王宪河
郓城县程屯镇中心卫生院山东菏泽274000
摘要：在当前形势下，应加强医院档案的自动化建设。在理论基础上，不断提高自动化管理水平，有利于提高医院档案管理质量和效率。在实践中要结合实际，创新和完善办公自动化手段，通过优化管理模式，提高医院自动化管理水平，这也是医院可持续发展的必然要求。
关键词：办公自动化；医院；档案管理
前言
随着信息技术的迅速发展，档案工作也逐渐呈现出信息化、自动化的趋势。档案管理自动化将传统复杂繁琐的档案管理流程化繁为简，极大地提高了医院档案管理的效率，促进了医院档案管理工作的现代化发展。
1办公自动化的概念
所谓办公自动化，是指通过计算机网络，利用计算机等技术设备将信息化与办公室工作相结合，实现信息的自动传输、发送、接收与存储。这样的方式改变了传统的工作模式，将传统的手工归档的档案管理模式转变为计算机自动化管理的方式，极大地提高了档案管理的工作效率，同时增强了医院档案的可靠性。
2办公自动化的特点
办公自动化是当今社会各阶层需要管理和使用新技术，各部门单位通常办公室的业务，主要是进行大量的文件处理，起草文件、通知、各种业务文本，接收外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等。所以采用计算机文字处理技术产生各种文档，存储各种文档，采用其他先进设备，如复印件、传真机等复制、传递文档，或者利用计算机网络技术传递文档，是办公自动化的基本特征。随着三大核心支柱技术：网络通信技术、计算机技术和数据库技术的成熟，办公自动化呈现出4个特点：
集成化：软硬件及网络产品的形成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统；智能化：面向日常事务处理，辅助完成智能型劳动，如汉字识别，对公文内容的理解和深层次处理，辅助决策及处理意外等；多媒体化：包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理；运用电子数据交换（ElectronicDataInterchange，EDI）：通过数据通信网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型办公自动化（OfficeAutomation，OA）系统和决策型OA系统。在新时代的档案管理工作中，办公自动化将计算机技术、网络技术等技术融入档案工作，促进了档案管理信息化、现代化进程。当前我国档案部门已经开始普遍运用计算机、网络技术管理和利用档案，利用多媒体计算机对文字、照片、声像以及各种载体的档案进行现代化管理，特别是面对日益倍增的档案数量，档案部门必须具有先进的现代化管理和服务手段，为档案的存储、保管和档案信息资源的开发利用提供良好条件。新时代，各级国家综合档案馆和基层档案室正在利用计算机网络技术把档案进行数字化，在数字化过程中，要加强对数字化工作的投入，保证数字化软硬件设施使用。同时要加大投入，加快推进数字化进程，早日实现档案工作信息化、现代化。
3现阶段医院档案管理工作现状及问题分析
3.1保密性差
办公自动化条件下的医院档案管理过程中离不开网络技术，然而网络是一把双刃剑，给档案管理工作带来方便的同时，也存在着一些隐患和问题。比如，电脑黑客以及网络病毒的攻击，都会导致医院档案资料篡改、流失或者被破坏，文件存储的防盗性以及保密性受到了严峻的挑战。对于电子文件而言，较之于以往的纸质文件资料修改更容易修改，其中电子病历涉及到病患人员的隐私，其中包含诊疗记录等内容，因此需做好保密工作。然而，办公自动化环境条件下的医院档案管理工作中，上述隐私恐怕难以保证。
3.2管理人员的素养有待提高
在当前办公自动化条件下，与传统档案归档方式和方法有所不同，现代医院档案管理过程中对档案管理人员有较高的要求，而不是一味的对传统纸质文件资料进行处理。从实践来看，目前国内很多档案管理人员因缺乏先进的档案管理经验、专业知识和技能，而导致他们难以有效适应现代化的管理模式。
3.3档案管理工作的系统性差
对于大多数医院而言，其办公自动化管理机制不够完善，现有的办公自动化档案管理系统存在着很多的问题和弊端。比如，医院对先进的档案管理软硬件制作投入相对较少，这在很大程度上影响了办公自动化程度。由于对软件制作重视度不够，因此脱离了实际。
4改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施
4.1转变传统的方式，促进医院档案管理
随着办公自动化的发展，传统的档案管理已经满足不了现今人们的需求。文件本身就是独立的，传统的归档工作一般是由人或部门分别承担不同的归档管理。而相比较传统的归档，其自动化环境的归档一般是以文件为单位，将处理好的文件直接归档。电子归档已经不是独立的，或仅仅只是一个部门的工作，它还需要信息技术部门以及档案部门共同完成，缺少任何一个部门的努力，那么其档案就不再是完整的。因此改变传统的归档方式，能够有效地促进档案管理，将管理工作延伸到设计阶段，其系统功能也能受到前端的控制。
4.2制定标准化、规范化的档案管理制度
和传统的纸质档案相比，其办公自动化的档案管理具有一定的优点，其优点为及时、方便以及快捷，面对办公自动化的便捷其也要面对的问题是档案管理必须要规范化、统一以及标准。档案管理处理的不好则会导致文件出现分离，从而出现越权的现象。对此需要医院做好档案管理的统一，必须要制定标准的档案管理制度，规范档案的管理工作。在业务的流程以及技术的操作过程中，其文件的处理以及归档中一些特殊的记录都应该制定统一的标准，另外医院也要确定好接口是否能够顺利以及安全地归档。
4.3建立专业方案管理队伍
办公自动化的的发展的确给人们带来了便捷，但办公自动化也需要人们来执行管理工作。这就需要专业的素质人员，管理档案人员的综合素质越高，那么其工作效率也会随之提升。现今是一个数字化信息时代，因此办公自动化的发展也越来越快。档案管理工作需要不断地适应新时代的发展以及跟进科技的步伐，医院想要发展，那么就必须不断地培养和培训人才，提高专业人员的综合素质，管理人员自身的因素与业务素质是管理的重要因素，因此医院可以对其进行激励制度，这样可有效地激发工作人员的积极性，建立专业强、素质高的管理团队。
4.4重视人员培养，提高人员素质
医院要着重培养档案管理人员素质，提高档案人员的素质，另外对档案人员进行相关的整合。医院可通过培训等形式进一步地提高人员的综合素质。重视档案工作，在工作的过程中不断地进行探索，扩展眼界，从而能够在工作中总结经验，全面提高档案管理人员的综合素质。
结束语
由此可见，医院的档案管理工作在办公自动化的大背景之下，仍然存在很多缺点，相关档案管理尚缺乏安全性、准确性。所以，适当增加对相关设备投入的资金量，建立档案管理标准的规章制度，对新形势下的医院档案管理有着重要的作用。
参考文献：
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