孙英（达盟（上海）财务管理咨询有限公司上海200020）
【摘要】本文从存货内部流程优化，存货核算及ERP系统的应用三个方面来探讨如何保障存货资产的安全性、完整性、准确性，以及时、准确地反映存货资产的结存及利用状况,提高存货信息的质量。
【关键词】存货信息、流程优化、ERP系统
中图分类号：Ｇ71文献标识码：Ａ文章编号：ISSN1004-1621（2013）12-008-03
存货既是企业资产负债表中的一项重要的流动资产，也是损益表中销售收入和销售成本的来源，其管理情况的好坏及计量的准确性直接影响到企业财务状况和经营成果。而目前很多企业在存货的实务管理及帐务处理方面存在很多问题，故本文试图从存货内部流程优化，存货核算及ERP系统的应用三个方面来探讨如何保障存货资产的安全性、完整性、准确性，以及时、准确地反映存货资产的结存及利用状况,提高存货信息的质量。
一存货内部流程优化
存货是企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品，其区别于固定资产等非流动资产的最基本特征是企业持有存货的最终目的是出售。我国企业目前在存货管理中存在若干共同的问题，从存货流程设计角度出发，本文提出如下应对措施来提高存货信息的质量：
（一）针对目前企业存货控制缺失
1.原始单据保管问题。一些公司不重视存货相关原始单据保管，存在存货入库单，出库单丢失问题。这给存货帐实核对带来困难。
对策：公司应配备足够的具有良好专业知识和职业道德，遵纪守法的仓库管理人员，并加强对仓库管理人员的专业技能培训。良好的仓库管理人员对于存货管理至关重要，因为即使一个企业已经使用ERP系统来进行存货管理，数据的日常维护管理也是需要相关人员来维护的。另外企业应建立健全财务档案保管制度。而财务档案的保管一方面是法律要求，另外一方面也为企业日常存货交易的可靠性提供支持。
2.存货管理制度不健全
（1）缺乏适当得授权审批
没有明确的制度和文件规定仓库管理人员应该根据哪个部门的授权方可办理材料出库手续，这就给舞弊留有的空间。如果每张出库单都要由主管签字后再出货会影响到销售的进度，但如果没有经相关授权人员批准就可出库，则很难保证存货帐实相符，同时也为以后的对帐带来困难。
（2）存货实物流转时缺乏相应单据
一些公司产品出库时，仓库管理人员仅仅依据销售调拨单来登记产品台帐，没有填制产品出库单，储运部门在发货时，也没有填写和保存发货单，这样既可能造成财务记录和存货数量的差异，也为验证存货记录真实性和完整性带来不便。
对策：公司应建立科学的存货管理制度，加强存货日常管理及存货标准作业流程的编制。如有必要，可以请专业咨询人员帮忙编写存货标准作业流程。在编制存货标准作业流程中应重点关注存货岗位责任制，不相容岗位相分离原则，授权审批制度及原始单据流转的要求。
（3）存货盘点制度缺乏
有些公司缺乏必要的存货定期盘点制度，即使仓库人员有时会进行内部小规模盘点，也没有对盘点结果形成书面记录并进行相关帐务处理。
对策：一年至少进行一次存货全面盘点，并编制存货盘点差异汇总表，对存货盘点差异进行分析，提交授权审批人员签字确认，并进行相关处理。
（4）存货堆放杂乱
对策：存货堆放应划区归类。
（5）有些公司仓库人员还是使用手工方式来记录和核算存货的变动情况，导致存货帐面记录滞后于存货的变动。
对策：有条件的公司可以开发使用ERP对存货进行管理。
（二）针对存货流程优化
1.职责分工，权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员配备应科学合理。
（1）公司应建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责，权限，明确办理存货业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。
（2）公司应对存货业务建立严格的授权批准制度,明确审批人对存货业务的授权批准方式，权限，程序，责任和相关控制措施，规定经办存货业务的职责范围和工作要求。审批人应根据存货授权批准的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应在职责范围内，按照审批人的审批意见办理存货业务。
