Self-positioningandDevelopmentofExecutiveSecretaryinUniversity
李琳LILin（广州工商学院，广州510850）（GuangzhouCollegeofTechnologyandBusiness，Guangzhou510850，China）
摘要院本文通过论述高校行政秘书的职责，分析当前高校行政秘书的工作现状以及行政秘书在工作中应该如何定位自己的角色，最后提出促进高校行政秘书工作能力的具体措施。
Abstract:Thispaperdiscussestheresponsibilityoftheexecutivesecretaryinuniversity,analyzestheworkingsituationofexecutivesecretaryinuniversityandhowtopositiontheirrolefortheexecutivesecretaryatwork,andfinallyproposesspecificmeasurestopromotetheworkingabilityofuniversityexecutivesecretary.
关键词院高校；行政秘书；自我定位；发展Keywords:university；executivesecretary；self-positioning；development中图分类号院C931.46文献标识码院A文章编号院1006-4311（2014）21-0280-020
引言行政秘书就是在高校管理者的领导下，协助高校领导做好高校办公室行政事务以及有关管理工作的行政人员。
行政秘书在高校教育体制中起到中枢桥梁作用，是高校教育管理系统中不可或缺的一部分。随着高校管理水平的不断提高，对行政秘书的工作能力要求也在不断提高。但是由于行政秘书的工作比较繁琐，需要行政秘书对自己有一个准确的自我定位。
1高校行政秘书工作职责高校行政秘书的工作内容比较繁琐，其不仅要传达上级的精神，还要高效地执行高校管理层的各项决策，以及为广大师生服务，因此高校行政秘书工作职责包含的方面比较多：淤日常行政工作。高校行政秘书要负责高校行政办公室的日常工作，其包含文件的发送、办公用品的购置、信件、杂志的订阅等等；于会务工作。会务工作是高校教学单位工作的重要组成部分，行政秘书需要为会议提供相应的材料、为到会人员提供完善的接待服务、并且要做好会议的记录与文件整理等等；盂文书办理工作。行政秘书需要具有较强的文章写作能力，负责高校各种文件的起草、通知的公布，以及负责相关文件的签收传递，并且做好文件的收集销毁工作。榆档案管理、公章管理与使用工作。行政秘书要负责高校各种人力资源的档案管理、对高校工作人员进行各种福利登记造册、以及编排高校值班考核统计工作、对高校的各种公章进行管理与使用的工作。虞财务管理工作。财务管理工作主要是行政秘书要协助高校管理者做好财务管理工作，比如借款、报账、预算等工作。当然除了上述的几种职责外，高校行政秘书工作职责还包括其它很多方面，总之行政秘书的工作职责比较繁琐。
2高校行政秘书工作现状高校行政秘书在高校教育体系中发挥着重要的作用，高校对行政秘书的业务能力要求越来越高，但是与其重要作用相比，行政秘书的工作现状却没有得到提升，其主要表现在：2.1行政秘书工作得到不重视，其经济待遇比较低目前高校管理者对于行政秘书的工作性质没有形成正确的认识，很多高校工作人员上到高校管理者，下到教师、学生，他们对于行政秘书的认识就是给领导跑腿的，其从事的工作没有任何难度，因此行政秘书工作得不到重视就会导致行政秘书的待遇过低，尤其是现在的教育改革分配制度在向教学一线倾斜，教学教师的薪酬水平得到提升，而行政秘书由于属于行政人员，其经济收入来源比较单一，待遇上的差距会影响行政秘书工作的积极性，进而让他们产生厌烦情绪，最终会影响高校管理的效率与质量。
