贾智力(哈尔滨市疾病预防控制中心黑龙江哈尔滨150056)
【中图分类号】R197.322【文献标识码】A【文章编号】1672-5085(2010)14-0351-02
全国各级疾病预防控制机构在开展疾病预防、卫生监测、科研、健康教育等业务活动中，形成大量的业务技术档案，这些档案的收集工作是档案管理的一个重要的组成部分，档案的完整性、准确性、系统性是收集工作的基本要求，因此，收集工作开展得好坏，不仅直接影响档案的库藏资源建设，而且还影响档案作用的发挥。笔者结合从事多年档案工作的实践，就如何做好疾病预防控制机构档案收集工作与同仁商榷。
1收集工作是档案管理的基础
存史资治是档案工作的基本功能，服务社会是档案工作的基本属性，要使这一基本功能和根本属性得以体现，先天条件是不断增加档案信息的存储量。哈尔滨市疾病预防控制中心是政府设置的实施疾病预防控制和公共卫生技术管理与服务的公益性事业单位，是全市疾病预防控制和卫生检验检测技术指导与服务中心。根据卫生部、国家档案局制定的《卫生档案管理的暂行规定》我中心的档案管理主要分类有：党群、行政、科研、仪器、基本建设、会计、声像、业务档案八大类，重点从业务档案的二级类目10个方面收集档案：①各种传染病流行报告、预防控制规划、疫区处理材料、个案调查材料。②计划免疫管理、四苗接种率、血清学监测、疫区处理资料。③慢病流行病学分析、生命统计年报表。④病媒鼠、蟑螂、蚊、蝇消杀灭材料。⑤医疗机构消毒监测材料。⑥性病疫情年报季报表、全市特种人群性病监测表、艾滋病监测采样登记。⑦病毒、细菌检验、理化检验原始记录、检验报告单、重大的突发公共卫生事件档案。其中疫情年报季报表、检验原始记录、重大的突发公共卫生事件利用卷最多，开发利用价值最大，使用效率及取得社会效益最大，疾病预防控制档案是疾病预防控制活动的真实记录，是广大业务人员辛勤劳动，集体智慧的结晶，因此，档案收集工作是档案管理的基础，档案管理人员必须高度重视档案的收集工作。
2档案收集工作目前存在的问题
笔者就职于基层疾病预防控制部门，在多年档案管理工作中，档案收集普遍存在以下问题。
2.1档案意识不强，重疾病预防控制的业务工作，轻档案的思想意识普遍存在。档案工作是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的一项非常重要的基础工作。然而在工作中，还存在着重视业务工作，轻视档案资料归档，认为只要保证业务工作质量就行了，对档案的完整性认识不够，致使收集工作遇到了很大困难，归档的完整性、系统性大大降低。
2.2管理制度落实不到位，造成文件材料收集的不完整，疾病预防控制机构的业务档案并没有按照“三纳入”、“四同步”的档案管理原则来开展，业务科室不重视日常归档材料的积累和保管，等到要归档时临时安排人员来收集整理文件材料，致使一些应归档的文件资料不齐全，造成无法弥补的损失。
2.3归档不及时，完整性不强，疾病预防控制机构的业务档案是业务工作完成后形成的，但在业务部门通常归档意识不强，一般不会按时归档，常常分散存在科室部门，有的是在固定人员手中，有的则是干脆散存在业务人员个人手中，时间一久就会使档案资料破损或丢失，从而造成单位档案资源的不完整。
3解决问题的对策与方法存在上述问题的原因是多方面的，有主观原因，也有客观原因，有认识上的原因，也有业务和技术上的原因。因此，要做好收集工作，应从以下几个方面着手
