论高校教师业务档案与高校教师业务档案数据库管理系统
李晓丽曲靖师范学院档案馆
一、为高校教师建立个人业务档案的必要性
1．高校教师是完成高校教学的主体。高等教育的目的是培养高层次人才，高校教师的职责就是传播知识，为学生答疑解惑。一名称职的教师不仅要为人师表、知识渊博，而且在向学生传播知识的同时，还要固化已储备的知识、继而不断积累知识、更新知识，才能保持教学的活力。高校教师作为高校的主力军，培养高素质、能适应经济建设的创造性人才的使命是通过教师直接完成的。
2．高校教师是高校战略转变的实施者。国家教育部明确提出了高等教育要实现战略转变：即从重视规模的发展向重视教学质量的转变。新的战略的核心就是教学质量。教学质量关系到培养的人才，人才的质量又关系到高校的可持续发展、关系到国家的强盛、发达。高等教育的战略转变同样是靠教师直接实施。
3．高校的教学辅助应服务于教师。高校的档案管理部门作为教学辅助部门，不仅要服务于学校的党政管理、教学管理、科研管理，还应主动服务于教师。尊重教师的知识、尊重教师的艰辛付出。因为教师的知识积累、科研成果的获得并不是一蹴而就的。教学辅助部门有责任让专业性强、科研价值高的信息资源为学校所利用、为社会所利用；让教师有良好、更大的教学空间，发挥其教学的作用。使教师于教方面能专心设计教学、向学生传授知识、与学生交流思想、建立真挚朴素的师生感情；于学方面能创新工作、潜心科研、真正达到理论与实际相结合、遐想与现实相结合、科研与成果相结合、思想与能力相结合并得到学生的认同。
二、教师个人业务档案的整理方法
教师个人业务档案是存在于高校档案体系中，又有别于其它类目的专门档案。它所包含的内容综合了文书档案、教学档案、科研档案的部分内容。
1．收集的归档材料有教师年度考核总结、教师工作量登记表、典型教案、教学业务获表彰材料、外出进修访学的鉴定及期间发表论文、公开发表的论文、出版的专著与参编教材、已结题的科研课题简介、教学竞赛与创意教学的音像资料及备份光盘等。教师个人业务档案的归档材料由教师个人报送。
2．案卷无需装订，按归档材料顺序填写卷内目录，加编页码，保持活页状态，以便随时增补、利用。案卷编目：教师姓名用汉字优于拼音，拼音处理不当时会造成歧义。教师任课的院系名称取汉语拼音字母的声母代替如：中文系为ZW、数学系为SX；卷号以教师任课院系为单位，排序由小号到大号。学校档案管理部门负责整理、增补、编目、保管、提供利用。
三、教师个人业务档案的特点
1．教师个人业务档案的内容虽包含了文书、教学、科研档案的部分内容，但不完全等同这几类档案。首先，它是教师个人的业务专卷，其次，它可以随时利用，而人事档案个人是不可以随便利用的；再次，它是集分散于各管理部门的资料信息为一体的实体，即专业保管、保管安全、又可一站式准确利用。
2．教师个人业务档案也不同于名人档案。名人档案仅局限于在单位或社会上有一定的声望和名誉的个人，教师个人业务档案则是教师每人一卷，归档的材料与教师平日的教学、科研密切联系，教师在利用个人业务档案的同时又会形成、积累新的信息。
3．通过实践可以掌握教师个人业务档案的利用规律，即：针对性和阶段性。通常在教师进行年度业务工作总结、专业技术职务评聘、科研课题立项申报、与教学质量相关的评估等阶段具有针对性的利用。根据利用规律，学校档案管理部门应在几个利用阶段前完成新建及归档材料的增补整理。教师个人业务档案的立卷归档也应与教学档案的立卷归档同步进行。
四、建立教师业务档案数据库管理系统
教师业务档案数据库管理系统用于存储和管理教师个人业务档案的详细信息。数据库管理系统应该具有：备份数据、数据信息采集功能、FTP文件上传和下载的功能、发布信息的功能、查询及显示的功能、对数据进行管理及备份的功能。其中：
1．系统数据资料采集功能可面向教师提供直接输入关于教学研究方面的总结、教学质量的情况、教学纲要、教学改革经验等相关信息。教学业务管理主要包含：教师工作量登记、履职任务、履职考核总结；教学组织主要包含：教学进度、课堂质量检查、典型教案、期末考试试题、教学实习计划及总结、实验实习的报告；已结题的科研课题项目的成果名称及简介；出版的专著、参编教材简介；家庭档案的目录；需要向学校职能部门报送的业务数据信息；系统应该具备可上传和下载外出进修访学的证书、获奖证书、专利证书等文件的功能。
2．系统的后台支撑管理建立在整个数据库管理系统架构的网络资源和应用基础上，方便实现数据信息资源的统一管理，可根据不同的用户角色对数据信息资源设置访问权限。教师可设置为直接用户，每位教师应该具有个人帐户及密码，确保采集的信息真实、安全。系统应该可以提供系统管理员实施授权使用者相应的管理权限，如：教务处、科学技术处等部门，上级主管部门可通过系统直接发布相关的通知和通告等信息。学校的档案管理部门可设定相应的系统管理员。在后台系统管理中，系统管理员负责管理用户（包含用户的添加、删除和修改），负责上传下载相关的文件、多媒体文件、课件、文本信息及其它文件的管理，系统管理员还需要完成数据库备份操作等。
3．数据的管理主要包含对数据库中信息的添加、删除和修改操作，系统可以根据不同的用户权限对所包含的数据进行相应的访问和管理。对于文件的管理主要基于文件系统提供的相应功能。数据管理方面需要充分考虑系统安全相关的策略，并要满足灵活使用的特点。
4．为充分利用数据库中数据，系统需要提供批量数据的统计，相关数据信息和统计信息的显示，对于统计信息可以支持多格式报表输出，如：Word、PDF或其他格式的报表。数据查询功能基于字段模糊查询或字段精确查询，对于文本文件所包含的信息，需要建立全文索引，方便用户使用系统所包含各类数据。
5．系统安全是整个管理系统的重要组成部分。出于安全的考虑，系统对于存储的数据需要进行区分，对一般数据及重要数据进行分开管理。对重要数据应该采取备份管理。在网络环境中使用数据库管理系统时，还需要考虑数据访问和传输时使用的安全访问协议和安全传输协议，如：SSL和HTTPS协议等。数据库管理系统运行的网络环境需要设置边界防火墙，边界防火墙可有效地防范来自外部网络的攻击，对内部工作网络环境与外部网络进行有效隔离，所有来自外部网络的访问请求都要通过防火墙的检查。同时，系统应该具有日志管理功能，系统可以对外界用户的关键操作（主要涉及：对数据的写操作）进行记录，以提高并保证系统运行的安全。
通过教师业务档案数据库管理系统的应用，可提高业务档案的数字化管理水平，提高工作效率。同时，需要充分考虑教师业务档案数据库管理系统与其它相关教务管理系统、档案管理系统的交互，以充分实现资源共享。