连云港市交通工程质量监督站江苏省222005
一、工程项目档案的重要意义
工程项目建设耗资大、建设周期长，一般工程项目建设过程涵盖施工前期、施工过程及竣（交）工验收三大步骤，施工前期所形成的项目决策、审批、预算编制、招投标等资料都需要进行储存保存管理；施工过程所形成的检查报告、承包人报表、监理指令、设计变更等；竣（交）工验收所形成一系列的验收文件都是工程项目档案的具体表现。工程项目档案记录了整个项目从始到止的全过程，是最原始、最准确的记录，是客观反映该工程项目整体质量的重要凭证，也为以后工程项目新（改、扩）建、管理等工作提供重要依据。
二、如何做好工程项目档案管理
（一）工程项目档案准备工作
明确专人负责，事先介入、主动控制，建设单位首先在施工合同中明确相关单位的档案收集方面的要求及违约责任并把档案的重要性向各个部门宣传，做到预防为主。由于一个工程项目涉及建设、施工、监理、设计等不同的单位或部门，它们在工程项目各个阶段收集着不同的资料，因此，档案管理人员必须要落实好各个单位、部门的档案职责，切实保证工程项目档案能够及时、按质按量完成收集，例如审批文件、预算文件、监理规划、相关的图纸、验收记录等，只有抓住主要环节，把握重点，才能把档案管理工作做好。
（二）制定档案管理制度。
工程项目是个系统工程，各种子系统整合起来，才构成整个的工程项目，其档案形成同样如此，也是由各个子系统的档案所构成的，其巨量且种类繁多，因此，必须加强对档案工作的组织领导工作，根据项目的实际情况配备档案管理人员并建立科学、健全的项目档案管理制度，明确岗位责任、绩效考核、奖罚制度，只有科学、健全的项目管理制度才能完善工程项目档案的管理，通过各个部门的协调、组织、监督使档案工作实现制度化、科学化、法制化，让整个工程项目建设的管理做到有章可循，有法可依。
（三）注重档案信息化建设。
随着电子化、信息化时代的来临，大量档案管理工作将有计算机软件、系统来完成，它能快捷、安全的对这些工作进行管理和分析，档案工作也是如此。因此，要求档案管理人员能够积极参加档案信息化方面的学习与各项专题培训（数字档案室培训、办公自动化、计算机网络安全等），确保专业知识及时更新、信息化工作水平及时提升。
三、工程项目档案管理遵循原则
工程项目档案管理工作主要是为了保证档案的完整性、准确性、系统性以及安全保管的作用，待工程完工后投入运行阶段，再为其提供服务，并且可以为将来类似的新（改、扩）建工程建设提供宝贵的数据参考，所以，工程项目档案管理工作需要认真进行并严格保证档案的完整、准确、系统和安全。
（一）系统收集各种材料。对各个部门或人员在工作过程中所形成的各种档案进行及时、有效地收集、整理与归档，根据其性质、用途等特征进行科学分卷建档并且要对这些材料进行认真地检查与审核，确保材料是原始材料、完整和准确。
（二）认真细致整理卷内文件，这是工程项目档案管理工作的重要环节。档案整理工作八步：第一，依照建设项目档案的归档范围对收集到的材料进行鉴定和分类，去除那些重复文件和不属于该范围的文件；第二，按照材料的属性、文字、图表、图纸等进行分类，然后再按照立项、设计、施工和竣工四个阶段进行细分，确保文件按照阶段、项目等进行细致的区分；第三，在同个项目中，要依照专业的不同进行区分，对于以单体工程进行的项目，需要先将文件材料依照单体工程标准进行细分，然后再按照专业进行分类；第四，分类组卷，依照问题类别对管理型文件进行分类、按照专业类别对图纸进行分类、按照规律对于施工文件进行分类；第五，根据实际以文件、材料、图表和图纸的数量进行分类组卷；第六，做好卷内文件材料排列，如果单个项目中相关文件材料数量很少，则可以直接将所有文件归为一个组卷，但是需要按照先后顺序对组卷中的文件进行排列，也可以按照所反映的问题对文字材料和图纸图表进行分类，或者以时间和重要程度作为标准对档案进行排列，而图纸的排序则按照目录进行，同个档案中，文字材料需要排列在图片材料的前面；第七，编目；第八，案卷装订。
（三）案首处理与目录填写等其他档案工作。在进行档案分类的过程中，要认真处理卷内目录的填写，以保证更快的进行档案的检索。在进行卷内目录填写的过程中，一是项目完整性应该得到保障，要确保序号、文件编号、责任者以及材料提名和页码、形成时间及相关说明都进行详细和完整的记录；二是要确保目录填写的规范和完整，时间格式、字体大小都有统一标准。此外还应当认真处理案首工作，因为案卷封面内容中具有案卷形成单位的标注、卷内文件的起始时间、文档的保管期限限制以及文件保密级别的限定，所以要注意对立卷单位、时间、保管期限和保密级别进行认真填写。
四、总结
工程项目档案管理不仅是竣工验收的一部分，同时也是确定竣工验收的一个非常重要的依据。作为工程项目中非常重要的一个环节，工程档案资料是否符合验收标准，依赖于档案管理部门的认真工作。从事工程项目档案管理的工作人员，必须从思想上高度重视这项工作，认真细致对待这项工作的各个环节，充分利用计算机等各种现代化设备，提高档案管理的效率，使档案管理工作更好的服务于工程项目大局，为经济建设提供优质服务。