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摘要：从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风。据有关调查表明，当前会议普遍存在的十大问题依次为：离题闲聊；无结论；无会议目标或议案；会议拖的太久；会议主持人控制不当；参会人员心不在焉，不相关的人员过多；参会人员准备不充分；过多或无组织的开会资料；一言堂；内部或外来干扰。这些都是会议效率低下的主要原因，可以说，有相当多的人，把相当多的精力和时间，用于相当多的无效率或无关紧要的会议。如何加强会议管理，提高会议效率，降低会议成本，成为我们一项迫在眉睫的工作。
关键词：会议效率；提高
开会的缺陷：时至今日我们埋没在各种各样的会议中而难以自拔。报告会、论坛、协调会、座谈会、方案征集会等层出不穷，有一首开会的歌谣：“开会再开会，不开怎么会，本来有点会，开了变不会；有事要开会，没事也开会，好事大家追，出事大家推；上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，精神快崩溃。”很形象地说明了开会的官僚主义作风。其实开会本来的初衷是起到拓宽言路、集智广益、凝聚共识的作用，但现在大小会议多数效率低下，适得其反。表现在：
1.每次开会内容重复，很少有新的主题，大家听来听去都是老一套，没什么太大兴致。
2.开会没有时间观念，许多很简单的东西翻来覆去讲。
3.开会许多问题总是反复讲，执行力一直大打折扣，长期以往让人麻木。
某某项目组进驻江门一家LED生产企业，并参加该企业的生产协调会。会上，有人迟到早退，手机乱响。另外，只有生产部门的相关管理人员和设备部的主管出席，其他部门无人出席。会议没有形成任何决议，管理人员提出的问题，没有具体落实由谁去做、何时完成。主持人没有控制会议节奏，整个会议开了一个小时，浪费了大量时间。以上现象存在于许多企业当中，可以说会议成效不高使会议成了成本最高的一种沟通方式，是所有沟通方式中最厉害的“时间杀手”，而导致会议成效不高的原因主要有以下几个：
一是组织不当。会议组织不周密，对会议目标失去控制，会议被几个能言善辩的人控制了进程。二是程序安排不当。未能对会议的议程和日程作出合理的计划安排，议题太多太杂，难以控制。三是参会人员理解不透。组织方误以为全体与会者已经理解并实现准备了会议的有关资料，继而又误以为会议上的信息已被全体与会者接受。四是没有会议记录。没有会议记录就不能真实反映会议的过程和会议的实际成果。
那么，如何提高会议效率，解决这个困扰所有管理者的问题，让所花的时间和其他成本“物有所值”，甚至物超所值呢?
目前，国外流行的一个会议无形成本计算公式：会议成本=每小时平均工资×3×2×开会人数×会议时间（小时）。由于劳动产值高于平均工资，所以平均工资要乘以3，又因开会要中断经常性工作，损失应以2倍来计算。从这个公式可以看出，参加会议的人数越多，成本就越高。举个例子，如果一个公司员工每小时平均工资为20元，开会人数为15人，时间为2小时，那么，其会议成本就是20×3×2×15×2=3600元。可见，参加会议的人数越多，时间越长，会议的成本就越高。成本的付出到底值不值，就要看会议的效率了，我认为成功而高效的会议需要具备如下要素：
一、事先安排好会场，确定会议记录人
英国前首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”会场的空间以平均每个与会者拥有2平方米为宜。空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响；过小则显得拥挤，影响人的情绪。会议记录可以反映会议的过程和会议的实际成果，因此记录员可以采用专门的人员担任，如秘书等。
二、会前向与会者分发会议材料
如果与会者只知道周三上午九点开会，却不知道开会干什么，那么主持会议者就不得不花大量的时间去解释和说明。如果一时难以说清楚，就会导致与会者的不耐烦和厌倦心理，失去积极参与会议的兴趣。
因此，为避免因考虑不周、材料准备不够等导致会议拖延或会议无法得到所期望的效果，会议负责人不妨在会前对会议的背景、议题、重要内容进行整理，打印出来，提前发给与会者，让他们对会议情况有一个大概的了解，并形成自己初步的意见和结论。这样正式开会讨论的时候，大家就能快速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来。
三、合理确定与会人员
从会议成本的公式中我们可以看出，与会的人数越多，会议的成本就会越高。而邀请那些与会议无关的人不但不能产生效益，还会造成损失，是一种极大的浪费，也是毫无意义的做法。
四、会议议题不能安排过多
会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需要科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。我们不提倡有一点小事就召集大家开会，但是我们也不提倡将好多问题都集中在一个会议上进行。目标太多就等于没有目标，因为目标太多就抓不住重点。比如，会议议题较多，而每个人关心的重点又不同，讨论的时候就难免会分散，结论达成的速度会减慢，使得会议时间延长，而时间过长的会议又会让与会者感到疲倦，影响到会议效率。因此，每次会议的议题不能太多，一般1～2个议题为宜，尽量不要超过3个议题。同时在安排议题时，要考虑与会人员的心理，将最重要、最复杂的议题先讨论，因为人对首先接触的事物会产生新鲜感，对后接触的事物缺乏新鲜感。
五、会议的时间不宜过长
会议应该选在与会人员有充分时间和精力的时段，而那些使与会人员没有心思参会或在会上讨论的时间显然就不是理想的会议时间，如快要吃饭前、周末或是周一等。吃饭前，与会人员饥肠辘辘、渴望早点吃饭，或是满脑子想的是吃什么；周末，与会人员会思考如何度过周末、如何参加早已约好的聚会或约会；周一，与会人员还没有从周末活动的兴奋中清新过来，或是周末的事物还没有处理完毕。因此上述三个时间都不是理想的开会时间，其他的时间都可以考虑作为会议时间。有调查显示，周四是最佳的讨论问题的时间。心理学家曾经做过试验，发现周四讨论问题更容易达成一致。同时会议应该严格遵守时间限制，比如说一个半小时结束，就应该控制在一个半小时之内，否则会让与会者产生会议没有终点的心理，因此讨论问题也会由于失去了时间的压力而变得不积极，而以后会议中，他们也会对会议时间置若罔闻，很难遵守了。
六、控制与会者的发言时间
如果与会者有10人，每个人发言10分钟就是100分钟，而总是有些人在发言时滔滔不绝，结果使会议时间不断加长。要解决这一问题，主持会议者需要提前约定好每个人发言的时间长度，让大家在发言之前都做到“心中有数”对于那些健谈到忘了时间的人，应及时提醒，避免其占用过量的会议时间。提醒可在与会者用了一半时间时进行一次，让他们尽快阐述重点，在最后两三分钟可以再提醒一次，以便让发言者利用剩余的时间做一个简短的总结。
作为现代管理最重要的沟通方式，会议的成败影响着企业决策的效率、执行的效率以及整个企业文化的健康发展，而如果管理者能够在会议管理中遵守以上要素，并按其要求组织会议，会议效率将会大大提高。
参考文献：
[1]高海生.秘书基础[M].北京：高等教育出版社，2008
[2]张丽琍.商务秘书实务[M].北京：中国人民大学出版社，2008