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摘要：企业档案信息化发展主要是指随着我国信息技术水平的持续提升，将信息技术运用到档案管理工作之中的一种先进的档案管理方式。但是由于诸多因素的影响，致使企业在进行档案信息化管理工作时，不仅给相关工作的开展带来了便捷快速的档案利用和服务，也保护了实体档案，但是在这过程中也面临着档案信息失泄密风险加大的危机。因此随着我国信息技术水平的持续提升，如何保护国家秘密档案安全，保障企业在发展改革的竞争中商业秘密的安全，保护企业利益不受侵害这方面问题，越来越受到了企业档案管理工作开展过程中的重视。
关键词：企业；文书；档案；保密工作
企业的档案往往涉及内部运行的重要机密，对企业的发展起到至关重要的作用，因此，对企业档案进行保密管理意义重大。但是，在实际工作展开的时候，很多企业往往没有找到较为理想的档案保密方法，从而导致一些机密文件出现泄漏的情况，这经常会对企业的稳定运行造成一定的影响，在对档案进行保密管理的时候应该掌握方式方法，这样才能够保证档案管理的实际效果。
1企业文书档案保密工作的重要性
1.1企业文书档案保密工作与企业的发展紧密相关
企业的文书档案工作记录了企业的商业秘密，包括企业的核心技术以及其他各种重要文件。如果企业文书档案保密工作不够严密，造成企业核心技术泄露，轻则降低企业的核心竞争力，重则关乎企业的生死存亡。另外，企业文书档案保密工作出了问题，也说明企业管理方面存在漏洞，需要及时整改以免出现更大的问题。所以，企业一定要认识到文书档案保密工作的重要性，加强对保密工作的管理。
1.2企业文书档案保密工作与企业的经济利益紧密相关
企业的商业秘密与企业经济利益紧密相关，企业文书档案管理部门决不能掉以轻心，以免商业秘密泄露为企业造成经济损失。例如，在同一个竞争项目中，企业的商业秘密一旦被竞争对手获得，那么企业的竞争优势就会大大降低，甚至会因为失去谈判的筹码而给企业的经济利益带来重创。
1.3企业文书档案保密工作与企业的商业信用紧密相关
诚信是企业发展的根本，企业文书档案是企业各项业务往来以及生产活动等过程中形成的大量极具价值的信息。对企业的作用非常重大，无可替代。企业文书档案保密工作如果出现泄密现象，会给合作企业也带来一定的损失，极大地影响企业的形象和良好信誉，不利于企业的发展。
2企业文档保密工作的加强措施
企业文档保密工作是企业开展各项业务和决策的有力支撑，在企业的发展当中发挥着巨大的作用。但是新形势下，网络信息技术飞速发展，移动存储设备无处不在，企业文档保密工作面临各种潜在的安全威胁。因此，企业文档管理部门要采取有效的措施，提高企业文书档案管理工作的严密性。
2.1提高档案管理人员素质，制定规范的文档管理制度
企业要注重档案管理人员的综合素质，要求档案管理人员既具备熟练的档案管理业务技能，能够规范的处理企业的文书档案，又具备一定的信息技术知识和能力，能够熟练使用信息管理系统对文书档案进行电子化处理和储存。随着文档一体化理念的推行，企业要加强对档案管理人员的选拔和培训，尽量使用经验丰富经过系统培训的人员进行文书档案管理工作，始终保持工作人员的谨慎性和严谨性。另外，企业还要制定规范的文档管理制度，不同密级的文档要有不同管理要求。企业要让档案管理人员严格按照规范要求对文书档案进行管理，确保其安全性。
2.2梳理档案管理流程，建立监督检查制度，提高企业员工的保密意识
企业文书档案保密工作不仅是档案管理部门的职责，企业要提高全体员工的保密意识，建立自上而下的档案管理机构和完善的监督检查制度，加大对文书档案保密工作的宣传。在日常工作中，要加强对各部门在工作和业务上利用网络进行档案交流的监管，让各部门员工严格遵守文档管理制度，按照档案管理流程的要求运作，提高企业文书档案保密管理工作的水平。
2.3明确档案信息传递的准确性与有效性
建立源头管理模式，一是需要积极配合企业档案管理人员梳理档案的归档范围，分阶段收集需要归档的项目资料，确保各个层级归集档案资料的齐全、完整、系统、准确。二是实行档案管理人员前置，实施前端控制。企业在科研项目开题之初，就要让档案管理人员参与科研项目资料的搜集工作，使科研人员明确对于科研项目不同阶段形成的不同资料，要根据企业规定进行档案的设计和保存，严格按照企业档案管理规定进行。三是要求企业管理人员对于科研项目中的商务合同应单独作为合同类档案存档，不宜放在科研项目资料中合并存档。四是档案管理人员需持续加强与企业科技管理部门及科研人员的沟通与交流，对科研项目资料形成情况予以详细了解，按照阶段性或是科研项目结题后的时间，提醒与督促项目档案资料及时归档。
2.4根据文书档案的保密级别设置文档的使用权限
权限管理能够有效的控制文书档案的访问用户，既能够满足部分用户使用的需求，又能避免档案信息的泄露。只有具备访问权限的用户才能够打开文档，其他用户即使拿到文档也无法打开。受控加密文档也不易被复制和分发，大大提高了重要文件的安全性。另外，企业文档管理部门在进行文档加密和授权操作时一定要有完整的操作日志，保障文档的完整性和可靠性，也方便事后监督检查管理。
2.5企业要加强网络防护，定期使用杀毒软件查杀各种木马程序，防止泄密
当前网络信息技术非常发达，很多企业都引入了文档管理系统进行档案管理工作。档案管理系统的引入虽然极大地提高了文书档案管理工作效率，但同时也为文书档案保密工作带来新的挑战。企业要利用防火墙防止各种网络木马程序，避免文书档案在网络传输过程中造成泄密。另外，企业还要定期对电脑进行病毒查杀，加强对U盘等移动存储设备的管理，保证涉密U盘使用的安全性。
2.6加强对保密档案工作人员的教育与管理
保密档案管理工作由保密档案工作人员来实施，提升保密档案管理人员的保密意识，是保密的关键。要定期对保密档案管理人员进行保密教育，提高工作责任心，细化、规范保密档案的利用程序，严格按照要求进行操作和检查，谨防人员工作疏忽大意造成保密档案失密情况，避免对企业经营造成损失。只有保证保密档案在日常利用过程中的规范性、安全性，才能保证保密档案的保密性。
结语
对于企业来说，做好档案管理工作是平稳发展的前提，在档案管理工作当中最为重要的一项就是档案的保密工作。在进行档案保密工作的时候，应注意方式方法的选择，通常情况下，企业的文书档案管理工作是相对困难的，由于纸质档案容易出现破损或者是返潮的情况，这不仅需要相关的档案管理人员对自身工作有高度的重视，同时也需要工作人员足够细心。所以，在实际工作展开的过程中，应该严格按照相关标准制度的规定来进行，这样才能够将保密工作做好，从而使企业未来的发展变得更加稳定。
参考文献
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