中国船舶重工集团有限公司第七一0研究所湖北宜昌443003
摘要：数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性工作，它是将传统的纸质档案、图像照片、声像档案和缩微胶片等通过扫描、摄录、采集等手段转化成数字形成的计算机文件的过程。本文阐述了档案信息数字化的意义，提出了档案信息数字化的基本要求，探讨了决定数字化工程成败的关键因素。
关键词：档案信息数字化；基本要求；成败因素
引言
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案数字化流程图档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
1档案信息数字化的优势和意义
1.1优势
档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性:
1.1.1提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
1.1.2提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为"无墙界档案"，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
1.1.3增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
1.2意义
1.2.1提高档案信息的利用效率
纸质档案数字化后可以在网络环境中提供利用。根据计算机网络传输面广、越时越地、快捷便利等特点，档案数字化解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。数字化后的档案还可以与办公OA系统生成的现行电子文件在同一系统中提供利用，极大的提高了文档信息的利用效率。
1.2.2保护历史档案
经调查发现，许多历史档案因物理老化或保管不当而脆弱易损，如不及时进行“抢救”，很可能彻底损坏。通过制作数字化副本代替原件流通利用，可使历史档案免遭进一步损坏。
1.2.3规避安全风险
通过异地存放多套档案信息化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或人为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。
1.2.4缓解库房空间的紧张
对日益增多的非永久性保管的半现行文件，通过制作数字化文本来取代原件进行保管，可以缓解档案库房保存空间的压力，提高空间利用率。
1.2.5便于档案移交工作
以数字化档案代替档案原件，以档案“信息流”代替档案“物流”，解决已到移交年限档案的移交与利用之间的矛盾，便于档案移交工作的正常执行。
2档案信息数字化的基本要求
2.1规范性要求
开展档案信息数字化最基本的要求是规范性要求，是确保数字档案信息可用性的基本条件。数字档案信息的存储与传递须制定各方认可的规范与标准，以避免因存储格式和软件平台的不同而不断转换，造成资源浪费和时间延误，降低信息存储与传输的效率。
2.2安全性要求
2.2.1确保档案原件的安全
数字化需要对档案原件进行扫描、录音或摄录，因而有可能对原件进行拆卷、加工或其他的处理。由于数字化后的档案原件大多数要继续保存，因此，在数字化处理过程中要最大限度地保护档案原件，尽量避免造成档案原件内部特征和外部特征的不可逆变化。为将数字化工作对档案原件的安全威胁降至最低，要仔细设计档案信息数字化的工作流程，制定严格的操作规程，确保数字化工作安全有序地开展。
2.2.2维护档案信息的保密性
档案数字化工程常常有外来人员参与或交由专门的数字化公司承担，为此对参与数字化工作的公司和人员应进行严格的安全保密教育，签订安全保密协议，限定其操作权限和保密责任。对于内容十分敏感或者有非常严格使用范围的档案文件，应考虑由专门人员采用专门的设施进行数字化。数字化后应将过程中缓存在操作终端或服务器中的相关文件彻底删除，以免失密。
2.2.3真实性要求
数字化是对档案信息存在形式的变换，这种变化犹如对档案原件进行复制一样，可能出现复制内容与原件内容不一致的情况。“忠于档案原文”是档案工作者的天职，在档案信息的数字化过程中，要严格维护数字化档案信息内容的原真性，最大限度地保留档案信息的原始面貌。如果数字化后的档案信息大量丢失原载体上的信息内容，档案数字化将失去意义。
2.2.4效率性要求
档案数字化应选择最优化的数字化方案，包括最优化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存储模式和高效、经济的数字化加工系统。
3文件格式选择决定数字化工程成败
档案保管利用的长久性，要求所选文件格式具有相对稳定性和对技术环境的相对独立性。不同信息类型的档案，所选择的文件格式不同。文件格式的基本要求可分为以下几点：
3.1文件的保真度
“忠于原文”是档案数字化的基本要求。数字化可以看成是对档案内容的“拷贝”，这种改变信息表达方式的拷贝过程极易造成内容的失真。所以，在选择文件格式时首先要考虑其保真程度。
3.2文件的大小
高密度存储始终是档案管理追求的目标。卷帙浩繁的档案文件即便只是少数精品数字化，也将占有巨大的存储空间。在起步阶段，档案数字化在存储空间上的压力并不大，但与一般文献的数字化不同，数字档案文件通常需要长久保存，累积空间是十分惊人的，为此，在选择文件格式时必须将文件的大小作为一个重要的考虑因素。
数字文件的大小通常与文件的保真度成反比，在很多情况下，要在文件保真度和文件大小之间进行权衡。选择时需要考虑文件数字化的基本目的和数字化文件可允许的最大“失真度”，在此前提下，选定文件格式及相关技术参数，追求文件的最小化。
3.3通用性
档案信息数字化的根本目的在于利用，因此，所选的文件格式要考虑广大档案用户的利用环境，即用户软硬件环境对所用文件格式的支持程度。选择通用性较强的文件格式会得到更多用户环境的支持。一个文件格式之所以流行，不仅因为这种格式自身具有种种优势，而且在于这种格式获得了更多的技术支持，其利用环境的建立十分便利。
数字化档案的文件格式选择是一个受制于多种因素的综合性决定，不同数字化背景下做出的理性选择不同。
4档案信息数字化的主要内容
4.1档案数字化管理
数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。
4.2档案数字化采集
从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。
4.3档案数字化查阅
以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权;阅档过程进行详细的日志记录;信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
作者简介
党涵，中国船舶重工集团有限公司第七一0研究所。