1、2、3上海航天电子通讯设备研究所上海201109；4上海精密计量测试研究所上海201109
摘要：随着社会经济的发展，我国的企业建设越来越多，而在企业的发展中，企业的档案管理工作是其发展的基本保障，企业的发展需要以其档案资料数据作为依据。因此，如何做好档案管理是企业发展中的重要内容，但是在实际的企业档案管理中，还不可避免的存在一定的问题，这对其长期的发展也造成了一定的影响。本文就针对其存在的问题进行分析，进而提出相应的档案管理工作规范化的路径，希望为企业的发展提供帮助。
关键词：企业；档案管理；规范化
引言
所谓的企业档案管理工作，是指将零散的档案资料进行整理、分类妥善保管起来，以此全面管理好重要的档案资料，要求档案管理人员必须要结合档案管理制度的规定，规范档案管理行为，明确档案管理工作的内容和流程，规范化管理和归纳各类档案，将档案进行细致化分类并保管起来，时刻注重做好档案管理规范化工作，从而取得最佳的管理效果。
1企业档案管理工作规范化的必要性
企业档案是企业在发展过程中的印记以及发展历程，其不仅是企业的发展历史记载，同时也是企业解决企业问题以及应市场挑战的参考依据，对其企业发展战略以及决策的制定具有着重要的作用。对于企业的管理水平来说，企业的档案管理工作是评判其现代化管理水平的依据，企业的档案管理内容，需要企业生产、运营以及后勤等资料信息进行全面的记录，主要包括对企业财政的收入支出财务档案、工作人员的基本信息、人员的流动清单以及相关产品的研究资料研发档案等内容，其每一部分的档案内容虽然都有所不同，针对的管理对象也不同，但是它们都和企业的运营与发展有着密不可分的关系，因此，企业就需要高度重视档案管理工作，对其进行规范化的管理，从而来提高档案的管理水平。企业档案管理中的人事信息、人才储备信息、会议谈话记录以及财务信息等，都对企业的未来发展有着非常重要作用，它们涉及到企业运营中的方方面面，并能够为企业的各项管理内容决策提供良好的方案资料，进而明确企业的发展方向，比如企业的人事档案管理，能够为企业的用人留人以及人才提升提供重要的依据，企业财务信息管理则可以对企业来年的发展提供良好的财务预算。
2企业档案管理工作中存在的问题
2.1领导人员缺少对档案管理规范化的重视
长久以来，虽然我国各行各业都在不断地发展以及持续地改革，但是人员更多关注于专业的档案管理人才以及设备，针对工作的规范化的认知程度不足，由此也未能给予充分的重视，这是一种典型的存在缺陷的管理意识，致使当前很多行业在档案管理规范化方面都未能充分落实，由此也导致了管理效能的低下，更阻碍了当前形势下档案管理工作的正常发展。
2.2档案收集不完整
在企业的档案管理中，对于档案收集不完整的情况是比较严重的，在一些企业的档案管理中，其档案管理的结构存在不合理，以致于导致档案收集问题，其可能对上级的发文一般比较重视，而对于涉及其企业内部的生产经营资料、经济合同、管理文件以及报表等管理内容则比较疏忽，对于这些资料收集往往存在收集不及时的情况，没有及时的抓住企业管理工作的重点，不仅关于企业的重点科研成果以及重要的生产项目相关资料没有全面收集，而在新环境下对电子版的信息收集也存在漏洞，另外，企业在发展和管理的过程中，其管理人员也存在一定的流动性，在其人员的流动中也不可避免的会出现工作交接的漏洞，因此会造成其资料归档的混乱，进而导致了档案收集问题的出现。
2.3档案管理体系暂不够完善
就我国当前大多数企业行业的运管以及管理发展来看，虽然自身经营已经取得显著成果，管理机制也在持续的完善过程中，但是就档案管理工作方面却未能出现明显的进步，集中体现于体系的不完善、制度的不健全，特别是缺少了科学的档案管理制度，很多档案管理工作不能获得有效落实，即使落实也不存在科学的标准，由此根本不可能实现管理的规范化。就当前来看，很多企业在档案管理工作中大都沿袭传统的工作要求，导致体系以及制度的严重落后，和当前的新形势之间不能形成完美的匹配，既阻碍了管理效能的提升，同时也极大地限制着新形势下企业的稳定持续发展。
