河南省明嘉建设工程有限公司
摘要：城建档案管理信息化是指以充分利用电子计算机和网络等现代信息技术，在信息论、系统论以及控制论的指导下，对城建档案实行现代化管理的模式。然而想要高效实现这一过程，除了系统化操作，还需要选择合理的策略，同时安全问题也是不容忽视的。
关键词：城建档案；信息化管理；实现策略；探讨
1.档案信息化管理的重要性
档案管理信息化是档案管理适应现阶段社会发展所作出的必然选择，其应用领域正逐渐扩展。从大大小小的企业到医院、学校以及各级政府机关单位等，都需要对人事管理工作进行信息化处理。档案管理信息化所具有的优势可以从以下几个方面得到体现。
1.1提升检索速度以及准确率
将档案管理进行信息化处理后，通过计算机的自动智能处理，即使在检索一些较为繁琐或者不起眼的信息时也能快速做出反应，相比以前的人工操作，信息化处理大大提高了工作人员的效率和工作质量。
1.2提高档案利用率
相对于以前使用纸质档案，在调用以及保存等方面，信息化管理具有明显的优势。且随着环保意识的增强，无纸化办公室已成为一种新的发展趋势，通过档案管理信息化，可充分解决传统与现在两种形式之间的不协调问题，在使用中也提供了更多的便利。
1.3有利于信息共享和远程使用
通过信息化管理，大量数据的传输将更加高效，如，可以进行邮件发送、传输传真，实现信息共享。即使在距离较远的情况下只要设备适合也将毫无障碍，从这方面来看，信息化管理彻底打败了传统的档案管理方式。
2.当前我国城建档案信息化建设面临的问题
在看到城建档案管理信息化建设必要性的同时，仍需正视当前档案管理信息化建设过程中存在的问题，具体来说，主要表现在以下几个方面：
2.1创新问题与安全问题。在档案管理信息化建设过程中，档案管理系统需与其他应用系统相整合以实现档案信息的共享，这就要求发挥创新思维以解决好各种矛盾。此外，计算机网络存在安全缺陷，不但软件易受病毒攻击，而已硬件也易受人为破坏，如果档案管理人员缺乏安全意识，那么将会造成档案信息泄露。
2.2标准化的缺乏。我国政府的档案管理体系较为复杂，分散管理、多头管理，管理标准化的缺乏，给城建档案管理信息化建设增加难度。
2.3专业人员配备不足。目前来看，从事档案工作的人员大都缺乏专业培训，信息化管理意识淡薄，缺乏信心技术较高且熟悉档案专业的复合型人才。
2.4缺乏技术支持。在档案信息化建设初期，往往需要用扫描仪等设备将纸质档案转化为电子档案，但扫描速度较慢，无法短期完成转化的需求。再加上电子文档受保管期限及条件的约束，如果技术支持不到位，那么极有可能造成资料文件损坏。
2.5管理层缺乏重视。城建档案管理信息化建设离不开管理层的支持与重视。管理层大多关注城建工程质量及效益，而对档案工作缺乏重视，没有将档案工作纳入到日常工作计划中来，在人员、设备、资金方面没有予以足够的保障，这样也不利于档案管理信息化建设工作的开展。
3.城建档案信息化管理策略
3.1明确指导思想与发展规划
要完成承建档案的信息化建造，从现实情况动身，放眼未来，掌握服务社会的需求，充分运用信息化手法不断创先，然后完成我国城建档案工作的可持续开展。详细而言，主要从以下几个方面动身：首先，需求高度重视城建档案的信息化建造工作，并将其纳入到全国城市信息化建造、建造事业信息化建造以及电子政务建造的总日程中。保证城建档案信息化建造跟当地的信息化工作协调开展，共同进步。其次，要一直环绕为人民群众和促进城市建造事业开展供给及时、有用的城建档案信息服务的方针，充分运用数字化手法，在城建档案网络化建造的基础上，完成城建档案的数字化建造；最终要将信息网络作为基础，将建造数据库作为工作重心，逐渐完成城建档案贮存的数字化以及检索的自动化。与此同时，还应该高度重视对信息技术和信息软件的运用和推行，以推动城建档案信息化建造有序、健康、快速开展。此外，还要进行纵观大局，拟定施行方案，散布施行，在加强城建档案信息化建造工程中，要仔细处理好速度跟效益、微观跟微观、市场导向跟政府控制以及敞开跟安全之间的联系。
3.2做好分级管理与保密管理
一方面，在推动城建档案信息化建设过程中，还需要根据档案管理的权限，将解决好管理权与使用权的关系为出发点，始终坚持“谁管理、谁负责”的原则，逐级构建城建档案局域网，从而实现城建档案的网络化管理，以便项目业主按照具体的工作要求，及时设立与之相对的档案资料，提高城建档案的信息利用率。城建档案加入公共信息网络后进一步丰富了其信息利用的社会性，更加便于城建档案将自身的社会功能展现出来。鉴于建设业主单位只享有阅读的权利，如此便极大地减少了档案的工作量、纸质档案因磨损、翻阅等造成的损坏，并且还有效地减少了死档、弃档以及无档的情况。另一方面还需要不断完善城建档案信息化管理的保密制度，要通过制度的形式进行约束，从而保证只有得到授权许可下，电子文件和信息查询系统才能被正常使用，提高城建档案的保密性，该做法也是国际上最通用的做法。
3.3硬件配置统一
归档管理信息管理是将文件信息转化为可行的、有流动性的资源，将纸质文件信息转化为数字类型的信息，但要满足这一要求与虚拟网络的形成是分不开的，其中最关键的基础前提是硬件配备的统一。为了完成计算机管理系统全面覆盖这一目的，使企业可以实现信息化管理以及全面存档信息，电脑可以说是最可以依靠的应用工具，且计算机文件管理系统可以实现信息档案自动编目和检索、文件自动全文存储检索、归档和工作管理、计算机辅助自动索引和文件信息系统综合管理。
3.4利用高容量载体存储档案
随着文件档案单位数量的逐渐增加，管理档案的人员部门面临着较大的仓库压力、还要管理自然的老化档案，同时还要面对不可避免的文件档案的损坏问题，这就要求储存文件档案是应该使用大容量的载体。相关人员可以使用电脑的磁盘存储系统和CD-ROM存储系统，存储大量的文件档案，CD-ROM存储系统是储存文件档案的有利手段，在计算机的光盘上存储档案也便于管理，可以有效解决文件档案信息存储的难题。另外，使用高容量载体存储文件档案信息，可以使相关工作部门的工作效率得到提高。
3.5重视对软件的开发利用
档案信息化管理需要一支专业的建设队伍，除了能够进行专业的技术管理，还需要重视软件的管理与开发。档案信息主要依托于网络软件平台，信息化平台是管理的基础。工作人员要具备一定的科研能力，为信息化管理工作创作良好的发展条件，还要不断完善信息化系统，加强对自身系统的开发，做好数据库建设工作，提高自身平台的安全性与便捷性，不断促进档案管理工作高水平发展。
4.结束语
生活在一个信息爆炸的时代，信息技术已经逐渐渗透到生活的方方面面，并在各个领域中绽放它的魅力。为了推进城建档案管理信息化、现代化，更好地促进信息管理和服务，我们必须更加关注新兴科技，加速完善城建档案信息化建设，推动城建档案管理现代化更好更快发展。
参考文献
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