莱州市行政审批服务局山东省莱州市261400
摘要：档案管理的主要模式和管理理念随着时代和技术的不断发展而发生了很大的变化，这也是促使档案信息管理体制进行创新改革的客观依据和要求。从当前档案管理的实际工作进展情况来看，虽然电子信息相关技术融入档案管理工作还需要一个适应阶段，管理体制的改革和创新必然要经历一个“阵痛期”，但是从长远发展来看，新技术和新管理理念的应用有助于档案管理工作的长远发展和布局。
关键词：电子信息技术；档案管理；应用
1利用电子信息技术进行档案管理的优势
1.延长档案的保存时间。长期以来，一直以纸介质为主进行档案管理，不仅要注意防蛀、防火和防水，还要投入大量的人力物力，仍不能保证纸质档案不被损坏和遗失。而利用电子信息技术进行档案管理，实现了纸质档案向电子档案的转变，不仅不怕防蛀，还能节省大量的人力和物力。2.提升档案管理的工作效率。档案管理的工作任务较为繁重，经常需要对各种数据信息进行分类与整理，而在传统的档案管理工作模式中，都是依赖人工完成，难以避免可能出现人为因素造成的误差，而且工作效率不高。由于计算机可以在短时间内快速的完成人工相对无法完成的档案处理任务，因此利用电子信息技术能够大幅提升档案管理的工作效率，从而节省大量的时间。3.有效解决信息孤岛问题。在档案管理工作中，传统的对于原始型档案的管理方法较为落后，而且不同部门之间的档案管理方法不同，难以实现原始型档案的共享，从而造成信息孤岛现象。而利用电子信息技术进行档案管理，可以突破传统管理方法的束缚，很容易的实现不同部门之间的原始型档案共享，有效地解决了信息孤岛问题，为档案管理带来了极大的便利。
2信息技术背景下档案管理工作的特点
2.1电子信息技术改变了档案管理的载体
电子信息系统和技术的应用，建立了电子档案，且正在逐步减少纸质类档案信息资料的应用和管理工作内容，使得档案信息的载体发生了根本性的变化，还增加了便利检索和查询等实用功能。
2.2电子信息技术改变了档案管理的分类
新技术的应用使得管理工作的职责和分工分类更加科学、合理，以往的分类标准内容也得到了改进和优化，在信息系统和计算机软件的帮助下，能够根据信息数据的发展变化而实时对系统内的信息加以更新和修正。
3档案管理现存的问题
3.1重视程度不够
长久以来，档案管理工作一直存在不受重视的现象，具体表现为以下几个方面：第一，部分单位对档案管理工作不重视，甚至认为档案管理工作可有可无，从而导致档案管理者在工作中容易出现缺乏热情的现象。第二，由于人们普遍对档案管理工作不重视，认为档案管理工作谁都能做，认为非专业人士也能很好地从事档案管理工作，容易导致档案管理人员流动性较大，甚至经常处于交接状态，严重阻碍了档案管理工作的顺利开展。第三，部分单位由于发展规模较小，存在档案管理工作一直由其他部门兼管的现象，不利于档案管理工作的有效进行。
3.2人工及时间成本过高
传统的档案管理存在工作效率不高，而人工及时间成本过高的现象，具体表现为以下几个方面：第一，由于对档案管理工作的不重视，导致档案管理的工作模式落后，造成档案管理工作效率不高的现象。第二，档案管理制度不完善，从而导致档案管理不规范，进而导致档案管理工作的效率低下。第三，部分单位由于硬件配套设施较为落后，存在档案与办公文件混杂管理的现象，导致档案管理工作的人工及时间成本过高。
3.3信息化程度不足
部分单位存在信息化建设不足的现象，难以有效地利用电子信息技术进行档案管理，具体表现为以下几个方面：第一，资金不足，缺乏必要的硬件设施。第二，部分单位虽然开展信息化建设，购买了大量的现代化办公设备，但没有引进档案管理相关的软件，仍采用传统人工模式开展档案管理工作。第三，部分档案管理人员的信息素养不高，导致利用电子信息技术进行档案管理的有效性不高。
4利用电子信息技术进行档案管理的有效措施
4.1提升档案管理人员的信息素养
提升档案管理人员的信息素养，才能更有效地利用电子信息技术进行档案管理，具体措施主要包括以下几点：第一，提升档案管理者的信息素养是开展利用电子信息技术进行档案管理工作的重要环节。第二，聘请相关领域的专家对档案管理者进行培训，从而提高档案管理队伍的整体信息素养。第三，引进信息素养较高的档案管理人才，充实档案管理队伍。
4.2完善档案管理工作的办公自动化相关制度
办公自动化相关制度不完善将严重阻碍利用电子信息技术开展档案管理工作的进程，扫除这一障碍的措施主要包括以下几点：第一，政府部门应制定相关的法律法规，从而使得利用电子信息技术进行档案管理有法可依。第二，有关部门应根据档案管理信息化建设中存在的问题，制定相关的规章制度，使得档案管理更加规范化。第三，在利用电子信息技术进行档案管理的过程中，一旦发现有制度不合理应及时进行纠正，从而提升档案管理的管理水平。
4.3加强档案管理信息安全
在利用电子信息技术开展档案管理工作过程中，加强档案管理的信息安全是非常必要的，具体措施主要包括以下几点：第一，利用电子信息技术开展档案管理工作，必须要着重考虑档案保存环境的安全性，尤其要确保档案数据库的安全，及时安装数据库安全更新补丁。第二，利用电子信息技术开展档案管理工作，要不断提升安全意识，安装杀毒软件和防火墙，定期更换相关密码，预防不法分子的入侵。
4.4根据信息技术应用特点对档案管理工作做好统筹规划，使之有的放矢
信息化时代背景下，档案工作的内容和范围越来越广阔，其信息量是传统档案管理工作的成百上千倍，因此将档案管理信息化是一个漫长的过程。要将信息技术成功的应用在档案管理工作中，首先要了解本单位现有的档案情况，对原有档案的材质、类别等基本信息进行系统登记和统一的分类，务必做到真实、准确；然后根据原有档案的实际情况，运用电脑、相机、扫描仪等设备，将其转变为数字化的内容。数字化是档案信息化的重要体现，这是一个浩大的工程，不是一朝一夕可以完成的，所以一定要分清主次。在保证真实性的基础上，优先将原有档案中经常使用、意义重大的项目进行数字化处理；对于有特别要求的原有档案进行特殊的处理。
4.5信息技术条件下要加快、稳步实现档案管理的数字化管理和应用
随着信息时代的发展，信息资源已经成为企业和单位所急需和必需的宝贵资源，任何一项工作部署都需要做好前期的调查和调研工作，而档案信息的合理应用就能够大大减轻工作人员的负担和工作强度。因此要在当前有利的信息化和数字化技术的情况下，加快构建数字化的发展模式和管理体系，并结合电子、信息和数字化技术的特点以及功能，促进和推动档案管理水平的提升。
5结论
根据时代发展的要求，顺应档案管理的发展趋势。经过近一年的利用信息技术进行档案管理实践，发现该有效措施能够有效地提高档案管理工作的信息化程度，有效地节约档案管理的时间，有效地提升档案管理的管理水平，具有一定的推广价值。
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