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摘要：办公室是一个核心部门，复杂的工作需全面有效地进行。档案工作作为办公室管理的关键方面，要规范化管理，以提升管理效率。但从实际分析，在档案管理工作中，仍出现一些问题，对档案管理质量和效率产生一定影响。档案管理具有系统性、专业性特点，规范化管理不但提升管理质量，还能提升管理效率。文章立足档案实际，对档案规范化管理工作进行了探究。
关键词：办公室；档案；效率提升
一、办公室档案管理中应遵循的原则
1、内容准确的原则。档案管理内容是对各个部门工作内容和发展历史的直观表现，准确的档案信息才能发挥其自身的档案服务作用，为单位发展提供可靠的资料支持。为此，要求开展办公室档案管理时，还应遵循内容准确的原则。尤其是在对各类会议信息进行记录和汇总时，应有效梳理会议的内容，使其能够真正体现会议的要点。这就要求相关的档案管理人员具备较强的责任意识，对各类信息的准确性与真实性进行严格控制，拒绝将模棱两可的信息纳入档案管理的范围。
2、工作严谨性。在新的发展时期，办公室的工作任务逐渐趋于复杂，既要对档案信息进行及时同步，做好相关档案提取的记录，又需要对各个部门的工作内容进行有效协调，保障各类管理任务的如期完成。这种工作氛围下，对办公室档案管理的效率提出了更高的要求，相关管理人员必须以严谨和认真的态度来完成各项工作，才能保障工作效率。此外，将严谨的工作态度带入到各个管理阶段，确保档案信息的全面性与准确性，也是保障档案管理质量的重要措施。同时，也要求档案管理人员具备良好的职业道德，对于档案信息中的机密文件应给予足够的重视，严格按照相关的档案管理规范来落实管理工作，确保各类机密文件的安全性。
二、办公室档案管理过程中存在的问题
1、对于办公室档案管理不够重视。在工作实践中，除了专门管理档案的部门之外，档案管理在其他单位并不是主要的工作，只是基础性工作之一，一般单位的领导者将主要的管理精力集中在主要业务之上，对于档案管理工作的重视程度明显不够。很多单位在管理过程中并未意识到办公室档案管理工作的重要意义，仍然按照传统的管理观念和管理模式开展工作，在办公室档案管理过程中，不投入相应的资金，从而导致在实际的档案管理过程中基础设施不够完善，这就给办公室档案管理带来一定的安全风险，不利于办公室档案管理工作的有序开展。
2、办公室档案的管理缺乏信息安全意识。在信息网络技术发展的当下社会，办公室档案管理工作开展的方式也随之发生了巨变，由之前的纸质档案管理逐渐的变为现在的信息化储存管理方式，并且在管理的理念中也发生了巨大的突破，由之前的封闭式档案管理方式变为现在的开放式档案管理方式。但是也就是在这一大环境之下，存在着许多的安全隐患，很多的人利用漏洞来对档案库进行攻击，造成档案信息泄露等安全问题，一旦档案库收到了恶意的攻击，学校就会蒙受极大的经济损失，如果再加上档案管理工作人员欠缺相关的安全意识，就会发生很大程度上的信息泄露问题。
三、提高办公室档案管理工作效率的有效途径
1、加大对档案管理的重视。充分发挥办公室档案管理工作的重要作用，不仅要不断完善办公室档案管理机制，还应当采取各种措施，引导各部门充分重视档案管理工作，并对其形成正确认知。首先，必须提高办公室档案管理人员对档案管理工作的重视程度。组织他们进行定期或不定期培训，帮助档案管理人员掌握丰富的档案管理知识与技巧，并在此过程中自觉认识到档案管理对办公室工作的意义；其次，要建立科学的奖惩制度，一方面可以约束和督促档案管理人员以更加认真、严谨的态度处理相关档案信息，并自觉保守机密信息。另一方面还能够激发档案管理人员的工作积极性，增强他们在工作过程中的成就感。只有提升档案管理重视程度，才能够构建和完善档案管理工作体系，并协调各个部门人员共同为档案管理工作贡献力量。