2.2行政秘书的发展空间比较狭窄行政秘书的工作比较繁多，而且其工作压力比较大，行政秘书的工作时间存在很大的不确定性，比如行政秘书常常需要通宵加工完成高校领导布置的任务，同时还要随时处理各种突发事件，但是与行政秘书工作地位相比，行政秘书的发展空间却非常狭窄，行政秘书的工作不像教师搞科研活动一样能够在一定的时期内获得成效，行政秘书从事的工作都是细微的、不易被发现的，结果导致行政秘书的工作很难获得其他人的肯定，而且现在的高校职称评定制度对于行政秘书的评定比例非常的低，大部分行政秘书因为忙于复杂的工作，而没有足够的时间进行科研学习与进修，最终导致行政秘书对自己的职业未来丧失了信心，为此行政秘书不得不对自己的工作岗位进行从新思考与分析。
2.3职业倦怠现象严重随着高校事务的增多，行政秘书的工作量也在逐渐增加，而与此同时行政秘书的待遇却没有提高，反而教师队伍的待遇却在不断地上升，行政秘书与教师待遇之间的差距，会导致行政秘书的工作压力更大，他们会逐渐对自己的工作丧失兴趣，同时工作环境的变化，尤其是现代电子技术的应用，使得行政秘书出现了各种累积性职业伤害，比如行政秘书需要长时间坐在电脑前进行文件的起草，增加了他们患腰椎疾病和腕管综合症等累积性伤害造成的疾病的几率。
2.4工作内容繁多，业务素质不高当前高校行政秘书进入工作岗位的途径主要是毕业留校和校外竞聘，再者就是熟人介绍等，这就决定了行政秘书的专业技能不高，虽然行政秘书的工作内容比较繁多，但是大部分是具有上传下达的具体事项，这样简单繁多的工作内容对于行政秘书的工作能力的要求不高，但是随着高校突发事件的增加，性质秘书在处理的时候表现的业务能力不强，他们在工作的时候更多的是靠经验感觉。
3高校行政秘书工作的自我定位高校管理水平的提高，需要性质秘书要准确定位自己的角色，做好“上传下达”高校精神、架好高校与师生的桥梁工作，发挥自己的价值。
3.1综合性与专一性的统一行政秘书工作涉及高校全部的业务范畴，其小到报刊的订阅，达到高校政策的研制参与，行政秘书的工作职能非常的多，其涵盖面有非常的广，其不仅要处理高校内部事务，还要负责对外的联系事务，总之行政秘书是将高校所有的办公事项集一身，同时行政秘书有具有很强的专一性，行政事务虽小，但是其不容马虎，如果细微环节出现失误，都会为高校教学工作带来巨大的损失，比如行政秘书的财务辅助管理工作出现失误，会导致高校财务出现问题。
3.2服务性与创造性的统一行政秘书属于秘书范畴，其本质是具有服务职能的，因此行政秘书要首先明确自己岗位的服务职能，要具有服务高校领导、服务教师、服务学生的意识，做好学校与师生之间的桥梁，做好领导的帮手，及时将高校的决策传递到教师、学生中，并且将教师、学生的意见以及反馈信息传递给高校领导，但是行政秘书也要积极发挥自己的创造性，随着行政秘书办公技术的发展，行政秘书的智商性服务将成为行政秘书职业的主旋律，因此行政秘书要在坚守服务性的同时，用于创新、以新的观念、新的方法、新的手段处理问题。
3.3主动性与被动性的统一行政秘书的服务性决定了行政秘书的工作具有很大的被动性，行政秘书的工作要随时根据高校领导的变化而变化，同时行政秘书的工作评价也具有很大的被动性，因为秘书是为领导服务的，其要具有默默无闻工作的耐心，但是行政秘书的工作也不是一味的具有被动性，行政秘书要在关键时候体现其秘书急领导之所急，想领导之所想，在领导还没有布置的时候就已经主动开展工作，而且在处理突发事件时也要具有主动性，尽可能将突发事件的前因后果主动了解清楚。
