湖南省有色地质勘查局二一七队湖南省衡阳421001
摘要：办公室作为领导层和核心支持部门，承接领导的相关要求并及时传达至下属单位，负责单位行政管理工作协调。文章结合笔者工作经验，分析了办公室行政管理工作的重要性，并列举了新时期办公室行政管理工作中出现的相关问题，以及解决问题的措施。
关键词：新时期；办公室；行政管理
对于事业单位来说，办公室是综合中枢组织，不仅仅负责单位行政管理协调工作，还要对文件管理、服务接待等业务做好跟踪管理。随着经济建设步伐加快、企事业单位现代化水平不断提升的趋势来看，办公室的服务管理职能越来越强大，对办公室人员要求越来越高。不过，在日常开展具体工作时候发现，很多办公室行政管理工作或多或少会受不可预见因素制约，常常会在管理推进上难以持续下去。所以，要从单位的角度综合考虑如何解决持续存在的行政事务管理难题。在新时期背景下，完善办公室行政管理流程，提升协调工作效率，在政务、服务方面来说，办公室的管理要求更加严格，考核指标更加健全。笔者根据自身多年工作经验，通过对当前新时期办公室行政管理中遇到的各类问题进行梳理，提出建设性的解决建议，希望对各相关单位提供一定的参考意义。
1．办公室行政管理工作的重要性
从职能架构上来说，办公室在行政管理方面承担着重要的角色。所以处在办公室并发挥职能作用的工作人员，要有清醒全面的认识，办公室行政管理工作对于单位的运作有着极其重要的影响。面对新时期的发展要求，要从本质上提升工作推进效率，同时在服务、政务质量方面有明显的改善。
办公室作为单位综合管理部门，是衔接领导和下属部门之间的关键机构。通常情况下，办公室要和单位其它部门有着千丝万缕的联系，以此来推进单位日常工作运转，起到了核心纽带作用。行政管理工作是办公室的重要组成部分，是对外的联系渠道，这其中承载着办公室日常的琐碎的事务，凌乱而繁杂，重复性内容较多，但是其中很多内容是不能省略的。借助行政管理联系渠道，能够充分展现单位良好的精神风貌。
另外，办公室行政管理工作要能够抓住单位的整体运作思路，并能够掌握单位其他各部门的运作实际情况，还要具备应对各类突发问题综合处理的素质。一般情况下，各部门主要负责推进部门自身业务内容，但部门间的协调和关联性，很多时候横向沟通解决不了，就要靠办公室来落实解决。因此，开展行政管理工作之前，必须要清楚地认识到岗位工作内容的有效性，要本着服务单位各项业务的指导思想，积极开展业务推进，加快处理速度，为持续提升办公室的工作效率而努力。
2．办公室行政管理工作现状及存在的相关问题
以当前实际工作情况来看，不少办公室日常工作效率偏低、未能全面有效的起到上传下达的作用。办公室作为单位综合管理部门，是衔接领导和下属部门之间的关键机构。通常情况下，办公室要和单位其它部门要有十分紧密的联系，以此来推进单位日常工作运转，这些都是办公室机构本质要求决定的。
随着扁平化办公的需求趋势，办公室的业务职能也分配得非常细致，很多琐碎细致的工作内容和信息整理，都需要由办公室来执行或者完成。可是许多业务或者领导批示意见发布，通常会经历多个部门和工作人员，以至于在时间效率上有明显的滞后性。这样的话，也会导致办公室大量工作在推进过程中变得错综复杂，导致大量的时间、人力物力消耗，从而影响了办公室行政管理工作的效率提升。
对于办公室行政管理工作来说，由于日常信息量大且负荷饱满，导致工作人员在处理问题上，不能认真做到面面俱到，导致很多办公室人员在工作态度上有敷衍和搪塞的情况出现。还有些情况下，对于较为困难和复杂的信息不能切实做好细致和认真的传达与关注，仅仅是事不关己的心态做表面工作，甚至于滥用关键渠道的信息传递渠道做违纪违规的事情，导致企事业单位产生重大经济损失。不少办公室工作人员缺乏工作热情，对于工作的进展和过程控制漠不关心，缺少岗位自身应有的奉献精神，综合素质不高，以办公室工作身份自居，常常自我感觉良好，高人一等地面对其他工作部门，以上种种问题都对办公室形象造成了不良影响。很多外界人员对于办公室工作的理解就是领导的秘书和服务人员，仅仅是负责领导日常口信传递和收发文件等简单工作而已，而事实并非如此，日常看似简单的工作中有着大量的重要信息在传递着，这是沟通单位层和执行层之间非常关键的桥梁。
3．做好新时期办公室行政管理工作的建议
改善新时期办公室的工作职能，先要从参与工作的人员入手，一方面加强对人员综合能力的培养，一方面改善工作作风，处于行政管理岗位的工作人员要富有服务奉献精神，强化创新驱动，发挥本职岗位应用的工作效能，展现办公室积极工作风貌。
