宁夏数据科技股份有限公司750002
摘要：现阶段，企业的发展突飞猛进。国有企业办公室是企业重要的管理部门，办公室文秘人员负责各种文件的收发登记、传阅、催办、分发工作以及文书档案的打印整理、分类、归档工作，协调不同部门的整体工作流程。文秘人员的办事效率会直接影响办公室的工作进度，在经济和社会发展的新时代，办公室文秘人员的工作范围和工作强度都要有所提高。新时代文秘人员工作的质量和水平是助推办公室工作开展的关键因素，本文简要介绍了该问题，为后期促进办公室更好的拓展业务奠定了基础。
关键词：提高办公室文秘；工作质量和水平；有效策略
引言
办公室文秘人员每天承担了繁重的工作量。既要严格遵循上级领导发布的命令，又要充分了解各层工作者的工作状况。在国家政府机关单位、企业中担负处理事物的人员，还应当善于人际沟通与协调。因此，文秘人员的工作水平提升非常重要。基于此，本文阐述了提高办公室文秘工作水平的重要性以及主要工作原则，分析了当前办公室文秘应当具备的业务素质，探讨了提升办公室文秘工作质量与水平的策略。
1文秘工作的原则和重点
在文职工作里，需要加强文秘工作的工作质量，确保各项工作任务的顺利进行，应该符合以下工作原则：第一，办公室文秘人员要发挥参谋助手、服务保障、统筹协调、承上启下的职能作用。高标准、严要求，积极参与政务、管好事务、搞好服务，及时与高层管理者进行工作汇报和工作细节沟通，使工作中的重要信息能够及时传递给上级。注意上情下达，积极协调上级与各部门之间的关系，以便及时发现问题，及时更改方案。二是提高办文能力。本着“严格审核、急件急办”的原则，努力加快文件的运转和处理，保证公文的权威性和严肃性，使文件能够及时传达贯彻，指导企业安全生产经营等工作。第三，要提高工作的预见性。对待工作要未雨绸缪，突出“全、密、实、早”，以工作的超前性、预见性来增加工作的主动性，力求做到工作无失误。第四，强化督查督办职能，狠抓工作落实。抓好重要工作、领导批示的工作督办力度，抓好过程监督，发扬“钉钉子”精神，对重点、复杂事项进行预想预判，通过电话、协同等方式及时提醒，确保各项工作按照时间节点顺利推进。
2企业文秘工作存在的问题
文秘工作程序不完善。企业文秘工作是一系列相互衔接的工作，由此公文的拟制需要按照较为严格的程序来进行，但是现实情况中在这方面还存在许多问题。一方面，出现了不少的公文“倒流”现象，对于正确的文秘工作程序来说，应该是先由部门拟稿，负责人审稿，再试办公室审核，然后由领导签发。但是有的部门没有按照正确的程序进行，先是越过了办公室的审核，找到了领导进行签发，再返回办公室进行签发。另一方面，出现了越级严重的情况。存在不少公文是直接找到领导进行签发的。另一方面，并不重视协商会签的作用。公文制发在内容方面一是要需要几个部门共同来进行处理，一是要采取协商会签的制度。要做到能够得到相关部门的一个支持，在沟通方面的工作一定要做好，避免错误的决策。文秘工作进行不及时。文秘工作除了要按照严格的程序进行之外，还要在规定的时间内完成，时间代表着效率和机会。而在现实情况中，很多公文都没有被及时地处理，甚至还会出现推诿的情况，这严重地影响了公文的处理时间，对工作效率的影响较大。具体表现有以下几个方面：一是公文办理过程之中，如果部门或工作人员碰到了一定的困难或者明白一些问题并不在自己部门责任范围内，那么与相关部门进行联系和沟通的积极性会大打折扣，扣押公文的情况也不少；二是不能贯彻限时办结制，在文秘过程之中，文件在运转和衔接方面可能会存在一些问题而不能正常地运行，在公文发放的处理过程中，如果对于这个环节出现的问题不能及时处理，那么会耽误相关部门的贯彻时间。
3优化措施分析
3.1企业重视文秘工作并提供各方面支持