3.1领导重视，将档案管理纳入目标考核。此方法是做好档案收集工作的一个有效方法，档案管理部门深入科室调查业务科室的主要职能，制定出各类目档案的归档范围、保管期限，以本单位正式发文的形式发放到各科室，领导对此项工作高度重视，将档案工作纳入到全局的工作计划和目标管理责任当中，与业绩考核和奖金相挂钩。建立以主管主任为主的档案工作管理网络，强化对档案工作的领导，形成了各科室有专人管理，档案工作任务有人落实的机制。同时，根据《档案法》、《归档文件材料整理规则》等相关法规、条例，制定了相应的《档案管理办法》《档案人员岗位职责》等规章制度，即形成了制度约束机制。每年年初都制定《归档工作计划》，各部门形成的档案在每年的一季度末以前交到档案科统一保管，对于特殊的档案类别，根据实际情况定期归档。半年进行督促检查，年末根据规定进行考核，凡没有按要求而出现少归、漏归的将扣除科室的考核分数。通过这种目标责任制的实施，各部门都能够积极支持档案部门的工作，档案人员认真负责，努力完成档案工作任务，更加科学地规范了档案的工作程序和管理要求，保证了档案资料的顺利归档。
3.2实行“以我为主”的立卷归档原则，档案工作最重要的环节是整理工作，而“以我为主”的立卷归档原则是这一工作的关键性环节。它要求在实际工作中，严格控制外来文件的归档{有着直接领导的上级机关除外)，将本单位在工作中形成的文件，按其重要程度归档，及时准确地再现单位工作情况。在实际工作中，以本中心形成的文件为主，并根据重要性划分保管期限，通常会将政策、法规、法令、纪要、总结、调查报告等档案归为永久，一般的方案、工作简报、上级要求完成的文件归为长期，实际也表明，只有归档范围明确，保管期限固定，档案才更有价值。
3.3加强档案宣传，增强档案意识。档案管理是一项系统工程，不仅要有一支过硬的档案队伍，而且需要全中心广大业务人员特别是各级领导都具有强烈的档案意识。按照《中华人民共和国档案法》第十条规定对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向单位档案机构或者档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为己有的要求。因此，档案人员应把文件材料归档看做是自己的责任和义务。同时档案部门要加强档案宣传工作，通过多种形式宣传档案法规、档案知识，增强档案意识。
3.4严把制度关，确保档案收集工作的完整性。按照《哈尔滨市重大项目档案管理办法》的要求，在各科室业务工作项目工作立项时，就明确项目的档案管理该由谁负责，负什么责任，将纳入到有关部门职责范围和有关人员的岗位职责，从而使每个人做到各司其职。项目档案的收集应该与项目设计同步进行，档案工作人员要加强业务指导，从源头上把好关，按照国家有关部门关于科技档案归档范围的规定，根据项目的性质和来源，确立文件材料的内容。
3.5增强档案管理人员的主动性，牢固树立主动收集思想。疾病预防控制档案是广大业务人员疾病预防活动的真实记录，是广大职工辛勤劳动，集体智慧的结晶。档案不仅仅是档案工作者本身的事业，也是疾病预防控制机构广大职工共同的事业。在接收档案之前，我们根据事先制订的归档范围，仔细检查每一件档案资料，力求完整。尤其是项目档案，要认真阅读该项目的任务书或合同书，进一步搞清该项目的隶属关系，完成方式，本单位承担的主要工作内容以及技术人员应当形成的文件材料，从整体上检查该项目的收集材料是否符合归档要求，哪些部分还残缺不全；按照项目的一般过程，还应形成哪些文件材料，有无其他载体；对材料不全的则促其补交，从而达到收全该项目材料的目的。其次是做到嘴勤、手勤和腿勤，当领导外出开会回来，积极主动上门收集重要的会议资料，在重大会议和重大事件发生后，马上到主办部门收集材料，保证档案资料的完整，避免档案的缺失。
3.6加强业务培训，提高人员素质，保证收集质量。一支作风优良、业务能力强的档案队伍对于保证档案工作的质量是必不可少的。同时档案人员要有较强的责任心和使命感，热爱档案工作，对自己的工作认真负责，这是一个档案人员应具备的基本素质，也是做好收集工作的重要保证。我们在工作中定期组织中层以上干部和各部门兼职档案人员不同层次的培训班。通过不断培训，大大增强了全体职工的档案意识，增强了档案人员的自觉性和业务素质。经常请档案局的专业人员到我单位讲解一些档案管理的新规则，档案管理的重要性，全体专、兼职档案人员受益匪浅，使档案收集工作从责任和人员素质上得到保证。