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摘要：随着企业信息化建设的推进，最具传统意义的档案工作，已成为企业信息化的重要选项。档案存量的数字化，增量的电子化，是企业档案信息管理的时代抉择。同时，也是企业涉密档案管理的难点，给企业涉密档案的管理带来新挑战。所以，我们必须把握好“四关”：一是档案信息管理系统的功能要素关；二是信息化建设的过程管理关；三是档案信息化与安全保密工作的融合关；四是档案人员的安全保密意识关。
关键词：企业档案；保密；信息化；发展
引言
时代总是在发展的，任何人无法阻止时代前进的脚步，我们面对新的时代能做的就是顺应它的发展。在当前网络技术不断发展并日益完善的情况下，网络冲击了各行各业，可以说如果一家企业不重视计算机网络技术的运用，那么最后的结果一定是被时代所淘汰。所以在企业档案管理中引入信息化的管理理念，不仅顺应了时代的发展，而且能够促进企业良好运作。
1实现信息化的重要意义
1.1体系更加完善
一家企业的发展必然有着它独特的管理体系，体系对于企业的日常管理、财务运作、人员安排都至关重要，所以企业无论何种工作的进行，都需要一个完善的体系去支撑。企业的档案管理长久以来依靠落后的人工管理模式，体系也是繁杂，没有形成一个良性循环，实际操作中也是问题不断。而将信息化这一理念引入档案管理中就会很好地解决当前面临的问题，如果一旦实现档案管理的信息化，那么整个管理体系就会非常适应当前的整体趋势。一家企业也会愈发呈现出勃勃生机的状态，企业员工也更加勤勉工作。可见体系对企业的发展是何等的重要，而企业的档案管理工作平常又是繁琐复杂的，发展档案管理的信息化是必然趋势。
1.2提高效率
档案管理工作对企业的发展有着非常重要的意义，如果档案整理的非常好，那么对后续发展战略的制定都有很大的参考价值。长久以来的档案管理都单纯依靠人工去完成，这种方法不仅效率低下，而且准确率也是无法保障。大量的工作不能及时完成，遗漏的档案也无人问津，档案的归类与保存也是混乱不堪的。这种情况下使用信息化的管理模式是再好不过的选择了。工作人员运用计算机网络可以准时完成巨大的工作量同时又能保证准确率，而且操作十分便捷，节省了大量的时间。在当今生活愈发趋于快节奏的情况下，节约了时间就意味着省去了许多不必要的开支。效率提高了，那么企业的运作就会更加流畅，企业的核心竞争力自然就显现出来了。
1.3保证档案的真实性
档案管理追求的就是原模原样地将资料分门别类存放起来，人工操作难免出现一些错误，这样对档案管理是非常棘手的问题。将档案管理工作交由计算机系统来完成，肯定会减小错误发生的可能性，毕竟程序一旦设定好就不易出现错误。企业把档案管理看作之后发展计划的参考，那必然希望这些档案能真实反映出一些问题，以供后来者参考。将档案信息化存储入计算机中，可以令这些档案以本来的面目保存起来，这大大保证了档案的参考价值。
2企业档案信息化管理工作存在的问题
2.1企业管理层缺乏对档案信息化建设的认识
随着国际市场日趋激烈的竞争，很多的企业在发展过程中都迫切需要应用现代化的档案信息管理方式来改变传统的档案管理模式，通过提高现代企业的管理水平来适应多变的现代市场环境。档案管理工作作为企业管理工作中重要的基础性工作，它的及时性、准确性以及全面性能够将企业的原始数据资源信息准确地提供给企业发展的决策者，方便决策者能够在第一时间做出适当且有效的决策，来提升企业的应变能力。所以说，只有运用好现代化的档案信息化建设工作才能够真正地提高企业档案管理水平，才能够跟得上市场变化的步伐，才能够提升企业的应变能力。
2.2企业管理层缺乏对档案信息化建设的重视度
对于企业的发展，很多的企业管理者对企业的档案建设工作并不重视，对于企业档案信息化建设工作缺乏重视和支持，也正是因为缺乏重视和支持致使很多的管理工作很难能够落到实处；由于企业对档案信息化建设的重视度不够，导致认识不足，就使得很多的档案信息化建设工作的执行都很难得到相关领导和部门的配合，一些有关档案管理工作的开展效果也不理想，严重制约和影响着企业的发展。
3强化企业档案信息化与涉密
档案的融合管理企业涉密档案分为国家秘密档案、企业秘密档案。国家秘密文件本就通过机要通道纸质传递、签收、登记、人工流转传阅，流转完毕签字移交归档。国家秘密档案解禁前严禁数字化处理，在国家未出台政策、安全保密技术不允许的前提下，文件题名与文号、文件内容等相关信息严禁录入企业内部档案信息管理系统，只允许涉密单机录入或手工登记检索条目，工作查询严格规范审批手续，最大限度的保证国家秘密安全。
公司的企业秘密档案，按类分为商业秘密、工作秘密档案，按重要程度分为核心商密、普通商密、内部事项档案。按照公司文档一体化要求，把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步推进。
3.1制度约束是保障企业秘密档案保密安全的防护网
公司总部制定了《档案管理办法》《保密工作管理办法》《保护商业秘密规定》《保密工作奖惩办法》《领导人员保密工作责任追究管理办法》《涉密办公自动化设备保密管理规定》《商业秘密安全保护技术规范》等通用制度，下发了《关于进一步加强档案数字化外包安全管理工作的通知》《关于强化信息内网办公计算机电子文档安全保护的通知》《关于切实加强涉密文件定密和流转管理的通知》《进一步加强数据安全工作的通知》《企业涉密事项目录》等文件，对企业秘密从产生到归档、借阅作出明确的规范要求。
3.2网络安全是保障企业秘密档案保密安全的基石
通过加强与信息系统管理部门沟通与联系，强化档案信息管理系统保密安全措施，及时反馈档案信息系统中存在的安全漏洞并加以解决，如严格内外网物理隔离、加装防火墙、实时更新的杀毒软件、设置访问权限、身份识别、管理和利用日志追溯、档案海量数据库数据定时备份等。
3.3规范管理是保障企业秘密档案保密安全的根本
在公司自动化办公系统中生成的企业秘密资料通过技术手段控制严禁电子流转。归档的企业秘密资料在电子利用过程中严格进行权限设置，仅对涉密事项产生流程人员和业务分管领导开放查询利用权限，员工通过档案管理信息系统看查询相关事项电子条目，涉密和敏感档案全文电子信息予以屏蔽，绝不擅自扩大知悉范围，确因工作需要利用调阅的办理规范的审批手续。
3.4考核约束是保障企业秘密档案保密安全的手段
公司将信息管理、保密失泄密、保密违规违纪、档案管理明确纳入员工绩效管理、企业负责人考核中的减分项指标中，层层落实，拧紧维护企业秘密安全绳，切实保障企业经济和社会效益。
结束语
今后的企业档案管理一定是趋于信息化的，企业如果能够抓住时机将自身的管理模式适当改变，那么一定会在新时代下取得更大的成就。企业档案管理工作本来就是一件任务量重且繁琐的任务，在当前的形势下企业必须采取信息化的管理模式，让档案管理变得更加适应时代的需求，从而推动企业的发展。
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