孙军超
（广州市重点公共建设项目管理办公室??510006）
摘要：本文首先阐述工程档案管理的重要意义，进而分析工程档案管理现状与问题，并提出了建筑工程档案管理系统的设计与实现，以图利用建筑工程档案管理系统来解决工程档案管理中的不足，最后对工程档案管理工作的发展策略进行探讨，旨在促进建筑工程档案管理工作的良好、有序发展。
关键字：工程档案管理系统
一、建筑工程档案管理的重要意义
工程档案管理工作的意义主要存在于这样几个方面。首先，工程档案构成工程建设的组成部分，因而工程档案管理也是工程项目建设与管理的有机组成部分，如工程中的建设数据、预算文件、招投标等档案，都成为工程后期工作的依据。第二，工程档案管理密切关系到工程质量的控制，工程质量是工程项目建设与管理的重点与关键，而工程档案所涉及的与工程相关的人、设备、方法、环境、物料等方面内容，均能够为工程质量控制提供依据与参考。最后，工程档案管理还可以在工程建设完成后达到防范灾害和维修维护的作用，这也与上文所述的工程档案记录内容的依据性有关。
二、建筑工程档案管理的现状探讨
1.工程档案管理的现状
当前工程档案管理所面临和处理的客体是越来越多的文件资料和越来越复杂的工程项目，在这种情况下，大部分通行的工程档案管理方法是手动查阅，缺乏自动化管理系统，下文将就此问题提出初步设想。除此之外，全过程的工程档案管理中，往往在工程竣工后就已结束，不够负责；此外，一些文件在编排时并没有将格式统一，关键文件存在未加盖公章等细节问题。事实上，这也是工程档案管理的复杂性和严密性带来的。在当前我国工程档案管理方法逐渐定型的总趋势下，出现问题的往往是一些细节之处。
2.工程档案管理工作的几点问题
总结起来，这些细节问题归根结底可从以下几方面探讨。首先是由于工程档案管理从业者工作责任心的缺乏。具体来讲，一些工程建设完成投入使用后，施工单位往往认为城建单位已存档，进而不重视工程档案的存档，好些的束之高阁，更有甚者只保留一些竣工验收证书或竣工图等少量“有用”文件；其次，责任心的缺乏还体现在档案管理的意识过于陈旧与薄弱，突出体现在没有现代化的管理工具，没有自动化的电子系统；第三，因为工程项目种类繁多，在一些中小型的工程管理项目中，没有专门进行工程档案管理的人员，许多资料也是为了应付工程质量安全检查而做的，并往往造成资料的丢失等。
第二个造成问题的原因在于工程档案管理从业者的专业水平上。当前，由于高校课程的开设与设计，造成了专门从事工程档案管理的人才缺乏，信息管理专业的人才初入工程档案管理工作，因为缺乏具体和专业的知识，也常常不能胜任，过渡期过长。而已经工作的工程档案管理工作人员，也存在着业务上的问题，比如文件资料编排不当，导致不易查阅；不能使用或不具备使用和设计自动化档案管理系统的能力；文件编排中，以文字为主，少有图片或者没有关键图片，文件缺乏可信性；许多文件资料是为了保证档案完成性而制作，并非平时的记录与积累，因而真实性也没有办法得到保证。而在工程项目的人才引进上，往往是以技术人员为多，从事档案管理的人员数量明显不足，造成了许多中小工程项目大量聘用兼职人员的现实，造成了工程档案管理在后期查验等方面的许多问题。
三、建筑工程档案管理系统的设计与实现
由于工程档案室一直没有实现系统化的软件管理，一般翻查档案需要通过手翻手查，工作比较原始，这大大影响了工程档案管理工作的效率与效果，影响了行业的社会劳动时间与社会生产效率。而且，工程档案管理目前面对的是越来越多的档案资料，如何设计一套工程档案管理的自动化系统成为了业界必须要面对和探讨的问题。
1.工程档案管理自动化系统的需求分析
对于任何行业都是如此，探讨一项工作是否可以进行自动化和自动化软件的设计，首先都要考量自动化系统的需求，对于工程档案来说也是如此。上文已经粗浅表明了，当前工程档案管理工作中需要一个自动化管理系统。具体来说，可以从以下几个方面考虑。首先，绘制关联图，这张关联图包括工程管理所要处理的对象———原始数据与资料和处理的信息流———编制好文件，特别是对于信息流的分析要尤其注意。第二，创建开发型，它涉及到自动化系统不同适用对象的需求量不同而产生的信息流变化，因而对于用户（工程档案资料提供者）与管理者（工程档案资料管理者）要设计出不同的用户接口。第三，确定优先型，建立使用模型并分析可行性，这一步后，便可以初步建立起不同的用户所产生的信息流数量。第四，建立数据模型字典，自动化的关键就是信息与数据的流动与共享，而这都依靠着数据完成，为每个数据建立一套模型中的字典就指的是每个用户都依靠一定的对应关系发布信息，通过转码变成数据，在其他用户或管理者接受时，再以信息的形式出现，而数据则用于文件与资料的编制。
2.工程档案管理自动化系统的设计要求
要设计一个档案管理自动化系统，首要就是能够让使用者或管理者录入数据，因而数据录入是工程档案管理自动化系统的基础功能。图1展示了一个工程档案管理的自动化系统在数据录入时必备的功能，包括添加、删除、修改、检索等数据相关功能。
图1工程档案管理自动化系统的数据录入功能图示
第二，这样的自动化系统还应具有一定的管理模块，用于工程档案编制过程中的基础管理工作。笔者认为，工程档案管理自动化系统的管理模块应根据上文的需求分析设计为不同的层级，如普通的职员管理方面，它用于公司所有员工之间的内部通信与基本的数据检索，而如管理员管理方面，专门是负责自动化系统和工程档案管理的员工对系统的操作；再如基本的管理内容，包括密码管理、参数设置等；还有如系统升级、系统维护、员工操作等带来的系统日志，也需要进行相关的管理工作。
四、工程档案管理工作的发展策略
工程档案管理工作绝对是当今工程管理与项目管理中仍需要提升管理水平的一个支项。从笔者上文所列举的一项项工作中的细节问题来说，这些都需要在未来的工作中进行提升和改进，细节管理和全过程管理的思路也应该纳入到工程档案管理工作中来。
对于当前亟待解决的工程档案管理自动化系统的建设，笔者认为在操作中应特别提高系统的安全性，并采用较为高效的编码来进行数据的编辑。除此之外，一些辅助功能如汉字识别、图片编辑、历史记录等功能也必不可少，以防止档案编辑中出现的意外。
五、结束语
本文从当今的工程档案管理现状出发，探讨了新形势下工程档案管理的目标、内容以及出现的题，并对这些问题进行了较为深入的原因分析。对于工程档案管理自动化问题，笔者从自动化管理系统的需求分析、设计要求以及设计流程等方面，对此进行了初步的探讨，希望通过本文的讨论，对业界能够提供帮助。
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