2、加强应用信息安全技术，有效提高办公室档案管理工作的信息安全管理意识。在社会往信息化飞速发展当中，学校要在档案管理的安全问题上引起极高的重视，要树立起一个强烈的安全意识，其工作人员要积极且主动的进行各种防泄露等安全工作，尽最大的可能来保证档案管理的高度安全。档案管理工作人员要进一步的进行专业知识的培训，学校要定期的进行相关专业知识的培训工作，并且定时的聘请国内外的专家进行更为先进安全管理方式的讲座，进一步的加强工作人员的安全意识和专业素养，做到真正有效的安全管理，避免安全问题的出现。不仅如此，其工作人员还有制定一套完善的应急措施，再出现各种安全隐患的时候可以及时的进行处理，制定相关的安全管理制度，预测到各种安全隐患会发生的可能性，在安全问题出现之前就做好相关的应急方案，健全相关的应对机制。
3、促进档案程序化管理的规范化。办公室档案管理的一个显著特点就是管理程序的规范化。办公室档案程序化管理的工作内容主要有三种，即档案调卷、立卷与存档。在进行办公室程序化管理时，第一步就要科学性地简化档案的工作流程，去除重复与复杂的程序，防止浪费时间与精力，进而呈现出高质量的档案管理信息。同时，立足于档案管理的工作内容，严格制定工作流程，使档案管理人员具备更强的职业责任感，提高档案信息准确率，只有如此方可使档案信息的真实性得到保证。
4、增强信息的真实性。在档案规范化管理中，要确保档案管理的高效性和材料的真实性。对档案管理工作进行规范，不仅仅是提升速度，更重要的是转变质量，在信息时代，真假信息充斥，降低档案整理的错误率。另外，转变档案管理人员工作态度，鼓励档案人员积极投入工作中，并与其他部门保持联系，这样有助于档案人员掌握第一手材料，增加信息的真实性。选拔有责任心的人员进行档案工作，这样有利于提升档案工作质量。
5、提高管理人员素质。在对办公室档案规范化管理的时候，我们要充分认识到档案管理人员素质的重要作用，并为档案人员提供广阔平台和学习机会，传授更多专业知识。使档案人员熟练掌握工作中的每个环节，并具有解决突发事件的能力。此外，还要定期向档案管理人员提出意见，确保各部门员工都能互相交流，一同进步。另外，还要多鼓励档案人员学习计算机操作技能，这些都是提升档案管理效率的办法。
6、加强大数据管理能力，提升管理综合水平。在新时期开展档案管理工作，要充分利用现代信息技术，特别是现代大数据技术，与档案管理工作存在着紧密的联系，对于丰富和提升档案管理综合水平具有重要意义。在档案管理实践中，通过融入大数据技术，加强档案数据的搜集、整理，可以进一步进行数据筛选和分析，形成有价值的信息，推动传统档案管理工作提档升级。在档案管理实践中，大数据技术的应用包括三个层面：第一是基础数据信息存储设备的配备，第二个层面是注重数据信息的收集和整合，第三个层面是优化技术算法，对收集到的信息进行有效分析，进而可以对下一步工作进行有效的指引，提升数据信息综合分析与整合能力，满足现代档案管理工作的发展需求，提升综合管理效能。
结语
单位或企业若要获得进一步发展，就必须要开展办公室的档案管理工作。因此，我们就需在办公室档案管理的规范化建设上加大力度，促进管理水平和工作效率的提升。在平时的档案管理工作中，严格遵循规范的流程，促进办公室档案资料信息化管理的提高，使工作人员具备终身学习的能力，进一步规范办公室的档案管理工作。
参考文献：
[1]赵传秀.浅析办公室档案管理规范化的对策[J].办公室业务，2018（8）：107.