关键词：城建档案；管理；数字化；建设
引言
信息技术的不断发展对档案数字化管理体系的建设提供了更多支持，然而在实际工作的开展过程中还存在一些问题。深度整理已成为电子档案管理工作中的重要组成部分，电子档案文件级著录工作的重要性逐渐得到提高，对整理效果以及服务效率产生了巨大影响。基于此，欲使档案管理的服务质量得到提升，需要切实落实电子档案深度整理工作和文件级著录工作，下面对相关工作进行阐述了分析。
1.城建档案管理数字化建设的意义
城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
2.城建档案数字化建设中存在的问题
2.1管理信息的缺失
在城建档案管理中会因信息网络的不稳定性造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是计算机软件的问题、硬件设施的问题、信息网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建过程中信息资料的完整性，给城建信息的应用造成不便。
2.2管理信息的泄露
城建档案是城市规划、城市建设的重要依据，为城市规划提供有效的历史信息，为城市建设给予必要的指导。但城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的，不得泄露。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统进行攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。
2.3初期建设的难度
在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质的资料转化为数字化的信息资料，因而在初期建设中需要对所有的资料进行整理，做好信息的录入工作，需要耗费大量的时间。在系统建设的初期，对于信息网站的建立，搜索引擎和各项条目的制作都需要大量人力、财力的投入。在实现数字化管理的过程中，不同的城建管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会出现难以统一的情况，影响后期资料的使用。
3.城建档案管理数字化建设要点
3.1搭建软件平台，为文件级著录工作奠定坚实基础
管理人员对电子档案文件级著录时，若想使著录工作的水平有所提升，需要结合现代化的信息技术和数字技术，对著录及管理工作进行完善。通过对文件级著录软件平台的搭建，可以使后续的著录工作按部就班。一些电子档案的易变性较高，需要经常对其进行更新或调整，因此著录工作灵活性较强，若想使电子档案的应用价值、实用价值得到保障，提高其准确性，管理人员需要通过动态的方式完成著录工作，进而对传统著录工作中的静态性质进行调整和改变，实现多维度的实时著录。电子档案文件级著录软件平台的搭建可以对上述问题进行有效的处理和解决，对全程著录方面工作的实现具有较高的价值和意义，并且这种方式可以确保管理人员在各个时期能够更好地控制电子档案信息，对著录工作进行实时调整，并将背景信息以及档案内容当作基础，促进深度整理工作的开展，最终使著录工作的效率得到提升，对档案事业的发展产生更多积极的影响。
3.2制定统一标准，加大数字化建设规范化力度
各地区在对城建档案资料进行数字化建设时，要依据住建部发出的相关条文准则，并在当地政府的指导下规范进行。城建档案管理数字化建设的内在要求是具备统一的标准和完备的格式，在实际工作中根据文档资料的特性，各地区要严格按照规范要求进行，切不可恣意而为，以实现城建档案管理数字化建设的规范化、合理化目的。此外针对当前标准不统一，规范化程度低的现状，相关地区的政府要加大发挥其宏观指导作用的力度，促使城建档案管理工作人员根据信息化标准规范、数字档案规范、用户准入程序规范以及排版内容格式规范等要求制定统一的规范化标准系统，为实现数据资源的共享奠定基础。
3.3提高档案管理工作人员的素质
信息技术的日新月异为档案数字化带来了新的挑战，档案
管理人员要适应数字化发展的需要，不断学习，提高自身的素质。在信息大环境下，相关工作人员应提升自身的管理操作能力，以高度的修养和敬业精神面对数字化技术带来的挑战；要根据当今时代的数字化特征，积极学习专业知识，并进行理论知识和档案管理实践的有效运用，积极创新，从而提高自身的管理能力。因此，城建部门需要增加档案管理人员的培训机会，提升档案管理人员对信息化的掌握程度，打造一支高素质的人才队伍。
3.4做好备份工作
在城建档案数字化信息系统存储介质和设备的选用上，要选择质量可靠和成熟技术的设备和存储介质，并将设备定期检测、更新、存储介质、技术升级和技术跟踪等工作做好；做好载体更新和数据迁移工作，以免设备和存储介质的老化而引发一些问题；加强对数据迁移和载体更新的监督管理，检验经过转换之后的档案信息，对其结构、背景信息、内容完整性和准确性进行核实，并保证数字档案的真实性和完整性；定期备份档案，防止人祸天灾等突发事件造成数字档案的毁灭性破坏，对于一些珍贵的档案，如果条件允许，则要利用各种介质、格式以及软硬件进行异地保存。
3.5外包模式及管理工作的细化分析
管理人员在对电子档案进行管理时，需要将多级著录方面的管理工作以及外包模式进行分解，换言之，管理人员不仅需要对电子档案进行标准、规范的管理，同时还应对自身的服务水平进行提升，使电子档案配置工作变得更加科学合理，提高电子档案资源的利用程度。
4.结束语
目前我国的城建档案管理数字化建设过程中存在着电子文件、档案管理方面以及人力上保障不足的困难，因此要进一步加强城建档案管理的数字化建设，首先要规范软件标准，其次要加强专业人才培养，提升数字化管理要求。
参考文献：
[1]曾云云.对城建档案管理的数字化建设的思考[J].管理观察,2015(13):39-40.
[2]刘训文.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].企业改革与管理,2015(20):39.
[3]胡淑惠.有关城建档案管理数字化建设问题的分析[J].企业改革与管理,2015(23):67.