河北丰宁抽水蓄能有限公司河北承德068350
摘要：本文首先对《电子签名法》及其电子签名做了概述，然后分析了电子签名法》对档案工作的影响，最后提出了做好电子档案管理工作的对策。
关键词：《电子签名法》；电子档案；保存；开发利用；人员
一、《电子签名法》及其电子签名概述
《中华人民共和国电子签名法》由中华人民共和国第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议于2004年8月28日通过，自2005年4月1日起施行。该法律赋予电子签名、数据电文与传统手写签名和盖章同等的法律效率，为我国电子商务和电子政务的健康发展扫除了法律障碍。电子签名的广泛应用对于电子文件的完整、真实、可靠都起到了积极的保护作用。
电子签名（ElectronieSigna-utre）是指用符号及代码组成电子密码来实施“签名”的一种电子手段，它是一种崭新的网上认证方式。简单地说，电子签名就是通过密码技术对电子文档的电子形式的签名，它类似于手写签名或印章，在电脑网络上用来代替传统的书写签名或印章的签名方式，也可以说它就是电子印章。电子签名采用规范化的程序和科学化的方法，来核实和鉴定签名人的身份，以及对某项电子化数据内容信息的认可。
二、《电子签名法》对档案工作的影响
（一）档案的收集整理
我们档案收集的重点是档案的原件、原稿等具有原始记录的材料，而电子文件出现以后，因电子文件具有信息易变性的特点，在计算机中能随时修改、随时复制，我们不能用原来的标准来收集电子档案，但在计算机中可以实时留下电子文件的形成、修改痕迹等信息，可以在一定程度上保证电子档案的完整、准确性。
《电子签名法》规定“民事活动中的合同或者其他档案、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名。当事人约定使用电子签名的文书，不得仅因为其采用电子签名的形式而否定其法律效力。前款规定不适用下列文书：一是涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；二是涉及土地、房屋等不动产权益转让的；三是涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的；四是法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。”因此，我们在收集、整理电子档案之前，应首先了解《电子签名法》中这方面的内容，对规定不具有法律效力的电子签名产生的档案就不能采用，从而确保能有效收集、整理到有价值的电子档案。
（二）电子档案的保存
纸质档案需要专门的档案馆来保存，占地面积非常多，而电子档案是计算机上产生、计算机上存储，对计算机硬件性能和系统的依赖性很高。《电子签名法》第二章第六条中“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的档案保存要求：一是能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；二是能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改；格式与原始状态相同；三是能够识别数据电子的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”它用法律的形式规定了电子档案具有保存价值，因而我们在对电子档案保存方式上可以以《电子签名法》规定的档案保存要求为参考依据，在保存电子档案时既要符合上述条件，又能确保人力、物力的节约，电子档案可以采用计算机、磁质、光盘等多种保存方式，能有效减少占地空间。
（三）电子档案的开发利用
提供利用是档案工作的根本目的。电子档案的产生是无序的，而满足人们需要的档案信息则是有序的，开发利用工作的基本任务就是解决档案形成无序和利用有序之间的矛盾。大量的电子文件都是正在实施的、现行的信息，需要整合为一个具有权威性、严谨性的、数据量大的、统一的电子档案发布平台和公共政务资源数据库，以便提供查询利用。
（四）数字档案馆中运用电子签名技术保证档案信息的安全性
数字档案馆作为一种新型的档案机构，是存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。除了馆藏档案数字化工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建，包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立。在如今政务信息电子化的基础上，电子文件也成为了数字档案馆保管对象，故数字档案馆不仅是狭义的将馆藏档案数字化工作，还兼具着保存、利用电子文件这一档案资源的任务。
而对于电子文件这一类档案信息，如何保证其在移交入数字档案馆时的安全性，档案学界也引发了热烈的讨论，并提出电子签名技术可以运用到保证电子文件的安全性上来。许多学者对电子签名在认证电子文件中发挥的作用表示肯定，并对其应用于电子档案保管也给予积极态度。一些学者认为，发送者在需要传输的电子文件中嵌入自己的电子签名，只有指定的接受者才能解密，这保证了电子网络传输的真实性，也保证了档案信息的完整性。
三、做好档案管理工作的对策
（一）提高电子档案管理意识
电子档案与纸质档案一样，同样涉及到保密、安全、管理、归档、整编、利用等问题。因此，应通过报刊、广播、电视、广告等一切可利用的手段，宣传《档案法》及其他地方性法规，增强人们的档案意识，使人们认识电子档案的重要性，提高全社会的档案意识。
（二）保证档案信息的安全性
1、尽量保存信任证明文件
文件的接收者应该选择信任的机构，来保证文件的合法性和可靠性，在这样的情况下，可以使这样专业的机构来保留背景信息，以此来进行电子签名，两者之间的时间应该保持相同，这样既可以保证签名的合法性，也可以满足人们对档案的要求。
2、保持重新验证签名的能力
这种方法要求相关机构拥有验证电子签名的能力，满足此种能力需要以下几种必须的信息：公钥的证书、验证公钥的合法性和与签名时间相符的文件证明等，但是这种办法实施起来较为复杂，对于永久文件来说，相关机构需要保证进行电子签名的人的打印姓名，并且把签名的时间加入到所要保存的电子文件中。
（三）解决电子档案的保存问题
以化学磁性材料为载体的电子档案，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子档案记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子档案形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，特别是随着时间的推移，电子档案中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存电子档案，需要定期翻制，以防止信息损失。
（四）提升档案管理人员的知识技能
档案工作人员必须采取积极措施抓好知识更新，掌握现代信息技术及提高相关知识水平，以便适应信息技术和档案事业的发展。电子档案管理人员必备的知识技能包括三大方面：一要掌握档案管理的基本知识，了解档案学的国内外最新理论动态；二要掌握计算机应用及自然科学基础知识，具体包括微电子技术、电子计算机技术、电子计算机软件技术、现代通信及电子计算机网络技术、办公自动化及电子计算机辅助设计技术、设备维护知识、标准化知识等。
结语
综上，《电子签名法》的颁布与实施，既为电子档案管理工作带来了新的机遇，也向档案工作者提出了严峻的挑战。我们应该正视《电子签名法》给档案管理带来的影响，积极提高自身知识技能，做好电子档案的管理工作。
参考文献：
[1]乐淑萍.对《电子签名法》法律效力及归档的思考[J].兰台世界.2012(S3)
[2]王宁，刘志军.《电子签名法》应用于电子文件真实性保障的思考[J].兰台世界.2011(18)