3.4公开性与保密性的统一行政秘书从事的工作要尽量公开，小到各种报纸刊物的订阅、传递，达到办公用品的采购以及外界联系的事项都要做到透明化公开，以此营造公平、公正、公开的民主管理氛围，但是行政秘书的工作性质就具有较强的保密性，尤其是一些机要文件的处理，行政秘书是以第一知道文件信息的人，他掌握高校机密信息的数量也最多，因此行政秘书的保密意识要强，要始终按照相关规则制度行使自己的责权，并且要做到不该问的不问、不该看的不看、不该说的不说，切实履行行政秘书的保密职责。
4高校行政秘书工作的能力培养措施针对高校行政秘书工作现状，高校要充分认识到行政秘书的重要性，通过改变思想观念、建立完善的职业发展规划、提升行政秘书综合素质等提高行政秘书的工作能力。
4.1高校领导要转变思想观念，对行政秘书给予更多的关心与理解高校办公室工作具有很强的综合性，而行政秘书工作的本质就是管理工作，行政秘书做好行政工作的前提就是要具备较强的管理能力与综合素质能力，因此高校领导要改变以往对行政秘书片面的认识，加强对行政秘书的关怀与理解，首先，高校领导要充分肯定行政秘书的工作成绩，及时表扬行政秘书的工作，并且给予他们业务上的指导，帮助他们提升自己的工作信心；其次在生活上要加强对行政秘书的关心，增强行政秘书的幸福感，让他们在工作的同时，感受到高校的人文关怀；最后要为行政秘书提供更多的发展空间，积极营造发展机会，鼓励他们进行科研活动，同时高校领导也要引导高校全体员工与学生改变对行政秘书工作认识的偏见，提高行政秘书职业的地位。
4.2制定量化与质化相结合的考核标准，形成约束机制高校行政秘书工作具有不具体性，因此高校可以制定以工作效果与民主测评相结合的考核制度，利用量化考核手段，将行政秘书工作转化为具体的测量指标，实现对行政秘书的科学化考核。当然行政秘书工作内容的繁琐使得不可能对行政秘书的全部工作进行量化考核，而只能选择核心部分进行考核，并且将量化指标与质化指标进行有效整合，实现对行政秘书的考核，形成强有力的约束机制。
4.3行政秘书要提高自己的素养首先行政秘书要提高自己的业务素养，行政秘书要在日常的工作中注意积累工作经验、掌握灵活工作方式方法，将理论与实践紧密结合，及时总结工作经验与重视信息反馈信息，严格按照高标准、高要求规范自己的行为；其次行政秘书也要提高自己的文化素养，行政秘书要协调处理好行政事务与自己进修学习之间的关系，尽可能争取一切可以提高自身专业文化知识的机会，把自己打造成“复合型”人才；最后行政秘书也要积极增强自己的综合素养，行政秘书的服务对象是高校的领导、教师以及学生，他们的文化素养非常高，行政秘书要想更好地发挥服务职能就必须要不断提升自己的表达能力、沟通能力以及应用现代技术能力。
4.4制定职业发展规划、拓展发展空间高校要根据行政秘书流动性大找分析原因，并制定与行政秘书职业发展规划相适应的发展空间，一是高校要积极制定完善行政秘书职业发展的培训计划与流程，并且将行政秘书职业发展规划纳入到高校整体发展规划中；二是高校要拓展性质秘书职业发展空间，为行政秘书提供更多可以评定职称以及岗位晋升的机会，以此增强行政秘书对岗位的认同感；三是高校要给行政秘书更多的可以职业培训和交流机会，通过对行政秘书技能、职业道德、管理技能等方面的培训，增强他们的时间技能，促进他们工作的高效完成。
总之，随着高校管理水平的提高，高校行政秘书只有在明确了自己的定位后，才能更好地发挥服务职能，才能更好地促进高校的管理工作。
参考文献院[1]余明江.高校行政秘书倦怠情绪探析[J].四川民族学院学报2010（5）.[2]范翠.高校二级学院行政秘书工作之浅析[J].中小企业管理与科技，2011（5）.[3]周玲，杨帆.高校教学秘书职业压力和职业倦怠的成因及其对策[J].华章，2011（30）.[4]陶敏.高校二级学院办公室秘书的角色意识[J].新探索，2010（28）.作者简介院李琳（1985-），女，湖南邵阳人，广州工商学院，本科，行政干事，研究方向为行政、教务管理。