姚楠涪陵广播电视大学408000
摘要：电大档案经过三十多年的发展，取得了可喜成就，但仍存在规划不够、认识不足、信息化程度不高等问题。必须改革档案管理体制，强化档案管理意识，加大财政投入和档案的利用，强化档案队伍建设，才能更好地推进电大档案管理的信息化建设。
关键词：电大档案现状问题对策
随着全球化、信息化进程的加快，信息技术的不断创新为我国各项工作提供了极大的便利。对于电大档案管理来说，档案管理信息化将成为未来档案管理工作的趋势。从目前来看，电大档案管理信息化建设的现状不容乐观，普遍存在信息化管理水平不高、档案信息化建设进程缓慢等问题。如何在新时期实现电大档案的信息化管理，充分发挥档案在电大发展中的重要作用，是每个档案管理工作人员必须认真研究和思考的问题。
一、信息化条件下电大档案管理工作存在的问题
1.缺乏长远信息化档案发展规划
就目前电大档案管理现状看，大部分电大单位领导对于档案管理信息化建设工作缺乏应有的重视和长远的发展规划，始终无法从战略高度去认识档案管理信息化建设的重要意义和作用，对电大档案管理工作关心甚少，支持不够，从而导致了电大档案管理工作出现政策上缺少倾斜、经费上缺少支持。
2.对档案信息化建设的内涵认识不足
从电大领导到教职工，很多人没有正确认识到档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即单纯的数字化。甚至一些电大档案管理工作人员认为只要有计算机进行目录管理就是实现了档案管理信息化，对档案管理信息化建设到底要解决什么问题、怎么解决问题却未加了解和研究，以致于得不到领导的理解和支持，更不能实现档案管理的科学化、规范化。
3.档案信息化基础业务建设十分薄弱
主要表现在：一是重纸质文件的收集整理，轻电子文件的收集整理，致使许多有价值的电子文件丢失；二是大多数学校只是停留在维持档案日常的简单管理上，没有使用专用档案管理系统软件；三是目录数据库不健全，不少学校只有单一的文书档案目录数据；四是档案数字化工作滞后，多数学校未建立室藏档案数据库，查找利用手段落后，不能适应学校现代化教育管理的需要。
4.档案管理信息化人员素质有待提高
档案管理信息化飞速发展，必然对档案工作人员提出更高的要求。然而，目前大部分电大在档案管理信息化人才队伍的建设上力度不够。在人才结构上，既具备专业的档案管理知识又能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才所占比例偏低。在档案管理人员配置上，没有规范的章程和标准，缺少专门的档案管理人员，大部分是由从事其他工作的教职工兼管。
二、信息化条件下的电大档案管理工作对策
1.改革档案管理体制，推进档案信息化、规范化建设
电大领导应把档案信息化建设纳入学校现代化建设的整体规划中，加大对档案信息化建设的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。信息化就是计算机、通信和网络技术的现代化，信息化档案建设就是指我们利用现代信息技术来支撑档案管理的手段和过程。
2.增强档案管理意识，提高档案管理能力和水平
新时期的学校档案管理人员必须提高档案管理意识，树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念，积极参加档案业务培训，努力提高自己的业务能力，提升档案工作能力和服务水平。
3.加大财政投入，推进档案信息化、规范化建设
电大档案信息化建设，有利于档案工作更好地为电大的工作大局服务。电大应当加大财政投入，积极推进档案信息化建设，力求规范化、科学化。
4.加强档案交流，提升电大档案的利用价值
一是丰富室藏，为电大档案的开发利用奠定基础。要对重要档案全宗和利用频率高的档案逐步发展全文录入，还要抓好新产生的电子档案的接收、管理。著录和录入的方法以有利于检索利用方便而加以选择，方式可灵活多样。
二是更新观念，打破“只藏不用、重藏轻用”的老观念，树立“藏用并举，藏以致用，以用带藏，以用促藏”的新思维，使“死材料”变成“活材料”，变静态服务为动态服务，直接服务于广大师生员工的各项工作。
三是积极开展编研工作，提高档案信息开发利用工作效率，逐步实现科研档案管理的信息现代化。
5.适应信息化发展新要求，加强档案管理队伍建设
要抓住人才这个关键环节，采取多种形式和途径培养造就人才，不拘一格地引进和选用人才，千方百计地改善和提高档案干部队伍的整体素质。首先，要把领导班子建设好，以班子带队伍，以队伍促发展。大力推进电大档案信息化管理，无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必由之路。同时档案队伍计算机技能的提高是档案部门的重中之重。档案工作者应加强责任心，正确认识信息化管理档案的意义、特点，自觉增强工作质量意识。