2.存货请购
公司应建立存货采购申请管理制度，明确请购部门或人员的职责权限及相应得请购程序。定期审查和调整储量需要预定至少一个季度的需要。需要量的估计或假设需要经公司授权人审批、签署后方能生效。当存货量处于假设或估计两之下的，企业相关人员应提出申请，并经由授权人审批，签字后提交采购部门。
3.存货采购
公司应对采购环节建立完善的管理制度，应根据采购计划办理采购手续，预算外或计划外采购应经过严格的审批。建立科学选择供应商评估和准入制度,合理选择采购方式、签定采购合同。
4.存货入库检验
外购存货入库前一般需要经过以下验收程序：
（1）检查订购合同协议，入库通知单，供货公司提供的材料证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符。
（2）对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物实际交货期与订购单中的交货期是否一致。
（3）对待检货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助。
（4）对验收后数量相符，质量合格的货物办理相关入库手续，对验收不合格不符合要求的货物，应及时办理退货，换货和索赔。在存货办理入库手续时，仓库管理人员需要开具存货入库单，在单据中应该列明存货的货物号码，品名，供应商名称，数量/单价及入库时间，同时需要注意的是存货入库单编码需连号。
5.存货保管
应对存货进行定期检查与盘点。动态盘点（即不停产）与静态盘点（即停产）相结合；定期盘点与不定期盘点相结合；自盘与复盘、抽盘相结合。会计年度终了，企业应组织相关人员进行一次全面的存货盘点清查，并编制存货盘点表。对账实不符的存货应查明原因并及时上报授权人员予以处理。存货盘点工作一般应由财务人员牵头组织仓库管理人员及存货保管人员共同进行。
6.存货出库
对于出库的商品，仓库部门应根据获取已经授权的相关单据后填制出库单,经主管签字后,方能出库.如对已销售商品办理出库手续时,仓库人员应审核销售合同/销售部门填写的销售通知单,严格按照所列项目组织发货并填制出库单，由仓库主管签字后，办理出库手续。
7.存货的确认，计量和报告
存货的确认，计量和报告应符合《企业会计准则》的规定。存货入库时，财务人员需要核对仓库提供的采购单/验收单/入库单是否一致，一致后，依据《企业会计准则》确认存货的初始计量成本。当存货出库销售时，依据销售合同/出库单确认销售收入，同时结转销售成本。以下会重点介绍存货确认计量报告中需要关注的要点。
二存货核算的问题及建议
存货应当按照历史成本进行初始计量。结合实际，在提高存货计量准确性方面本文提出如下方法：
（一）存货成本确认问题
在收到仓库人员提交的资料确认存货成本时（尤其是对于已经使用ERP提供的企业），有些财务人员在作帐时喜欢使用含税价，然后由系统自动计算出未税价和进项税额，这样做的后果是可能出现账面记录的增值税进项税额与通过增值税防伪税控系统认证后据以申报抵扣的进项税额不一致。
建议财务人员在进行帐务处理时，需要根据收到的增值税专用发票中的含税价及进项税额分别在系统中相关位置列明，也就是说进项税额需要采用手工录入的方式以使得账面进项税额与进项税发票验证结果相一致。
（二）当收到的存货发票金额与采购单金额不一致时的处理。
通常情况下，公司采购的存货订单价格与实际收到的发票金额有时会出现不一致，这时需要根据事先规定的存货管理办法进行处理，比如办法规定差异金额如果在5元以下的可以按照发票金额确认，超出时必须重新进行相应的申请审批流程的话，财务人员就应遵照实施。
（三）运费相关税金的帐务处理
按照《企业会计准则》规定，运费及相关税金应计入存货的采购成本而不能直接计入损益。否则会对当期期末存货成本及当期主营业务成本造成影响。财务部门可要求相关部门在申请运费及相关税费时应提供采购单号码等信息以方便财务人员将发生的运费或相关税费（如关税）分摊入存货采购成本。
（四）代销问题
