确，并有完备的签字。
企业进行生产经营中，可以查阅档案，了解到具体每个项目、每件事的产生、形成和处理、完成等情况。
（2）规范组卷、分类归档文件
文件归档时，要根据有关规定要求，对其进行规范化分类和组卷，使到案卷及其对应的卷内文件形成有机联系，用于保存文件的档案盒背脊、卷皮、备考表等的制作，要根据规范标准进行，并保证装订质量。
（3）归档后的文件，要进行妥善保管、使用，并确保安全，避免档案文件出现破损和老化等问题。
3．提高档案工作信息化管理水平。
当前，由于受到技术条件及保密等各种因素的制约，个别档案管理部门，对档案工作信息化建设工作不太重视，管理水平还有待提高，使用的档案管理软件还停留在“建立目录级数据库”的阶段，还没做到异地联网，致使需要在外地了解电子档案材料时，困难重重。档案进行数字化以后，存于数据库中，还没有进行必要的开发和利用，档案的价值未能充分体现。
三、加大企业档案开发利用的措施
1、提高档案人员的专业管理水平，确保资料利用的安全。
只有确保企业档案材料完整性，才可以被其进行开发和利用。随着现代信息技术的快速发展，互联网技术已广泛应用到档案管理领域，档案材料也面临着较大的安全风险，需要管理部门，制定有效的防控措施，保证服务器安全，同时建立档案安全保密系统，实行分层查阅，权限不同，所查阅的内容也不同，在保证各种档案资料安全的基础上，得到充分的开发和利用。为了满足社会发展需要，档案管理人员要提高专业知识水平、掌握和了解互联网、计算机软件以及安全防范意识，并对具体工作中出现的各种问题，要及时找出解决方法，并加以防范，通过对档案进行有效的安全防范管理工作，使到企业档案的开发和应用价值进一步提高。
2、提供档案服务多元化
（1）顺应时代要求，提供档案服务的形式也应当走向多元化。除了基本的窗口服务形式以外，还可以考虑通过采用电话咨询、网络信件和口头咨询等服务形式，采取多种服务形式，充分发挥档案的使用价值。
（2）除了传统的单一的检索工具以外，还应当借助互联网技术，构建电子数据库和多种检测系统，最大限度的满足档案用户的需要。
（3）针对特定人群，提供档案使用服务。为了提升企业档案的利用率，充分发挥其价值，档案管理部门可以根据特定人群的实际需要，提供针对性的档案使用服务，使到档案“物尽其中”。
3.档案资源开发利用要成本与效益兼顾
要通过多种宣传途径，例如对档案进行编研出版、宣传、多媒体开发等，进一步让人们了解和重视档案，从而实现对档案资源进行开发和利用，这当中，关键是实现档案数字化管理，并需要相应资金的投入，如果投入经费不够，一些有价值的档案编研工作就不能有效开展并完成，对其开放和利用价值也会大打折扣。
4.处理好开发利用档案资源与安全的矛盾
档案资源的开发和利用，其前提条件是确保档案原件安全。
一是必须建立完善的安全保管制度和档案保密系统。严格遵守有关规定，开展档案开发和利用工作。在利用原件时，一定要按照借阅审批制度的要求，并严格遵守。
二是确保档案信息内容安全。在档案利用过程中，一定要经过严格的报批、公布档案的审核等程序，同时，如果档案信息涉及企业核心利益时，随时做好保密工作，保证企业档案得到开发和利用的同时，企业的核心利益不会受到侵犯。
三是在网络应用档案信息时，必须做好档案数据的安全管理工作，包括对电子档案的存储、保管与使用、信息的网络应用与物理隔绝等，在这个过程中，企业一定要安排专人负责，防止电子档案出现安全风险。正确处理好档案保密、利用和开放的关系，在保密基础上，加快档案开发和利用进度，最大限度地利用档案资源，实现其应有价值。
四、结语
档案管理人员，做好企业档案的收集、整理及归档管理工作，对企业运营管理和维护、发挥档案的利用价值，有着重要意义。企业档案管理人员，要在实践中多总结经验，不断完善和优化各项管理措施，充分发挥档案的开发和利用价值，更好地为企业发展服务。
参考文献：
[1]曾嵘,档案信息数字化及档案信息资源的开发与利用[J].群文天地,2011(08).
[2]荣新红,浅谈档案数字化、信息资源的开发与利用[J].才智,2011(07).