3企业档案管理工作规范化的路径
3.1注重档案管理的信息化建设
新形势下企业要积极引进先进的信息技术，运用信息技术管理档案，推动了档案的信息化建设，改变了传统的管理模式，档案管理人员利用信息技术，高效分类大量的档案，迅速整理好档案资料，也可以对重要档案进行加密，保证档案管理具有完整性和安全性，同时规范了档案管理行为，结合现代化的信息技术制定规范化的管理流程，进而规范化完成档案管理工作。同时，创新了传统的管理方式，使档案管理工作更加规范化、信息化，不仅提高了档案管理效率，还加快了档案管理信息化建设的速度，从而推动档案管理顺利开展。
3.2系统全面地完善档案管理体系
为了使档案管理工作能够适合当前新形势的发展，应创设具有科学性的档案管理体系，不健全的管理机制必然无法实现高效的档案管理工作效能。与此同时，制度以及体系的完善过程同样不可过于随意，针对档案管理工作而言，首先应确保相关资料的搜集、整理、记录以及存档，还要确保这一过程的详细记录，以备日后查证。在企业档案中，可能会包含人力资源档案，也存在设备仪器档案，甚至还可能包括物资乃至其他类型的档案，为实现对这部分档案的有效区分以及有序管理，必须要按照具体的分类对各种档案进行集中处理，这样才能够从根本上确保工作的有序化、管理的规范化以及科学化，才能够有效确保高效的工作管理效能，才能够真正适应当前新形势的发展。
3.3提高档案管理人员的素质与能力
企业档案管理人员是进行档案管理的主要参与者和执行者，他们综合素质的水平直接就影响到了档案管理相关工作的有效性，因此，想要促进企业档案管理工作的规范化发展，就需要提高相关档案管理人员的管理水平。对于提高档案管理人员的素质与能力来说，可以通过人才定期培训的方式，来将一些先进的管理知识以及管理技巧进行收集和传授，还可以将其外派到相应的管理机构进行在职学习和对外交流，从而来提高他们的知识水平和技能水平，在培训的过程中，其不仅要涉及到档案管理业务知识内容，同时还要对相关的法律法规标准进行掌握，来丰富其档案管理人员的知识面以及技术水平，另外，企业还可以从企业外部引进一些专业档案管理人才加入到企业中，从而加强其人才队伍的建设和培养，使企业档案管理人才结构更加合理。
3.4注重做好档案管理规范化工作
目前，企业领导人员要注重做好档案管理规范化工作，要求档案管理人员依据相关规定，规范管理档案的流程，进而掌握规范化的档案管理工作，时刻遵守企业档案管理的规章制度，深入理解档案管理的条例，认真整理各类档案。此外，领导人员要提高对档案管理的重视程度，并充分认识到档案管理规范化工作直接决定企业的发展方向，进一步严格要求档案管理工作，及时解决在管理档案过程中遇到的难题，并将档案管理工作合理分配给管理人员，做到分工明确、各司其职，使档案管理工作流程更加规范化，避免出现档案管理混乱的问题，有效管理好、整理好大量的档案资料，从而实现规范化管理档案的目标。
3.5提升计算机以及高新信息科技的应用效能
在逐步步入档案管理规范化的进程中，关键应有效提升高新信息科技的实际应用效能，真正实现档案管理的信息化。由此，各个行业以及企业应创设高效能的档案信息管理机制，实际创设的过程中，既要结合自身实际，同时也应满足发展特点，关键是要能够适应档案信息管理需求；可以合理参考并借鉴国外或者其他企业的成功经验，通过自身的不断摸索以及不断实践，确保其在经过不断调试之后能够充分满足企业需求，切不可随意敷衍，更不能流于形式，这样既不能够满足当前档案管理工作的实际需求，同时也极大地阻碍着档案管理的规范化发展进程。
结语
综上所述，要想解决以往企业档案管理中存在的问题，应组织档案管理人员进行系统的培训，既加强档案管理能力，又使档案管理人员学会运用现代化的信息技术，高效管理和整理档案资料，使档案管理工作规范化、信息化，同时，制定完善的档案管理制度，严格规范档案管理行为，进而做到规范化管理档案，从而推动档案管理工作顺利进行。
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