当企业发生委托其他商场代销业务时，其实质是存货从公司仓库移入到委托代销商场，属于存货内部移库，应该根据移库单在公司存货台帐中作移出处理，在商场存货台帐中作移入处理。但是有些公司仓库管理人员在存货移转过程中未作任何处理，造成存货实物流转与台帐记录不一致，这样给存货盘点及对帐造成很大不便。
（五）存货销售出库处理
有些增值税一般纳税人在存货出库销售时确认销售收入并结转销售成本，但是却没有及时开具发票，造成账面增值税销项税额与税控机中记录的销项税额不一致，在以后税务局系统比对过程中容易出现比对异常，此时税务局需要公司财务人员提交大量证明文件，再清查比对差异，给财务人员工作增加了不必要的负担，本文建议在实物操作过程中应当月确认的收入，当月开具发票。增值税销项税额的确认应以开具的发票中列明的税额为准，以避免差异的形成。
（六）赠品视同销售的处理
有些公司在处理赠品视同销售帐务处理时，应交税金（销项税额）金额的确定是根据存货成本而不是存货销售金额确定，这样公司会存在少交税的风险。根据《企业增值税暂行条例实施细则》按下列顺序确定销售额：
①按纳税人最近时期同类货物的平均销售价格确定；②按其他纳税人最近时期同类货物的平均销售价格确定；③按组成计税价格确定。组成计税价格的公式为：组成计税价格=成本×（1+成本利润率）属于应征消费税的货物，其组成计税价格中应加计消费税额。
三存货管理在ERP中应用
财务信息、会计凭证与分录等财务信息的处理传统上是由财务部门制作的。但当面临企业规模扩大、市场竞争日益激烈的情形时，这种传统的财务信息处理方式就无法满足企业经营决策的需要了，存货信息尤其如此。ERP则与传统的财务信息处理方式相反。它将企业财务信息归集分散到各个企业模块中，各模块使用者通过环环相扣的方式集成信息，这样财务人员在处理业务、汇总信息的工作量就大为减轻，从而为管理层决策提供信息时更为及时准确。所以，ERP系统在财务信息管理方面的重要新日益显现。
如何成功实施ERP以提高存货管理信息质量，本文提出以下建议：
（一）不同部门之间的沟通与协调
ERP系统环环相扣集成信息的方式在系统中能再现交易轨迹的同时,也对各部门之间的配合与协调提出了更高的要求。传统财务信息系统中因为各模块之间的处理是隔离的，这样能增强财务信息处理的灵活性，但是在ERP系统中，标准作业流程一旦在系统中设置完成，所有交易均需按照既定标准操作才能进入下一环节，否则就需要重新退回上一流程进行修改后重新处理。因此在ERP上线之前,需要各部门之间经过长期沟通协调来完善系统中各操作流程以满足日常财务信息追踪的需要。
（二）重视操作人员的培训
为使信息系统能正常使用，公司需在系统实施前制订严格的人员培训计划，对所有业务操作人员进行培训。通常在ERP项目实施前实施人员就需要对公司的各模块关键操作人员进行培训，在项目实施后期，对各模块最终使用者进行培训，让他们熟悉自己所使用的模块功能及与其他模块的关联。同时财务部门人员也需要对其他部门员工进行相关财务知识培训。
（三）对ERP系统中的数据真实性进行核对
ERP系统在财务处理方面的确减轻了财务人员的工作量，但是因为一方面在ERP系统中有些会计凭证是在其他模块中产生的，另一方面系统有时也会出现故障，所以为了能够提供可靠的财务信息,财务人员需要对系统自动生成的数据真实性进行必要的核对。
（四）ERP系统能够提供存货GR/财务IR报表
在传统存货管理中,财务人员获取存货入库信息来源于仓库管理人员提供的原始单据及存货进出存明细表，数据的整理,汇总和分析只能每月一次。而在ERP系统中，财务人员可以在月底通过GR/IR比对表及时发现仓库管理人员哪些已经做GR（Goodreceipt）处理,但是却没有将相关原始单据交由财务人员做IR（Invoicereceipt）处理。这样财务人员能够提醒仓库人员在结帐前将遗漏的单据尽快提交给财务人员进行帐务处理，以保证存货信息的完整性和准确性。
四结论
综合以上分析，存货内部流程的优化为存货资产的安全性、完整性、准确性提供了坚实基础；ERP系统的应用是其辅助手段；会计人员在存货核算方法的正确选择则是存货信息准确性的重要保障。因此,企业可从存货内部流程优化，存货核算及ERP系统的应用三个方面来提高本企业存货信息质量,以满足生产经营决策的需要。
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