企业之所以强大是因为内部结构合理，整体性强，办公室作为企业的重要办公部门，起到连接上下级的作用。但是现阶段我国经济发展飞快，企业也随之快速发展，企业原有的配置反而不足以维持工作。以办公室的工作为例，企业的发展带来了许多新产业和新任务，文秘人员的工作增加了很多。企业需要重视办公室文秘的工作，在各方面为办公室文秘的工作提供便利。比如在选择文秘人员的时候，企业可以提供资金支持，重视选拔过程，为办公室选择优秀的人才；在文秘的日常工作中，企业需要进行大致的观察和引导，为文秘提供学习资源，让文秘工作尽快融入企业。
3.2加强培训，健全办公室工作制度
企业在聘用临时文秘的同时要加快培训专业文秘的脚步，为办公室工作的长久发展提供动力。办公室文秘必须经过企业的专业培训，培训可以分为三个步骤：一是要考验文秘人员的心理素质和动手能力，这是为了应对平常繁多的文件和突发的紧急情况。二是要引领文秘人员熟知企业的各方面工作流程，这是为了让办公室工作与企业工作无缝对接。三是要锻炼文秘人员的语言能力和处理人际关系的能力，这是为了应对各种各样的客户，为企业赢得良好的形象。办公室同样要建立完整的制度条例，要对文秘进行行为规范。比如遵循职业道德规范，严格要求自身，保证良好的工作态度和职业素养，自觉遵守公司的规章制度；努力提高自身的职业素养和办事水平；提高办事效率和质量；服从上级安排，利用自己的专业能力维持企业办公室工作的有序运转。培训和建立制度是对文秘人员专业素养的培养过程，是对办公室工作质量和水平的有效提升，如果办公室文秘能够自觉遵守以上原则性要求，那么办公室工作质量就会得到有效的提升。
3.3增加办公室文秘人员数量
众所周知，企业单位的产业链较长，会有各种类型的工作需要整理。企业办公室文秘工作量大，经常需要加班加点，使得许多工作人员不愿意全身心投入到办公室文秘工作中去，这导致了文秘人员数量难以满足企业办公室文秘工作的需要。大量的办公室文秘工作使得企业不得不选择临时或兼职的文秘人员进行处理，但是普通文秘人员由于没有经过培养和训练，专业能力较差，往往不能很好地完成企业办公室的大量工作，这给企业的正常运转带来了或多或少的阻碍。在培养出优秀专业的文秘之前，企业必须增加文秘人员数量，并合理分配工作任务，以数量来弥补质量的欠缺。比如一个人的工作两个人来做，特定的文秘人员只做特定部分的工作，紧急情况时在办公室主任的指导下共同应对。这样虽然多付了职工薪酬，但办公室的工作也得到了暂时性的提速，不失为一种有效的方法。
3.4培养文秘人员的创新能力
创新是一个国家、企业长盛不衰的重要驱动力。部分人员对办公室的文秘工作形成了思想的误区，他们认为文秘的工作很死板，只要严格遵守企业规定，按部就班执行就可以。然而，办公室文秘工作并非像设想的那样简单。文秘人员也要从思维、工作方面不断地创新。从文秘工作方式的视角分析，为了尽快取缔低效率的办公方式，一定要对工作方式加以改进、优化，充分发挥工作人员的创新思维，探索一种高效的办公模式，提升企业整体的办公质量与水平。为了激发文秘人员的创新思维，管理者可以采取以下措施：其一，对办公室文秘人员的意识、行为适当放宽约束，促进其勇于创新，同时，做好各级人员的沟通，构建轻松的创新氛围；其二，企业领导人员要有效地发挥模范作用，积极地学习先进企业的新兴的办公理念及工作方式，对企业的办公室文秘人员予以工作的指导或启发。
结语
在企业激烈竞争时期，拥有专业的文秘人员相当于有了“润滑剂”，能够使企业健康发展。
参考文献：
[1]韦永赛.办公室文秘工作质量和水平的提升方式研究[J].文存阅刊，2018（21）：192-193.
[2]张伟.浅析提高办公室文秘工作质量和水平对策[J].区域治理，2018（29）：279.