◆魏东红济南市技师学院山东济南250000
摘要：ISO9000族标准是国际上通用的质量管理标准，它体现了当今世界先进的质量管理思想，如以“顾客”为关注焦点，应用“PDCA”循环持续改进产品质量特性和体系的有效性等。本文简略阐述了用ISO9001：2008质量管理体系对我院的档案管理进行体系认证的基本过程，尝试在档案法规的框架下用一种全新的方法或标准来规范和提高我院的档案管理水平，实践证明取得了较好的效果。
关键词：ISO9001：2008质量管理档案管理持续改进
ISO9001：2008质量管理体系（下称体系）是ISO9000族标准之一，它的适应对象是企业、事业、团体等各类组织，能使组织内部各类人员职责明确，避免推诿扯皮，减少管理者的麻烦；可以降低组织的各种管理成本和损失，提高组织效益；可以使产品或服务质量得到根本的保证。
我院是目前山东省唯一一家通过体系认证的高职院校，而我院档案室又是唯一一家用体系标准来构建档案管理体系的单位。下面就以我院为例，具体阐述如何以体系为标准构建档案管理体系。
一、构建档案管理体系的总体要求
1.明确档案管理的质量方针和目标。学院档案管理工作在符合国家档案法规的前提下，遵循其工作的客观性规律，充分运用光电技术，为学院、上级部门及教职员工、学生、社会提供完整的档案查询服务。
2.编制档案管理质量手册和程序文件。档案管理质量管理手册是日常工作中的标准控制文件，实际工作要以此为准则，进行标准化工作。我们形成了《济南市技师学院档案管理质量管理手册》（下称《质量管理手册》）、《济南市技师学院档案管理程序文件》（下称《程序文件》），这两个文件涵盖了档案室日常档案管理的全部内容。
3.工作过程中的文件和记录控制。因档案工作的特性，工作过程中收录和借出文件资料、查询档案文件等要逐一登记并妥善保存。要充分利用现代光电技术，将文件资料进行电子采集，进行电子化管理；同时将党委会或院长办公会录音压制存储在硬盘中，定期将上述资料进行备份，保证其安全性和有效性。
4.以顾客为关注焦点。档案管理中的“顾客”是指学院教职员工、学生、各级管理者、上级主管部门。档案管理的本质是为他们提供标准的服务，这是一切工作的目标。
二、构建档案管理体系主要遵循“PDCA”原则方法
1.提出档案管理目标，即质量提高计划。这个计划不仅包括目标，而且也包括实现这个目标需要采取的措施。
2.执行要案管理计划（目标）。将档案管理工作分解为档案收录、整理、入档、日常管理、借阅管理几个分支工作，对每一项工作制定详细的工作目标，包括要达到什么标准、是否能满足“顾客”的要求并能保证工作的有效性。
3.工作过程检查。档案管理的有效性即效果是我们关注的根本。在工作中对照《质量管理手册》和《程序文件》，自我检查；通过发放调查问卷，请学院内审员评审，邀请教职员工及上级管理部门对工作进行评价，看是否实现了预期效果、有没有达到预期的目标，找出工作的不足之处。
4.对档案管理工作持续改进。在工作中依据国家最新发布的档案管理规定，结合学院属教育管理的范畴，将工作过程检查阶段反馈的改进建议加以整合，修订和提升档案管理标准，以更高的要求贯彻到工作中。
三、档案管理体系构建的基本过程
1.成立体系构建小组。档案室成立了以分管办公室的院长为组长的领导小组，委托办公室具体负责体系标准的建立与实施。小组成员要具备执行力，以顶层设计的方式，自上而下推动体系标准的制定和运行。
2.明确档案工作的基本工作任务。档案工作的基本任务主要是在学院党委领导下，档案管理工作的一切将围绕学院发展的大局出发，为“顾客”提供优质高效服务，为各层组织提供高质量的档案管理成果。我们将围绕这个目标制定档案管理《质量管理手册》和《程序文件》。
3.明确档案管理工作岗位职责。根据《档案法》要求，明确档案室应设置的工作岗位、各岗位的工作职责，要体现出档案管理相互牵制原则，同时又要将整个档案管理过程作为一个有机整体考虑。
4.编写档案管理《质量管理手册》和《程序文件》。在《程序文件》中将档案室修订并按相关程序批准发布的《关于加强学院及各分院档案管理的实施办法》、《济南市技师学院档案管理制度》进行整理收录，将《借阅审批表》、《归档明细表》等进行修订收录，将《学院档案管理制度》重新修订发布。
5.运行与评价。标准实施后一段时间内，学院内审部门组织部分内审员、教职员工、管理层人员、学生代表对档案管理工作进行评价，找出不足，修订提高。
学院档案室自实施了ISO90001：2008质量管理体系认证后，档案管理工作标准、高效，业务能力得到了稳步提升。学院的档案管理工作因此受到了学院、主管局及档案局的一致好评。因档案整理规范、查阅流程科学合理，被上级部门一度作为全市档案管理工作的先进示范单位。
参考文献
[1]中国标准化研究中心ISO9001：2000质量管理体系—要求(中文版).2000，12。
[2]国家档案局中华人民共和国档案法实施办法.1999，6。