（和平区住房和建设委员会办公室）
摘要：档案管理指的是档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理，具有一定的服务性质，档案整理、保存和管理可提供各个行业需要的信息，实现档案的有效利用，保存有价值的档案信息，作为重要参考依据。信息时代背景下档案管理变化极大，与传统纸质档案管理区别明显，这就要求档案管理强化信息化水平，解决信息化档案管理中不足，提高档案信息化管理成效，与实体档案管理保持一致，确保档案管理与时俱进。本篇文章以信息化为背景，分析了档案管理中存在问题，提出了改进档案信息化管理有效手段，仅供参考。
关键词：信息时代；档案管理；面临问题；解决对策
引言:
档案管理具有双重性质，即使一项管理工作，同时又是服务性工作，搜集、整理、保管档案主要目的是为利用者提供服务，保留重要的参考文献，与国家文献信息管理密切相关，档案管理对于整个社会发展意义重大，不但有助于当前发展，而且影响着国家长远发展。信息时代下档案管理发生巨大变革，由纸质档案管理朝着智能化和自动化发展，档案生成方式有了本质变化，文件的起草、签发、归档都可利用信息系统完成，这是档案管理发展必然趋势，确保了档案管理系统化和真实性，及时提供有价值的档案信息，优化档案管理服务功能。信息时代下档案管理工作面临着机遇和挑战，只有解决了档案管理中存在问题，才能从整体上完善档案信息化管理工作，提高档案管理效率和质量。
一、信息时代档案管理工作存在主要问题
1、缺乏规范性
档案信息化管理不够规范，这是由历史原因导致的，传统纸质档案管理本身缺乏标准化，档案馆业务能力差，档案的整理和归档速度慢，管理质量达不到要求。档案管理虽然朝着信息化发展，但是整理文书档案和实体档案管理是必不可少的，只有将其和档案信息化管理统一起来，才能提高档案管理的水平，但是现在的档案管理还未树立这种意识，实体档案管理验收、补充、鉴定、归档等环节都不完善，自然就会影响到档案信息化管理。档案信息化管理尚未建立统一标准，信息化管理系统只在个别档案馆中应用，还未全面推广，很多档案馆中纸质档案管理仍然是主要业务，这样就会制约档案信息化管理发展。另外，档案管理工作中所使用的软件不同，每个档案馆所使用的系统存在着较大差异，直接后果就是档案信息不能实时共享，档案管理服务功能就会下降，档案利用价值也会受到影响。
2、以实体档案为主
档案信息化管理具有发展的必然性，有助于提高档案管理的效率和系统性，检索和查询会变得更为方便，确保档案服务功能发挥作用。可是，从目前的档案管理形势来看，虽然档案管理认识到了信息化重要性，但是实际推行却困难重重，一些档案馆信息化建设程度低，管理人员信息化水平有限，大多数时候依然采取的是实体档案管理，不仅需要花费大量时间，还需要耗费精力去编辑、分类和归档，不能实现高效管理，查找档案的不方便，而且效率非常低，这就给档案的利用带来诸多不便，档案资源得不到有效利用，档案管理就会失去一部分保存价值。
3、安全风险大
信息时代档案管理采取的是信息技术，利用计算机将档案共享给需要的人，提高档案的应用性，档案管理的社会服务功能突显出来。任何新事物的产生都是一把双刃剑，档案信息化管理自然也不例外，提高档案效率，管理工作更为系统，确保档案的真实性，减少了对档案管理空间需求，这些都是信息化管理优势，然而也有不足之处，档案信息化管理风险大，网络是一个开放性的环境，档案传输到计算机中必然会遇到篡改信息情况，机密性的档案会被恶意盗取，或者被黑客植入木马和病毒，电子档案有一定程度损坏以及部分信息丢失，风险系数高，安全性和完整性无法保障。
二、优化档案信息化管理工作有效措施
1、建立标准化管理体系
档案信息化管理实现了信息的实时共享，档案资源的利用价值提高，这就需要档案管理增强服务意识，更新档案管理理念，加快信息化管理建设，开发和研究信息管理系统和软件，规范档案管理过程，使用相关软件自动识别实体和图像档案，系统中提前列好档案管理条目，将档案分门别类，按照要求录入到信息库中。档案资料全部传输到计算机上，实体档案和电子档案要对应，避免实体档案时间过长出现损毁，档案资源流失。计算机内存可以扩充，档案信息化管理存储空间无限大，设置检索条目或者关键词，需要档案时直接在电脑中搜寻，快读找到所有能利用档案，作为各项决策依据。信息时代档案管理方式更为灵活，档案利用突破时间和空间限制，随时随地获取档案信息。另外，档案管理软件要兼容，不仅适用于检索，还可用于信息化管理，协调统一起来，通过软件最短时间内完成档案信息编辑、分类、著录、查阅等。
2、建立档案数字库
档案信息化管理必须实现软件和系统互通，高效转化图像档案和文字档案，全部存入到数据库，信息化管理就能存储海量档案信息，高效处理信息，检索能力也会增强。档案数据库建立比较复杂，满足传输要求以及用户阅读习惯，同时符合数据信息标准。
3、提高安全性
档案信息化管理要确保安全性，这是当前档案管理工作重中之重，必须引起档案管理人员重视。档案管理安全性主要是通过两个途径实现，一方面就是要建立完善管理制度，规范档案信息化管理流程，提高管理人员的信息化水平，树立风险防控意识，明确自身的职责，严格按照规章制度，对于不同种类和载体的档案进行统一管理；另外一方面是加强系统安全性，档案管理要设置防火墙，传输档案身份验证，或者使用密钥，防止传输中档案被篡改或者盗取，安装查杀病毒和木马软件，定期更新软件，修补系统漏洞。保存电子档案做好备份，系统遭到冲击启用备份档案。
三、结束语
综上所述，信息时代档案管理工作面临着机遇和挑战，做好档案管理信息化建设，规范档案管理工作，统一信息化管理系统和软件，提高两者兼容性，采取标准化的管理程序，最大程度提高档案信息化管理效率，确保档案管理的系统性和实用性，实现档案资源的共享，档案管理服务性就能发挥作用，应用价值进一步提升。
参考文献
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