莱芜市国土资源局市区分局山东莱芜271100
【摘要】目前，文书档案主要包括纸质档案与电子档案。该文分析了电子档案在档案管理中的优点和不足，并对电子档案使用提出了建议。
【关键词】电子档案；优点；存在问题；建议
目前，文书档案管理基本是实行纸质档案与电子档案共存的双轨制。纸质档案与电子档案在管理上有共性，也有差异。有共性是因为电子档案也是档案，具有档案的一般特征和性能；有差异是回禀电子档案毕竟不是纸质档案。它有自己的特点，这些特点使整个电子档案的管理与纸质档案有不同之处。目前，我们既不能狂热地认为电子档案一统天下的时代马上到来，纸质档案将退出历史舞台，也不能无视电子档案这一新生事物对档案工作的影响，仍一味沿袭传统的管理方法，不思变革，我们将看到这样一个事实：纸质档案与电子档案将长期并存，双轨运行。
一、将电子档案应用于文书档案管理中的优点
（一）办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误；结果又费时又费力；在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
（二）文件和文字信息得到充分交流与共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以不受空间的限制，并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门的概况、工作的重点和最新、最快乐的档案管理信息动态
（三）电子文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多，纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失；而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD/DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等；这些载体的普遍特点都是存读方便快捷，易于传递。县城贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
（四）提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案作人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工具进行传递，大大提高文件传递的安全性和时间性。
二、应用电子档案在文书档案管理存在的问题
（一）电子文件保密性受限制。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在原稿上增删改，但其内容发生变化的可能性总是纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完美，进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密。
（二）对档案综合管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任。这就对管理人员技术和素质水平提出更高要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才更是奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、对电子档案使用的几点建议
电子档案在文书档案的发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，得是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
（一）办公自动化系统内外网隔离。在内部办公自动化和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要同时也是最有效最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进出网络的数据；管理进出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警；
（二）提高档案人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫我，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解，学习直至熟练运用达到增加业务技能，提高管理水平的效果。二是以自学为主，培训为辅的模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案管理人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间区域间系统合作工作的国度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科室利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。