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摘要：当前企业的人事档案是人事管理中一项具有挑战性的工作，档案是一个人身份、学历、奖惩等方面的综合资料，在人力资源管理中与相应的薪酬福利、社会劳动保障、组织关系等密不可分，既是人生轨迹的体现也具有法律效力。过去各企业在管理人事档案时，需要在档案的统计、归纳、保存和交接等各方面工作上消耗大量精力及时间，而且由于档案数量庞杂，经常会在管理中出现档案遗失和损坏现象。当前大数据时代的背景下，利用信息科技对企业的人事档案进行管理已迫在眉睫，内部人力资源管理中科技含量越高，其管理的规范性和效用性也就越强，从而可以更好地推进整个行业的发展。
关键词：企业人事；档案管理；现状；对策
一、企业人事档案管理工作的价值
在当代企业的发展过程中,结合工作人员的工作素养以及工作能力,对其工作职位以及工作内容进行规划设计,是提升整体企业工作效率的关键性举措。在开展企业管理工作的过程中,针对其中的人事档案管理工作,其具体的价值如下:首先,开展人事档案管理工作能够有效地帮助企业高层了解企业工作人员的信息,能够对工作人员的经历以及能力进行掌握,进而能够为其安排合理的职位,提升工作质量;其次,在实施管理工作的过程中,企业的管理人员也可以结合员工的档案了解员工的兴趣爱好以及家庭背景,针对家境较差的员工,企业可以适当地予以关怀,以提升员工的积极性,促进工作的稳定开展。
二、现代企业人事档案管理工作中存在的问题
（一）信息化平台建设与推广不足
信息化平台的建设在企业管理中需要一个逐步渗透的过程，需要逐渐转换管理人员的意识。通过观察当前行业情况，传统的人力管理部门对于信息化平台的构建缺乏直观的概念，这是由于管理层普遍年龄较大对于网络技术的应用意识比较缺乏，造成了管理信息平台的建设与推广不足，也缺乏对先进的信息化管理技术的引入。另外，也有很多企业管理层人员缺乏对档案信息的正确认识，管理人员观念上的陈旧直接反映于行为上，在管理人事档案中依旧按照传统的工作方式进行目录的编写、档案的汇总以及归档，而对使用计算机或者网络技术有抗拒心理，这在年龄偏高的工作人员中十分常见。
（二）人事档案管理者的综合素养有待提高
在互联网迅速发展的背景下,人事档案管理慢慢实现了信息化处理,这便需要档案管理者的综合素养提升到新高度。从整体看,企业人事档案管理队伍的综合素养还相对低下,管理人员的业务能力与道德素养都亟需加强。因为缺少应用型档案管理人才,加上对档案管理者的培训力度不够,导致企业具备计算机技能与专业知识的人才少之又少,无法满足新时期企业人事档案管理的需求。
（三）档案材料内容不齐全,信息不真实
企业员工人事档案应当完整,信息必须准确,这是档案管理的关键指标,但在实际工作中存在许多明显不足,比如没有完整收集企业员工档案中必备的材料,包括学历证明、技能证书等,导致重要材料缺失,再如鉴别不准确的问题,把一些本来不该归档、手续不完备,甚至存在问题的材料归档,影响了真实性。再有就是没能及时整理,及时按规定归档,导致无序管理,甚者,一些企业没有配套相应的基础设施,材料随意摆放,档案管理的环境比较恶劣,加上不少企业对档案管理这一块工作不够重视,制度不严,执行不力,管理混乱,档案的转入、转出、查阅等不按正常手续进行,严重违反相关规定。
（四）人事部门管理制度不完善,有部分人员的档案无法建立
一是入企业多年的本科生,招聘时没有审理个人档案,就招聘进入企业,随后没有让本人办理转档手续,造成档案在原学校或原籍保管。二是招工入企业的合同制员工,没有原始档案,没有在档案馆注册,没有将原有档案办理转递手续,造成入企业后形成的档案材料无法归入其档案中,造成退休和转出时,无档可用。后期形成的档案材料因没有在档案馆注册,档案材料存放在人事部门,容易丢失,不容易查找。
三、提高人事档案管理水平的措施
（一）完善人事档案管理服务体系
完善企业人事档案管理水平,首先要构建完善的档案管理服务体系,这是提高档案管理工作的前提条件。第一,构建一套完整的人事档案管理的监督管理制度,让所有的工作都有规章制度可参考和监督管控,这样可以很好地保证企业的档案管理工作的有序性。通过严格的制度运行,培养员工的岗位责任意识,建立个人负责的制度,一旦遇到事故可以及时的追责。第二,创新档案管理的方式方法。针对不同人才的不同岗位采取不同的档案管理方式,这样可以更好的让企业针对不同的人才来合理的进行工作配置。第三,企业要重视档案管理,不能简单的认为人事档案管理仅仅局限于档案的保管工作,要理解档案管理工作内容的复杂性和繁重性。
（二）促进人事管理工作的信息化发展
在当前的社会背景下,信息技术已经成为大众生活工作中不可缺少的一个因素。在开展人事档案管理工作的过程中,大部分企业都会应用传统的人工管理,相关的工作人员需要定期对档案进行整理核对,并对其进行登记保存。针对规模较小的企业来说,人事部门工作人员的工作压力较低。但是针对规模较大的企业来说,人事档案的管理工作就可以被看作一项大工程。同时,在利用人工开展工作的过程中,很容易出现误差以及错误。此时,人事部门的工作人员就可以借助信息技术开展档案管理工作,以降低自身的工作压力,同时也能够提升整体的工作效率。
（三）促进高科技人才的培养与引进
首先，在人才招聘时既要重视专业技能，又要对其品德等内在素养进行考核。因此对于人才的引进要从多方面测评，严格把控录用标准，并与网络部门密切配合与设计考核方案。对于已录用的人才，也应做相关职前培训，并实施试用期测评原则。其次，对于在职人力资源管理人员也应定时进行培训，并建立完善考核考试制度，通过学习新的信息技术与管理技术，提高自身的信息化水平，从而应用于人事档案管理的工作中。另外，对于具有高技术人才应提高薪酬待遇，并对在管理的信息技术优化中做出成绩的工作人员进行奖励。
（四）完善人事部门管理制度和人事档案管理制度,保证人事档案的完整性、准确性
制度是保障,建立健全管理制度,使档案工作有规可循、有章可依是非常必要的。完善人事部门管理制度,保证录用人员的人事档案及时归入档案馆,人事部门在一定时间内,核对录用人员的人事档案,如有没收到人事档案的,通知本人在规定时间内将人事档案转到人事部门,杜绝有人无档情况发生。完善人事档案管理制度,在档案材料形成一个月内,移交至档案馆,保证人事档案的完整性和准确性,杜绝利用时与实际不一致,影响信息的准确性,杜绝转出时缺少档案材料,无法及时转出。
结论
综上所述,就当前的情况来看,我国在人事档案管理方面的工作还存在较多的问题,从某种意义上会对企业自身的发展造成较大的影响。因此,在实际的工作过程中,相关人事工作人员需要对整体的工作加强重视程度,积极优化改革工作体系,完善工作制度,解决其中存在的隐性问题,提升自身的工作水平以及工作素养,在保证人事工作质量的同时,也能够推动企业的稳定化发展。
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