3.1创新办公室工作管理模式
对于办公室行政管理工作来说，每一位办公室成员都对工作创新变革有着积极的推动作用。所以，办公室行政管理工作的推进，首先要从管理模式的构建与创新入手，从业务流程上和行为规范上做好策划和指引。另外要增强工作人员的主人翁意识，办公室领导要通过科室人员处事方式和性格来进一步了解其工作能力，帮助其做好职业规划，同时，深度挖掘他们的工作积极性和热情，让员工能在个人职业发展道路上有目标有激情，与企事业单位一起共同成长发展。
3.2提高工作人员的服务意识
办公室工作人员对于行政管理工作中的核心问题要有自我警觉意识，对待问题有清晰认识，以认真负责的态度和饱满的工作状态来开展协调管理工作，如单位发生劳务、经济纠纷时，办公室人员要主动发挥协调作用，不单纯依靠法律事务科、生产部门解决纠纷。办公室人员始终要有大局观、服务意识、主动作为、联系协调各种关系，配合牵头部门做好各种关系的处理。这种协调工作有利于提高单位的凝聚力和向心力。同时基于办公室工作的敏感性，办公室行政管理方面要求必须克己奉公，严守纪律，工作作风一定要严肃，无论是大事小事都必须严格落实，保证切实做好信息闭环，确保做到事无巨细，不会漏过一条信息，保证信息渠道的畅通。
3.3提高工作人员的工作能力
面对新时期的发展变化，办公室工作人员要注意自我能力的提升。办公室的行政管理工作人员不仅要做好日常信息梳理，还要为领导层出谋划策。工作人员要时刻具备良好的工作状态，发挥工作热情主动创新工作方式方法。一是明确责任，针对问题制定对策，设定岗位职责，根据月、季度制定工作计划，责任到人，根据科室碰头会针对个人工作存在的问题和困难，发挥集体智慧，拿出解决措施，组织相关资源解决处理。二是通过培训，学习交流，开阔眼界、知识面。尝试新文化和新知识，做到与时俱进，工作的过程也是学习的过程，不断改善工作处理能力，提升个人的综合素质能力。
3.4提高工作人员的团队观念和协作精神
办公室行政管理工作需要各方面的人才配合协作来完成，个人的力量毕竟是有限的，而集体协同的能量却是取之不尽用之不竭的。总的来说，提高办公室团队观念和协作精神对于企事业单位的发展有着非常重要的促进作用，加强分工协作，将集体工作的潜力深度挖掘出来。
3.5创新工作督办管理机制，进一步提高整体工作效率
在新的发展时期，办公室工作督办管理机制尤为重要。一方面能够提升工作执行力度，加强办公室在工作推进中的威信，服务复查协同进行；另一方面，督办管理有利于强化各部门间的协调沟通，确保各部门在工作推进方面高度配合，大幅度提升工作效率。新时期背景下，办公室的行政管理工作，要同时对基层、中层和领导全面服务，因此，要设法创新日常的行政管理思路，工作思维上推进革新与挑战，积极拓展管理和服务范围，把解决基层存在的困境问题和为单位高质量发展提供强有力的服务基础。单位可结合上传下达的工作性质完善单位督办工作制度，建立督办台账，提升工作效率，确保部署有效落实的过程中办公室工作人员多于其他部门交流沟通，了解项目进展、合同签订等多方面的信息，办公室工作人员不局限于了解办公室业务知识，还要想办法掌握单位全局工作的状况，了解单位工作的重点与进程，有助于其有效的处理好各种事务，真正实现为人民服务，树立起办公室良好的形象。
3.6加强宣传工作，促进政策改革
办公室工作人员要加强单位实行政策的大力宣传工作，一方面地质人员野外工作风餐露宿，机关管理人员未能实地走访无法全面了解其艰苦环境，因此，办公室人员主动多下基层，掌握一线基本情况，对于一些先进人物事迹，要采取多维度宣传方式，真正做到树立典型模范，强化引领作用；另一方面，地勘单位当前正面临着深化改革的趋势，不少职工对改革的认识不足，在心理层面上还没有达到全面接受的程度，此时，办公室人员更要增加正面宣传工作，扩大职工的知情权、参与权、监督权，以获取职工对政策改革的理解与支持。
4．结束语
综上所述，办公室在企事业单位改革发展中具有核心的重要地位，对于单位战略目标实现、经济效益提升以及增强市场竞争力方面有着非常关键的支撑作用。面对新时期发展趋势，进一步做好办公室行政管理工作，构建良好的行政管理工作格局和氛围。
参考文献：
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